南大之星档案管理软件操作指南 - 档案馆 - 曲靖师范学院.ppt

南大之星档案管理软件操作指南 曲靖师范学院档案馆 2013年4月 ◆ 添加案卷/盒 用户首次著录文件信息，请点击左栏上方的“添加案卷”按钮，出现文件信息著录界面，此时标题栏显示为“添加案卷”。 注意“案卷”和“盒”的概念可以等同，把同一年度、类别相同（分类号相同）、保管期限相同的文件装入同一盒，即一个案卷。 ◆ 添加文件 用户首次著录文件信息，请点击左栏上方的“添加文件”按钮，出现文件信息著录界面，此时标题栏显示为“添加文件”。 此处以档案馆2012年长期类文件为例。 ◆ 对已录入文件的修改 如果已经添加完文件后，发现有的著录项填写错误或漏填，那么只需要对此文件进行修改即可，不需要重新添加，方法如下。 在“档案文件信息管理”界面的左侧有“表内文件分类目录”的树型文件夹，分三层表示相应的一级目录（档案门类）、二级目录（年度）、三级目录（归档部门），可查找已录入系统的文件条目。 ◆ 给文件添加电子文件全文 大部分单位的归档文件都在计算机中直接用办公软件形成，系统为这些电子文件提供了全文上传功能。方法如下： ◆ 上传图像或数码相片 对于扫描的文件图像或者数码相片，上传方式与电子文件全文上传基本相同。 现以声像档案学生处2012届毕业生合影为例。 ◆ 删除文件 如果已经添加文件后，发现文件重复，可以将多余的重份文件删除。方法如下： ◆ 文件漏输的处理 如果发现有一份文件漏输了，直接单击右侧界面的“添加文件”按钮，填写需要添加的文件件号。如漏输了第2份文件，则新添加的文件件号为1.0002，将相应的项目填写完整后，点击添加成功按钮，系统会自动将其后的文件往后顺延排序。 ◆ 文件目录打印 用户可以通过系统自动生成归档文件目录，并打印输出。 ◆ 补充说明 以上操作指南仅为计算机辅助归档文件整理的基本操作步骤，主要是针对归档文件进行编目、目录打印、上传电子文件，和对已有档案信息条目的修改、删除等基本操作的演示。 对于南大之星档案管理系统的其他功能和操作方法，比如档案信息的查询等，具体可向档案馆人员进行 咨询。 档案馆办公电话：0874－8998677 联系人：杨 敏 电子邮箱：qjymin@163.com 点击右侧页面的“添加文件”按钮 新添加的文件件号为1.0002，将相应的项目填写完整后，点击“添加”按钮 文件添加成功后，系统自动将其后的文件顺延排序 首先要选择所需打印的文件，方法为将光标移动至案卷/盒或文件信息条目的左侧，系统随即显示一个悬浮窗口，然后选中“同实体分类号”或“同卷”，即可以把需要打印的本盒的所有文件检索出来 点击“打印结果”按钮，进入“目录打印”设置界面 选择“归档文件目录（A4纵向）”选项 去掉“自动设置边距”前方框内的“√” 选中“在页面顶部显示文字”选项，方框内打上“√” 在“显示内容”选择框中选中“实体分类号” 其余各项保持系统默认设置不变。点击界面左下方的“打印预览”按钮即可 点击关闭此窗口，系统即可自动生成所需要打印该盒文件的“归档文件目录” 依次点击“文件”、“打印”，即可打印输出所需文件目录 此外，在“目录打印”的设置界面，还可以点击“Excel打印”或“Excel导出”按钮，即可以将需要打印的文件目录转换成为Excel格式，对本份文件目录进行本地硬盘备份或其他编辑操作 页数：本份文件的页数，如“4”，代表此份文件有4页， 规格：纸张的规格，常见有A4、16K 文件时间：文件的形成时间，一般以文件落款处标注的时间为准，要求用8位阿拉伯数字来表示，当月份和日期是个位数时要求在前面加0 主题词：为提高档案管理系统检索的查全率和准确性，要求输入主题词。一般用3－5个词组，准确地概况或提炼出本份文件的主题或内容 文号、图号：如果是红头文件有文号，请注意填写（如：曲师院字[2012]1号），或科研项目编号、设备采购合同号、基建工程图纸号等，如果没有则此项不填 文种：点击下拉按键可以做文种的选择 其他一级目录、二级目录、三级目录、全宗号、实体分类号、保管期限、密级、归档单位等著录项目与“添加案卷”的方法完全相同 确认信息填写无误后，点击“添加”按钮 此时出现“添加案卷、文件完成”的对话框，点击“确定”，即可完成本份文件信息的著录，并出现添加下一份文件信息的著录界面 在这里件号会自动向下顺延一位。例如，刚才添加成功的是1.0001，现在自动生成1.0002，随即可以接着输入第2份文件的相关信息，其他著录项目的内容继承上一份添加成功的文件，此时只需要修改相应内容，最后点击“添加”即可。以此类推，继续输入第3份、第4份文件信息。（注意文件的编号，同一保管期限内的所有文件统一编一个流水号，一盒装不完继续装第二盒，文件编号不间断） 在完成第1盒第1份文件信息的添加之后，在“档案文件信