烟草行业质量管理体系程序文件.doc

XXYC/Q.CX .A.4.2.3--2010 文 件 控 制 程 序 1．目的 对本局（公司）质量管理体系有关的文件进行控制，确保质量管理体系各场所使用有效版本的适用文件。 2．适用范围 本程序规定了文件控制的原则和方法，它适用于与本局（公司）质量管理体系有关的全部文件。 3．职责 3.1 局长（局长（总经理））批准和发布质量手册、程序文件及相关管理类文件。 3.2 管理者代表负责组织质量管理体系文件的编写、报批、统一编号和必要时进行评审及修改； 3.3 质量技术部负责识别和提供卷烟专卖所需的规程、规范、标准以及有关外来技术文件，并负责编制、审核和评审相关的内部形成的技术文件。 3.4 综合部负责获取、识别、更新局（公司）适用的烟草专卖、职业健康安全法律法规、环境法律法规及其他要求。负责对质量管理体系文件进行管理。 3.6 相关部门负责本部门与业务实施有关的法律法规和文件的收集、使用和保管。 3.7 本程序由综合部主任编制并组织实施。 4．程序内容和要求 4.1 文件分类： 4.1.1 质量手册（包括质量方针与质量目标）； 4.1.2 程序文件； 4.1.3 完成过程质量控制所需的管理文件、部门手册、法规等； 4.1.4质量管理体系记录。 4.2 文件的编制、批准 4.2.1内部文件的编制：依据质量管理体系标准和局（公司）、部门对过程质量控制要求，由过程控制部门负责人来确定要编制的文件名称及内容。 4.2.2 “质量手册”由综合部主任编写，由管理者代表审核，经局长（总经理）批准后发布；“程序文件”、“三层文件”、由管理者代表组织各相关部门负责人进行编写，由管理者代表审核，由局长（局长（总经理））批准后发布。 4.2.3局（公司）内部编制的与质量管理体系实施有关的文件，必须有发布日期和实施日期。 4.2.4与烟草专卖管理相关的外来文件、与控制职业健康安全相关的法规文件，由综合部和使用部门负责收集、评审，综合部负责管理。拟采用的外来文件，由综合部编制”体系文件清单”，即作为现行有效文件执行，外来文件采用原编号。 4.3 文件的发放 4.3.1 经过批准的局（公司）文件、经过确认后有效的外来文件，发放前填写《质量管理体系文件发放审批记录》，报管理者代表批准后按发放范围和数量发放，由文件发放人员填写“质量管理体系文件发放记录”。 4.3.2由发放部门，确保应持有该文件的人员和场所均能得到文件的现行有效版本。 4.4 文件的接收、使用、保存 4.4.1质量管理体系文件需求部门和岗位，在确认文件有效后对文件进行接收，在文件发放记录中签字。 4.4.2文件使用人员对文件的内容通过培训和自己学习的方法，掌握文件中提出的过程控制实施要求，要及时的反馈（评审）文件实施中，对过程质量控制的效果。 4.4.3文件使用人员对文件要妥善的保存，不准乱画或丢失。 4.4.4对本部门文件的种类，要在局（公司）文件清单进行标识或本部门文件清单上进行登记。 4.4.5各部门、各岗位的文件没经过允许不得复印或外借。 4.5文件的评审和修改 4.5.1内容少或内容简单的文件，在实施前由文件编制人员组织文件实施人员对文件的适合性、有效性进行评审并由评审主持人填写“文件评审记录”。 4.5.2对内容多或内容复杂的文件，在文件试实施一定的时间后，由文件的编制人员组织文件的实施人员对文件的适合性、有效性进行评审并由评审主持人填写“文件评审记录”。 4.5.3 文件的修改，在文件实施中对确认无效的部分，由文件编制人员进行文件更改，更改的内容要得到文件批准人的同意，文件更改由文件更改人填写“文件更改单。” 4.5.4 对少量的文件更改可以采用在原来文件上划改法，对大量的更改采用还页法或还版法完成。 4.5.5在文件的页眉处要有文件的修改状态标识如“第0次修改”、“第1次修改”；在文件的封皮上要有文件的版次标识如“第A版”、“第B版”。 4.6失效和作废文件的管理 4.6.1由文件发放部门应及时从所有文件使用场所收回失效和作废文件，拟保留的失效或作废文件，均加盖“作废留用”印章进行标识，防止误用。 4.6.2当文件的使用人员将文件丢失后，经过相关人员的批准后，由文件发放部门进行文件补发。 4.7 内部文件、法规文件清单的汇集 由文件管理部门负责编制内部文件、法规文件清单，每年12月份重新整理文件清单，文件清单经过管理者代表批准后由清单编制人员发放到各部门，各部门按清单中的情况整理本部门的文件。 4.8 文件的受控标识 4.8.1局（公司）内使用的与质量管理体系相关的有受控文件，要加盖“内部受控”或“外来受控”印章标识，4.8.2对发放给局（公司）之外的文件不加盖“受控”印章。 4.9局（公司）内部编制文件编号的规定： 4.9.1质量手册 Q / P