应付帐款管理作业办法.doc

1、 目的 为使应付账款作业有依可循，加强公司内部控制，特制定本办法。2、适用范围：广州市爱身健丽贸易有限公司的任何应付的货款悉照本办法规定执行，包括应付各种商品及原物料款、应付设备款、应付其它杂项用品等。3、 定义：应付账款：公司因购买材料、商品或接受劳务等而发生的应付款项。4 、权责：财部：财部负责应付账款的管理。5、 作业内容5.1应付账款的产生：财务部根据请款部门提供的由权限主管核准后的单，后附发票厂商送货单单（仓储人员签核权限主管核准采购单，进行审核验收合格单据齐全的商品，按发票记载的金额作“应付账款”处理；5.2应付账款的控管：5.2.1财部按供货商设置应付账款明细账，月末采购单位需按供货商汇总当月已验收入库，尚未付款应付资料（厂商对账单），经与厂商核对签名确认后应付账款（或收据）审核入账账务处理5.2.2行政采购、商品（辅销品）的特采：对于验收不合格的商品、辅销品及其它类的物品，如果不影响功能性、外观性，则应由采购部负责将与厂商协商的结果—即对此批进货进行折让的具体情况上报权限主管签核同意后进行特采，如果验收不合格的商品、辅销品及其它类的物品已严重影响外观性，则采购应对此批物品进行退货处理，系统的采购仓退维护作业录入需退货、折让的物品数量单价等资料，由仓库审核仓退单据，部根据已审核的仓退单厂商退货折让作业。退货后采购部应及时跟踪退货处理情况,如需供货商换货的,换回商品不应超过月结后30,换回物时，采购应通知仓库，仓库根据收货单，原采购单做入库动作.当与供货商结清货款后发生的退货,采购应在30日内追回相应的款项,并交给财务部入帐。还应将权限主管签核同意的折让、退货确认书在月未最后一个工作日与厂商签核厂商对账单一起提供财部做当期应付账款账务处理。以便财务及时扣款，防止公司利益受损。5.3应付账款的5.3.1根据订单签核的付款条件，按仓库实际验收入库的日期核算货款的付款日，到期冲转应付账款。5.3.2为规范付款作业，利于资金调拨，对于任何货款都须在公司规定的财付款日支付，财付款日付款：三。逾期需等到下次付款日方可领取。5.3.3付款条件的说明：5.3.3.1付款的往来对象为厂商者，原则上以汇款或支票方式支付，同时须在请款单上准确填写收款人的名称、账号、开户行等条款； 5.3.3.2为利于财部账务认列程序,对于请付款日期及发票单据要求规定如下: 5.3.3.2.1请款日期属月结厂商请款，须在次月20日前完成请款，并在财部付款日付款；非月结厂商请款，则在权限主管审核后，由付款申请者在财部付款日申请付款。 5.3.3.2.2发票单据提供增值税专用发票需为当月厂商所开立发票，发票上所盖印厂商发票章须与厂商提供厂商送货清单一致。 5.4应付账款的支付： 5.4.1 对于到期的应付账款，采购人员应及时填制，经部门主管及权限主管核准后交予财部付款，如属行政采购需经费用归属部门主管签核。申请付款时，采购人员必须确保相关单据均已齐全。 5.4.1.1：费用及其他类行政采购：请/付款单据应包括：支付证明单、发票（或收据，收据应有供应商的公章或财务专用章）、采购单和验收单（要办理入库管理的采购类物品需提供此两项单据）。 5.4.1.2：商品存货类（商品成品、辅销品）：请/付款单据应包括：支付证明单、发票、厂商对账单、厂商送货单、采购验收入库单（需有仓储人员签字确认）。 5.4.2若采购合同中有注明需预付货款的，则应在申请预款时填写预申请单，在权限主管核后，检附核准后采购合同采购单，提供财部付款在追踪提供厂商送货单、验收入库单等原始单据给到财务部，以便财务部在确认应付账款时冲销预款项。 6、实施与修订 本办法由财务部制订，呈请总经理核准后公告实施；修废止时亦同。 广州市爱身健丽贸易有限公司 文件编号 应付帐款管理办法 版次 1 制(修)订日期 2015年12月 制(修)订单位 财务部 页数 3 3/3