《秘书学概论》 上海交通大学网络教育学院.ppt

就全世界而言，秘书工作的显著特点是它的普遍化、年轻化和女性化。秘书工作不仅存在于政府机关和企事业单位，而且遍布于社会各个角落。私人秘书人数更多。秘书人员年龄平均不到30岁，而且女性占90％以上。 秘书工作普遍化的原因在于它的另一个特点，即辅助功能强，工作适应面广。从接打电话、处理杂务、代拟文稿，到提出计划方案、安排工作日程等等，确实可以起到全面辅助或部分代替上司工作的作用。秘书已成为现代社会高效管理不可或缺的重要因素。 二、外国秘书工作的特点和趋势 国外秘书工作的一个发展趋势是由事务型转为智能型。这一方面表现为办公自动化程度的提高，许多事务性工作如记录、誊写、校对、报表、档案处理已普遍由手工操作转为使用电脑；另一方面，越来越多的秘书人员进入高级秘书阶层。他们的职责主要是调查研究、咨询顾问、辅助决策、综合管理、安排日程等，即成为“外脑”型和“智囊型”人员。 另一个趋势是秘书工作日益专业化。这表现为秘书工作分工日细，技术要求越来越高。如美国的秘书职业大类就包括41个职业种类。同是文书，可分为：一般文书、函件文书、通讯文书、印刷文书、符号文书等；同是管理，则分为；一般管理、文件管理、通讯管理、后勤管理、兵站管理、电子计算机程序管理、管理分析等。 第三个趋势是秘书人员的高学历、秘书工作的永业化。以往，大多数秘书人员是在较低的文朽、事务职业种类(如传达、收发、打字、速记、录音、接待、通讯等)工作了一段时间之后才进入专职秘书行列的。而后又通过经验积累和高一层的业余教育，再升入管理(中高级秘书)阶层。所以他们往往把文员、秘书看作成为管理甚至决策人员的—种资历，一段阶梯。 而近些年来，越来越多的青年人由高等院校或职业培训机构直接跨人中高级秘书阶层。秘书的专业性终于得到了社会公认，其地位日益提高与巩固，以秘书为终身职业者也日益增多。 1916年，袁世凯称帝失败死去，北京政府仍由北洋军阀把持。中央及各部秘书机构恢复了先前的名称，在总务厅下又加设了“机要科”和“文书科”；文件收发登记制度更加严密，并规定了文书部门立卷、年终移交档案处的制度。 还在其培养文官的“直隶法政专门学校”开设了文书课程，编出了《公文程式》讲义。这是我国文书教学的开端。 3．国民党统治时期的秘书工作 1927年以后，国民党为强化其统治，在各级政府机关建立了一整套秘书机构，增加了秘书人员，扩大了秘书的职权，并且对文书工作进行了改良。 南京中央政府设秘书处，由秘书长主持工作，下设秘书8人，科员8至12人，书记员若干人。秘书处分设“总务、机要、撰拟”二科，分别负责文件探制、处理、保管和机关事务工作。 各省政府也都设秘书处，有秘书长1人，秘书4至6人。除掌管机要、文件、会议、印信之外，秘书处还兼管人事、物资、会计．编制、统计及报告事宜。县政府则普遍设秘书室，有秘书1至2人，科员2至4人，另有录事和事务员承办文书与庶务。各乡只设书记员1人，负责文书事务。 1927年至1945年，国民政府进行过三次文书工作改革。颁布过“公文改良办法”，确定了政府机关间的行文关系，提倡公文改用白话文，并统一了文书收发和档案管理的办法。 第二节 中国共产党和新中国的秘书工作 1921年中国共产党在上海召开了第一次代表大会，限于当时的条件，设有秘书处或专职的秘书，一切秘书工作都由代表们共同做。大会通过成立了中央局，决定由李达负责保管文件。 1923年在广州召开的第三次代表大会上，决定建立秘书制。大会通过的《中国共产党中央执行委员会组织法》规定：“秘书负责本党内外文书及通信及开会记录之责任，并管理本党文件。本党的一切函件须由委员长及秘书签字。”“执行委员会的一切会议，须由委员长与秘书召集之。”大会选出的委员长为陈独秀，中央秘书为毛泽东。 一、建党初期的秘书工作 1926年7月，党的四届三中全会决定中央设秘书处。下设文书、会计、交通、翻译、出版五科，负责文件的撰拟、翻译、密写、印制、秘藏、传递等工作。同时，各省委也分别设立秘书处或秘书科，人员极为精干，一般为一二人，至多三五人。 “密”和“精”是建党初期秘书工作的特点。 1927年“四一二政变”以后，党召开了“八七”会议，选出了新的临时中央政治局，由李立三负责，邓小平担任中央秘书长。 1929年，朱德、毛泽东领导的红四军开辟了闽西革命根据地，在团、营士兵会和农民协会执行委员会中均设一名秘书。同年8月，闽西《苏维埃组织法》规定：区、乡苏维埃有与委员会主任并列的秘书，县苏维埃设秘书处。次年又规定：县以上政府主席下设秘书长。《川陕省苏维埃组织法》则规定：省和县政府设秘书长一人，区苏维埃设秘书，又称“书记”。 二、第二次国内革命战争时期的秘书工作 1931年11月，在江