文书学倪丽娟第六章节文件的整理.ppt

文 书 学 黑龙江大学倪丽娟 2010.8 第六章 文件的整理 第一节 以“卷”为单位的文件整理 第二节 以“件”为单位的文件整理 第三节 归档 第一节以“卷”为单位的文件整理 一、概念 以“卷”为单位的文件整理即文书立卷，是指文书部门将办理完毕的，具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，组成案卷的过程。 案卷，是文书立卷的结果，是有关某一问题或某项工作活动的系统的、有密切联系的文件组合体，是文书档案的基本保管单位。 第一节以“卷”为单位的文件整理 文书立卷，是文件运转处理流程中的一个程序，也是文书工作三大组成部分之一。文件经过立卷，向档案部门归档，一年的文书工作便告完结，文件也就转化成档案，由档案部门管理、利用。 文书立卷归档包括立卷、归档两个阶段。立卷阶段由编制立卷类目、分类、排列、编号、填写卷内目录和备考表、填写卷皮、装订等环节组成；归档阶段由编写案卷目录、编写立卷说明、移交归档、销毁等环节组成。 第一节以“卷”为单位的文件整理 第一节以“卷”为单位的文件整理 二、文书立卷的意义 1．可以保持文件之间的历史联系，便于查找利用 2．可以维护文件的完整与安全，便于管理 3．可以保持文书工作的连续性 4．不仅为档案工作奠定了物质基础，也为国家积累了宝贵的文化财富 第一节以“卷”为单位的文件整理 三、文书立卷的原则与范围 （一）文书立卷的原则 1．按照文件形成的自然规律 2．保持文件之间的历史联系 3．照顾文件的保存价值 4．便于保管和利用 第一节以“卷”为单位的文件整理 （二）文书立卷归档的范围 1．需要立卷归档的范围 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 第一节以“卷”为单位的文件整理 2．不需立卷归档的范围 上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 第一节以“卷”为单位的文件整理 四、文书立卷方法 （一）文书立卷方法概览 1．“门、类、纲、目”法。 2．“十进分类”法。 3．“一案一卷”法。 4．按文件“六个特征”组卷的方法。 5．“一竿子插到底”法。 6．“以问题为主立卷”法。 7．“分级立卷”法。 第一节以“卷”为单位的文件整理 8．“四分立卷” 法。 9．“四分四注意立卷”法。 10．“三个为主、五个分开立卷”法。 11．“三分两同立卷”法。 12．“按文件类型采用不同特征立卷”法。 13．“分清价值立卷”法。 14．“立小卷”法或“一事一卷”法。 15．“简单立卷”法。 16．“立纯卷”法。 17．“分类组合”法。 18．“文件处理、立卷、著录三位一体立卷”法。 第一节以“卷”为单位的文件整理 （二）“立卷六特征” 1.作者特征 2.通讯者特征 3.问题特征 4.名称特征 5.时间特征 6.地区特征 第一节以“卷”为单位的文件整理 五、文书立卷步骤 （一）编制立卷类目 1．概念 立卷类目，又叫分类方案，是在文件还没有形成前，根据机关工作职能、机构设置和工作任务，按照立卷的原则和要求事先编制的一个立卷计划。 2．立卷类目的构成 （1）类 （2）目 （3）号 3．立卷类目的格式 文字式、框图式 立卷类目式样 立卷类目式样 第一节以“卷”为单位的文件整理 （二）平时归卷 平时归卷，是指文书人员依据立卷