档管管理-国家海洋局.ppt

调查文件积累方法——纸质文件 ——题名（标题） ——责任者（落款单位。作者） ——形成日期（落款日期） ——附件（录、表） ——签字 ——印章 ——发文与呈批件 ——来文与复文 ——译文与原文 ——原件与复制件 ——转发文与被转发文 完整性和有效性控制 调查文件积累方法——电子文件 方法：同纸介质文件积累方法，文件目录就相当于文件盒，可以根据不同的工作内容，建立不同的文件目录，文件形成后拷贝到相应的目录下。 ——注意1：电子文件命名遵从相关技术规程中的命名原则，自行命名的电子文件应能概括反映文件主要内容，避免用简单的代码、数字、符号来命名。 调查文件积累方法——电子文件 文本文件一般采用PDF格式 照片文件一般为JPEG或TIFF格式 音频电子文件以WAV、MP3为通用格式 视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式 ——注意2：电子文件存储格式符合技术规程和档案工作要求。如果技术规程没有特别要求，原则上电子文件存储格式一般采用通用格式。 调查文件积累方法——电子文件 ——注意3：电子文件内容的完整性，不重要的过程文件和未完成的文件不能拷贝到积累文件目录下。电子文件形成日期（一般是系统日期）要与当前日期保持一致。 ——注意4：建立电子文件形成清单，记录电子文件相关信息，格式可参考电子文件整理相关要求。数码照片文件与其纸介质文件对应，音视频文件要积累其内容、形成时间、时长等相关信息。 调查文件积累方法——照片文件 方法：选择主题鲜明、影像清晰的照片冲洗成统一规格（一般6寸）的纸质照片，对每张照片按组内在照片背面的右下角用黑色签字笔标注流水号（建议先用铅笔，便于修改）。 ——注意：相同构图的照片只选择一张。杜绝将图片贴入文本文件打印输出，此方法会严重影响照片清晰度。 调查文件积累方法——照片文件 主要工作： ——将纸介质照片装入照片档案盒，一般为297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成（GB/T 11821-2002），照片档案盒应与纸质照片规格一致。 ——对应数码照片拷贝到电子文件积累目录下，可专门建立照片目录，要注意数码照片电子文件名应包括照片编号，便于互见查找。 调查文件积累方法——照片文件 ——记录每张照片说明信息：题名、照片号、底片（数码照片）号、参见号、时间、地点、人物、事由、拍摄者、文字说明等，单张照片说明粘贴或填写在照片侧面或下部。 ——建立册内照片目录信息。 照片号 照片题名 拍摄时间 摄影者 照片所在页号 数码照片号 备注 三、调查文件形成和积累 归档文件范围 文件积累方法 几个特别要求 ——纸介质和电子介质记录同步积累并互见 ——不要刻意对原始件进行外表加工或修饰 ——注重收集与任务实施相关的其他文件 ——兼职档案员主动并定期汇总形成的所有有效文件 四、文件汇总和审查 整理单元 汇总流向 审查内容 指对文件材料进行系统整理的基本单位 ——全国调查办形成的所有文件材料； ——省级调查机构承担的调查任务以省（直辖市、自治区）级行政区划形成的文件材料； ——专题调查设计任务按专题形成的文件材料； ——海洋经济基础信息平台建设形成的文件材料； ——调查任务支撑单位按照承担单位形成的文件材料。 四、文件汇总和审查 整理单元 汇总流向 审查内容 ——省级调查形成的文件材料，应进行逐级汇总，最后与省级调查办形成的文件材料为一个整理单元； ——其他任务如果有参加单位，则参加单位形成的文件材料应该汇总到牵头单位，形成一个整理单元； ——定期汇总，阶段性任务完成汇总，人员变动时汇总等； ——汇总时应办理文件交接单。 四、文件汇总和审查 整理单元 汇总流向 审查内容 ——完整性审查 ——有效性审查 ——齐全性审查 ——是否归档审查 ——保存价值鉴定 ——是否移交审查 四、文件汇总和审查 整理单元 汇总流向 审查内容 注意不归档文件; ——与本工作无关的文件材料 ——普发的无针对性的文件材料 ——执行的标准规范等（非研制的） ——非同一个整理单元的文件 ——同一个整理单元内的重复文件 …… 四、文件汇总和审查 整理单元 汇总流向 审查内容 注意归档未必移交，移交必须归档： ——省级调查机构涉海单位清查系统和数据采集处理系统中导出的调查数据不需要移交，但本机构需要归档的则可以在本机构归档。 归档文件内容及相应的责任单位（技术规程 附件2） 五、归档文件规范整理 纸质文件 电子文件 照片文件 大幅图件 构成案卷（互相有联系的文件）： 卷内目录、卷内文件、备考表 ——组件（装订成件） ——分类排序 ——装盒（组卷） ——卷内整理 ——编目 五、归档文件规范整理 纸质文件 电子文件 照片文件 大幅图件 装订固定件 分类排序 按件装订 盖档号章 编制案卷档号 编制件号 编制