会计信息系统中数据库设计方案.doc

会计信息系统的基本概念 （一）会计信息系统的定义 会计信息系统是指一个通过人或计算机对物流、资金流、信息流实施管理的信息系统，其目标是将会计数据转换为会计信息。从远古的结绳记事到今天的计算机记账，会计都是一种信息处理的科学。它所从事的就是数据采集、存储、加工、传递和提供信息，为管理者进行预测、计划、控制和决策等管理活动服务，具有信息系统的全部特征，所以人们将会计称之为会计信息系统。 （二）会计信息系统的基本功能 会计信息系统具有会计信息处理、会计业务处理、会计组织管理以及辅助决策等功能，其中会计信息处理也包括数据采集、存储、处理、传输和输出等五个方面的基本功能。会计数据的采集包括填制或取得原始凭证以及从企业内外取得其他数据，会计数据的处理指对收集到的会计数据进行分类、汇总、记账、制表等核算处理，以及在此基础上进行的分析、预测、计划与决策。 （三）会计信息系统的层次 信息系统按不同的管理层次可以分为事务处理系统、管理信息系统和决策支持系统。 （四）会计信息系统的基本模型 无论传统手工还是当前的计算机会计信息系统，其体系结构都是基于帕乔利所建立的会计循环和会计恒等式之上的，人们称之为DCA(debit and credit accounting)模型，它的核心思想是基于会计科目的分类。不容置疑，计算机会计信息系统并非只在会计循环的自动化上下功夫，而是在许多方面都做了改良。例如，计算机会计信息系统可以实现多元分类，即除了按科目核算之外，还可以同时按部门、供应商、客户、职员、现金流量项目、专项资金，甚至企业方面自认为需要的项目进行分类核算，随时提供各种分类核算的汇总和明细信息，这就提高了会计信息的质量和分类，为企业管理提供有用的信息。 （五）会计信息系统的构成要素 会计信息系统包含输入、处理和输出三个基本构成要素。进入会计信息系统的数据可以来自企业外部，也可以来自企业内部；企业会计信息系统生成的信息同时提供给内、外部使用者，没有内、外部使用者的信息需求，企业会计信息系统就没有存在的必要。会计信息系统的构成要素如图1所示。 会计信息系统 反馈 企业组织 图1 会计信息系统的构成要素 由上图可知，会计信息系统的核心是数据处理。 计算机数据的管理和应用 （一）数据管理方法 对系统数据进行管理一般有两种方法：文件方法和数据库方法。在文件法下，各个不同的系统使用者拥有各自独立的数据文件，具体来说会引致以下四个方面的问题：数据存储、数据更新、信息的及时性、任务对数据的依赖性。而数据库方法通过引入数据库管理系统（DBMS），可以克服文件方法所引致的问题。 数据库方法的构成要素包括用户、数据库管理系统（DBMS）、数据库管理者（DBA）、数据库（DB）。DBMS的作用是：（1）提供控制机制，帮助用户进入系统；（2）有效管理数据；（3）易于发现对数据的非法使用，保护数据安全。在数据库方法下，用户利用DBMS的内在查询机制直接查询数据，用户通过事先编制好的程序将用户需求提交给DBA，由DBA使请求生效并读取数据进行处理。采用该种模式，DBMS对于用户是透明的，即用户不需要了解DBMS的结构及DBMS是如何工作的。 DBMS必须具备以下功能：（1）具备程序开发功能—程序员和用户均可利用DBMS的这一功能建立应用程序。（2）具备数据备份、恢复功能—在处理数据的过程中定期备份数据，当数据被破坏时，可以恢复至早期版本。（3）提供数据库使用报告—记录数据使用情况有助于DBA管理和维护DB。（4）具备数据库准入功能—三种语言可以帮助用户进入DB，它们分别为数据定义语言（DDL）、数据操纵语言（DML）、数据查询语言（DQL）。DBMS如图2所示。 数据请求 事务 用户查询 图2 数据库管理系统 （二）数据文件 按记录的内容和作用尽行划分，可以将数据文件分为以下类型： 1.主文件，指数据随着交易事项的发生而更新的文件，如会计信息系统中的“总账”和“辅助账”文件等。 2.事务文件，指用于更新主文件记录的临时性文件，如会计信息系统中的“销售订单”、“存货验收单”、“现金收据”等。 3.参照文件，指存放作为处理事项标准的文件，如“价格表”、“员工花名册”、“客户信贷额度表”等。 4.存档文件，指用于保存过去事务记录的文件，以备以后查阅，如“日记账”、“前期总账”等。 按其所采用的组织结构进行划分，通常将数据文件分为以下三类： 1.顺序文件，指文件中的记录按顺序存储，各记录必须按顺序读取和放回。 2.索引顺序文件，指文件中的记录按顺序存储，同时利用一个索引文件存放各记录 的物理地址，该类型的文件可以直接读取。 3.直接存取文件，指数据存储于磁盘的某一特定位置（即明确地表示出保存记录所在磁盘扇区、扇面、磁