小额贷款有限责任公司信贷档案管理实施办法.doc

ⅩⅩ小额贷款有限责任公司信贷档案管理实施办法（讨论稿） 为规范信贷档案管理，做到妥善归卷、资料完整，调阅方便，查找快捷，每笔贷款都能有据可查、责任明确，使信贷档案管理做到制度化、规范化，从档案管理上保证信贷资产的安全性，经公司研究，特制定本办法。 一、信贷档案的概念 信贷档案是指所经办的全部贷款和已归还的贷款资料或信用结束全过程的信贷管理行为所有记录的总和。 二、信贷档案管理的基本要求 1、信贷档案实行统一领导、分级管理、逐级建档的管理原则。 2、信贷档案要设专人或兼职人员管理 3、信贷员要建立一户一档，包括客户基础资料、财务报表、信用全过程的所有记录复印件、办理担保保全措施的复印件、还贷——收息记录凭证复印件等相关资料进行编号归档。按月将当月已结清贷款本息的客户档案移交部门经理或分管副总经理 4、部门经理或分管副总经理收集保管信用全过程中的原始记录，主要包括借款合同、客户借款的确定件和权利证书原件等；保管信贷人员移交的已结清贷款本息的档案资料；保管信贷文件；保管信贷报表等资料。 5、信贷档案要实现统一收集，集中保管的办法。 6、信贷档案要在本公司总经理领导下进行，同时接受上级管理部门的指导、监督和检查。 7、按照信贷档案归卷要求，对每笔贷款要求做到资料完整，装订前仔细审查。 8、各类资料要按月装订，当月资料较多的，可装订多卷。对卷内的资料要逐页编写顺序页码，位置在每页的右上角，同时填写每卷的封面目录和封底，填写时须用蓝色或黑色墨水书写或打印，不得使用圆珠笔填写。 三、信贷档案的内容 1、文件类：各类金融法律、法规，信贷管理制度、办法，竞赛通知，领导讲话等。 2、申请书类：各类借款的申请、审批表，贷款展期申请书及审批表、借款人、担保人身份证件（复印件）。 3、合同类：各类借款合同，担保合同，抵（质）押清单、房产土地、船泊、他项权利证书复印件等。 4、、报表类：期限管理类报表，再贷款管理类报表、贷款质量分析类报表、贷款信息咨询类报表、五级分类报表、不良贷款监测类报表等 5、台帐类：贷款期限类管理台帐，五级分类台帐，不良贷款管理类台帐，抵债资产类等台帐。 6、其它类：客户经理的贷款调查报告，会议记录薄，贷后检查报告、催收通知书，五级分类分析表、认定表，企业基础资料、财务报表，诉讼保全类资料，抵债资产资料，已核销呆帐贷款台帐、房产承租协议等。 四、信贷档案的装订 1、装订的信贷档案，每卷要以A4纸面为标准长宽，凡合同书、申请审批书等均应将有文字的面向外，对折后装订要求每卷加装封面、目录和封底，左边和下边双边整齐，于左边采用三孔一线法装订，装订要牢固、整齐、美观，不丢页，不压字，不破损，不妨碍阅读。 2、一份文件如果既属于信贷档案范围，又属于文书档案范围，其原件首先满足文书档案的需要，信贷档案可采用复印件或摘录主要内容、文号的方法收集归案。 3、属于国家秘密或本公司商业秘密的文件，信贷员、信贷业务部门信贷档案管理员应在档案目录“备注”栏内注明密级或保密期限，以免造成泄密、失密现象。 4、案卷封面及案卷脊背各项应逐项填写清楚。 5、当月的信贷档案应于下月的上旬前装订完毕。 五、信贷档案的期限管理 1、永久保管档案。主要包括：贷款核销审批资料及清单、信贷档案销毁核准书及清单、未收清贷款的借款申请书、合同书及清单、贷款审查委员会决策记录。 2、长期保管档案，保管期限为15年。主要包括：借款合同、担保合同等。 六、信贷档案的调阅 1、内部调阅档案的控制：应由调阅人出具《档案调阅单》、经总经理或副总经理批准，并登记《档案调阅登记簿》、借阅的信贷档案不得传阅、涂改或拆散等，并按借阅期限归还。信贷档案的借阅时间、借阅人、批准人、经管人员必须在《档案调阅登记簿》上登记。 2、外部调阅档案的控制：公安、税务、工商、司法等部门在查处案件需要查阅档案时，必须持有县级以上司法机关的正式公文或文书方可查阅。经核准查阅的档案，由档案管理人员登记《档案调阅登记簿》，查阅时档案管理人员必须在场陪同，不准将信贷档案交给调阅人带走，未经批准不得在档案资料上复制、照像、圈划。查阅档案介绍信、《档案调阅单》和《档案调阅登记簿》一并保管。 七、信贷档案的销毁 信贷档案的销毁工作由公司统一办理，公司档案管理人员登记《档案销毁登记簿》，将已核准销毁的信贷档案整理装箱后，报送公司主管部门进行销毁，销毁工作必须由三人以上参加，监销人员要认真清点档案数量，并在《档案销毁核准单》上签名后，到指定地点进行销毁。凡需销毁的信贷档案一律不得作为废纸出售。 八、本实施细则由ⅩⅩ小额贷款有限责任公司制订，解释权亦同。 九、本办法自发布之日起执行。  附件11信贷业务档案调阅单?调阅单位 ? ? ? ? ? ? ? 调阅人 ? ? ? ? ? ?