拟稿 - 除传统的秘书服务外，私人秘书会透过执行一.pdf

擬 稿 公 務 員 比 較 職 位 的 工 作 分 析 問 卷 1. 比 較 職 系 名 稱 ︰ 私 人 秘 書 職 系 2. 職 系 性 質 ︰ 一 般 ／ 共 通 ／ 部 門 1 職 系 ( * 請 刪 去 不 適 用 者 ) 3. 設 有 該 職 系 比 較 職 級 的 崗 位 的 部 門 ︰ ( 如 你 負 責 在 該 等 部 門 內 的 比 較 職 位 的 職 系 管 理 工 作 ， 始 須 回 答 本 題 ) 截 至 二 零 零 五 年 九 月 三 十 日 部 門 名 稱 每 個 職 級 的 編 制 和 在 職 人 數 職 級 編 制 在 職 人 數 請 參 閱 附 件 1 一 般 職 系 是 指 所 屬 人 員 在 多 個 部 門 工 作 而 由 一 個 中 央 主 管 當 局 所 管 轄 的 職 系 ， 例 如 行 政 主 任 ， 文 書 主 任 。 共 通 職 系 是 指 所 屬 人 員 在 多 個 部 門 工 作 ， 但 由 個 別 部 門 首 長 管 轄 的 職 系 ， 例 如 工 程 師 。 部 門 職 系 一 般 指 一 般 職 系 及 共 通 職 系 以 外 的 職 系 ， 而 所 屬 人 員 由 單 一 部 門 僱 用 及 管 轄 的 職 系 。 2 擬 稿 4. 該 職 系 中 每 個 職 級 最 為 常 見 並 為 具 代 表 性 崗 位 須 選 自 的 職 能 ／ 職 類 ／ 專 業 範 疇 ( 注 意 ︰ 每 個 比 較 職 系 ／ 職 級 一 般 包 含 2 至 4 種 職 能 ／ 職 類 ／ 專 業 範 疇 。 職 務 種 類 特 別 繁 多 的 比 較 職 位 可 包 含 最 多 6 至 8 種 職 能 ／ 職 類 ／ 專 業 範 疇 ) ： 一 級 和 二 級 私 人 秘 書 的 主 要 職 能 是 ： ( i ) 一 般 秘 書 職 務 (ii) 一 般 行 政 職 務 5. 該 職 系 每 個 職 級 中 較 為 少 見 而 不 在 上 文 第 4 項 所 列 範 圍 內 ， 但 值 得 提 出 的 其 他 職 能 ／ 職 類 ／ 專 業 範 疇 ： 其 他 值 得 提 出 的 秘 書 職 能 為 騰 錄 法 庭 判 決 ╱ 裁 決 。 6. 上 文 第 4 和 第 5 項 所 列 每 種 職 能 ／ 職 類 ／ 專 業 範 疇 的 主 要 職 責 ： 一 般 秘 書 職 務 。 私 人 秘 書 的 基 本 職 責 是 在 各 政 策 局 及 部 門 為 總 薪 級 表 第 45 點 或 以 上 的 上 級 提 供 直 接 的 秘 書 服 務 。 她 們 的 職 責 包 括 中 英 文 文 字 處 理 、 篩 選 和 備 妥 文 件 、 為 會 議 ／ 約 會 預 定 計 劃 表 及 作 出 準 備 、 執 行 接 待 ／ 聯 絡 職 務 及 處 理 查 詢 ／ 投 訴 。 一 般 行 政 職 務 。 除 傳 統 的 秘 書 服 務 外 ， 私 人 秘 書 會 透 過 執 行 一 系 列 的 職 責 而 充 當 上 級 的 行 政 助 理 。 這 些 職 責 包 括 管 理 檔 案 、 管 理 機 密 檔 案 室 、 執 行 辦 公 室 行 政 職 務 、 準 備 信 件 及 報 表 以 及 搜 尋 資 料 等 。 騰 錄 法 庭 判 決 ╱ 裁 決 。 某 些 在 司 法 機 構 工 作 的 私 人 秘 書 需 從 手 稿