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辦公自動化培訓 主旨：通過辦公培訓，提高辦公人員的電腦素質，增強對辦公設備的保養意識。 1．辦公軟體基本操作及注意事項： 1.1 Office軟體（操作注意事項） 1.1.1 打開Excel文檔緩慢及解決方法 Excel文檔記錄或者工作表過多會影響文檔的打開速度，因此當記錄或者工作表過多時，我們應該要另外新建excel文檔。 1.1.2 怎麼傳遞Office文檔 Office文檔不宜容量過大，傳遞大容量的office文檔(10M)，建議通過傳送資料夾傳遞,小容量的文檔(10M)可以通過郵件傳遞。備註：通過郵箱傳遞大容量文檔容易導致郵件堵塞，影響郵件的正常的收發。 1.2 Outlook Express(OE)郵箱 郵箱的主要作用是即時的傳遞低容量的電子檔，下面介紹一下OE的常用操作和注意事項： 1.2.1自動添加郵件簽名 　　在OutlookExpress5用以下方法可實現自動簽名功能： 　　（1）啟動OutlookExpress後，選擇“工具/選項”命令；（2）在“選項”對話方塊中，單擊“簽名”標籤；（3）在“簽名”標籤中，單擊“在所有發出的郵件中添加該簽名”前的方框，使之處於選中的狀態，以便自動簽名功能生效；（4）在“簽名”框中，新建一個簽名名稱，在下面文本框中鍵入你想添加的所有個人資訊，如姓名、聯繫位址、電話等；（5）若希望在回復和轉發郵件時同樣自動添加簽名，則可以單擊“不在回復和轉發的郵件中添加簽名”前的方框，使之處於不選中的狀態；（6）單擊“確定”按鈕，下次建立新郵件時就會在你的郵件中自動添加上簽名了。當然，可以單擊“高級”按鈕，為你的每個帳號設置一個漂亮的簽名。 1.2.2如何快速發送大容量郵件？（針對發送到外部郵箱的郵件） 　　由於大多數郵件伺服器限制了可發送和接收郵件的大小，通常每封郵件連附件在內，不得超過10MB，在傳輸大容量郵件時就有可能出現網路堵塞問題。這樣的話，你如果想發送一封容量大於10M的郵件時就會變得比較困難。幸好OE郵件軟體具有拆分檔的功能，它可以將大型郵件拆分為幾個小容量的部分，發送到有限制的郵件伺服器上，接收方會將這些小部分自動重新合併到一個郵件中。具體操作方法是： 　　首先運行OE程式，打開其主操作介面，在介面中用滑鼠左鍵單擊功能表欄中的“工具功能表項，並從彈出的下拉功能表中選擇“帳號”命令； 　　接著，郵件程式會打開一個標題為“帳號”的對話方塊，在該對話方塊中選擇“郵件”標籤，再在該標籤下單擊“屬性”按鈕； 　　隨後程式又會打開一個標題為“屬性”的對話方塊，在該對話方塊中再選擇“高級”標籤，從彈出的標籤介面中選中“拆分大於xxKB的郵件”核取方塊，設定可發送檔的最大值即可，OE程式默認會拆分大於60K的郵件。 1.2.3郵件接收自動分組歸類 　　如果收到的郵件越來越多，收件箱裏堆滿了信，查找郵件有困難，管理起來豈不是很麻煩？針對這個問題，Outlook已經考慮到了這一點，我們可以建立不同的“檔夾”，也就是目錄，把來自四面八方的郵件分門別類自動放在各個“郵件”夾中。操作步驟如下： 在本地檔夾下面新建一個檔夾，按照郵件類別給檔夾取個名稱，如下圖： （2）選擇OE工具功能表→郵件規則→選擇郵件，然後新增郵件規則。在彈出的對話方塊中設置發件人郵件位址和存放指定的檔夾，設置好後可以在規則描述裏看到設置的資訊，然後點擊確定，如下圖： （3） 在郵件規則視窗中點擊立即應用，然後點擊確定完成郵件自動接收分組歸類操作。比如上面的設置完成以後，郵件（2199@）就會自動跑到用戶（周川鋒）的檔夾中。 1.2.4更新通訊錄操作步驟(見月底通訊錄更新郵件附件) 1.2.5定期整理郵件 Outlook Express 中每一個檔夾對應一個副檔名為 dbx 的檔（例如：收件箱.dbx）。郵件存儲到檔夾以後，對應的 dbx 檔大小會相應增大。每一個 dbx 大小不能超過 2,147,4710,2210 位元組，約 2G 。如果超過此限制，將可能提示 0x1000C0133 錯誤。 可能造成的危害： (1) Mail 已下載到本地，卻看不到；而伺服器上面的郵件也消失了。 (2) 不能接收有附件或附件較大的郵件，收郵件時報錯。 (3) 郵件檔夾打不開，或者是打開了卻什麼 mail 都看不到，但是相應 dbx 檔（比如說是“收件箱.dbx”）卻佔用很大的空間。 避免郵件檔夾超過 2G 限制的方法: (1) 備份或者定期刪除舊的郵件 (2) 創建多個檔夾，將郵件分類存儲（見1.2.3郵件接收自動分組歸類），既方便管理，又不容易達到2G的危險線。 1.3規範存取檔 1.3.1有規劃地分配電腦磁碟空間：C盤是系統盤（備註：桌面屬於系統盤），用戶不要隨意更改系統盤中的檔，也不要將重要資