第五章 会展相关服务.ppt

第五章 会展相关服务 第一节 住宿服务 第二节 旅游娱乐服务 第三节 交通服务 第一节 住宿服务 会议住宿，最简单的方法是与会者自己安排住宿，但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，如果不事先保留房间，会产生下列问题： 1.遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使与会者住在距离会场较远的地方。 2.与会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的能力。 3.会场租金可能较高（如会场也在饭店），通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。 住宿程序 一旦预订的房间决定后，会议主办方需决定选用哪种基本住宿程序: 1．告诉饭店所有与会者住宿经由团体（主办单位）订房卡或申请表为凭。 2．告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。 3．经由代理公司代为处理。 4．经由主办单位的住宿组人员负责。 预定会议住宿方式 会议期间可能需要大量的房间，必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。 订房卡 会议人数不多，可直接向饭店或会议中心索取订房卡，是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由与会者直接向饭店订房。 住宿单 小型会议由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写陪同人员名字，希望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告诉饭店收款方式，内容包括： 1．注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。 2．注明杂费由谁负责（如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等）。 3．房间只保留到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。 4．要求饭店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他们 特别预订 有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的人或团体，并给予特别处理，例如：总计预订200间，20间为VIPs使用，其余180间为与会代表，使用特别预订是因为有些贵宾和参展商都要特别小心接待。 详细与饭店业务代表讨论细节： 1．特别预订多少房间，什么类别和房价。 2．预订的作业程序。 3．什么时限内未使用的房间转到一般预约中。 在决定特别预订前，可能需要不同表格，对参展厂商的表格可以用不同颜色或注明特别截止日，对于贵宾则注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。 工作人员房间预订和免费房间：在一般与会者住宿安排开始前，先分派好工作人员住宿和免费房间。一般来说工作人员及免费房间的住房表直接送给饭店业务人员，包括名字和地址、职称或注明其在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是免费房间，由谁支付房间费和附带费用（如电话、洗衣等）。 工作人员所住的房价通常会提供较优惠价格，来降低主办单位的成本。最好注明他们的身分，因为饭店经常根据你这份住房表提供贵宾特别礼遇（如送水果、小礼物等），你可能也希望将确认函直接给你，由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。 作业程序 住宿安排是相当复杂与耗时间的工作，记录有关各类房间的存量，回答各种问题，解决个人住宿问题以及将住房报告转给饭店，所有作业程序务必尽量快速与准确。 场地视察：如果决定自行处理住宿，则工作人员一定要对于使用饭店的设备特别了解，要带领负责住宿的工作人员到饭店，由各饭店业务人员一一介绍，以便到时候回答与会者的问题。 确认：通知与会者收到他们的住宿表格和确认他们的房间，或由饭店直接寄发确认函。最好收到住宿资料时立即寄发收到通知，因为有些饭店比较晚才寄发确认函。为了减少不必要的电话，最好注明在收到住宿表格后多少天内回复。 住宿报告：住宿报告是在一段时间内各饭店订房情形的摘要，在报告中显示总计预订多少间饭店、每个饭店多少房间、多少间房间已经被订、还有多少间没有被订、多久才提供一次住宿报告。所提供的名单可按照与会者名字、单位、到达日期或地理位置排列。 第二节 旅游娱乐服务 常见的三种认识误区  （一）在会展业中，重展览、轻会议  人们虽然经常提到会展业，但在实际工作中，都是重展览，轻会议。从统计资料上来看，也是展览的数居多，会议的数据少，这说明目前国内对会议业的重视程度尚不及展览业，其突出表现就是专业的会议策划和服务公司未成气候，缺乏专业会议组织者。 （二）把会展和旅游混为一谈  会展旅游只是会展业与旅游业有机结合后的一种旅游产品形式，或者说是旅游企业实现经营多元化的重要途径之一，不能称其为产业。  在会展发达国家，一般将会议业和旅游业归口在会议旅游局或观光局下进行统一管理，展览业则作为一个单独的行业。 （三）会展业是旅