现代文秘,,公文格式 公文种类、办事流程 、办会流程 座次安排 、电话接听 、档案管理.doc

文秘组学习成果展示 办公室工作 文 会 事 工作指南 专业技能培训班文秘专业组编 2013年5月 - 1 - 目 录 前 言 ………………………………………………………………… 4 第一章 办文 ………………………………………………………… 5 第一节 公文格式 ………………………………………………… 5 第二节 简报格式 ………………………………………………… 12 第三节 纪要格式 ………………………………………………… 14 第四节 会议记录 ………………………………………………… 15 第五节 公文介绍 ………………………………………………… 17 第六节 公文收发 ………………………………………………… 40 第二章 办会 ………………………………………………………… 49 - 2 - 第一节 大中型会议 ……………………………………………… 49 第二节 小型会议 ………………………………………………… 54 第三节 会议相关文书资料 ……………………………………… 57 第三章 办事 ………………………………………………………… 60 第一节 接听与拨打电话 ………………………………………… 60 第二节 接待工作 ………………………………………………… 62 第三节 约会安排 ………………………………………………… 66 第四节 座次安排 ………………………………………………… 69 第四章 档案管理 …………………………………………………… 72 前 言 在我们的日常工作中，?文、事、会?是办公室工作的三大块，在很大程度上，体现了办公室工作的水平。目前，在九龙尚无统一的执行标准，多是源于办公室工作人员的日常积累和学习，难免偏颇和漏缺，缺乏系统理论验证。九龙县专业技能培训班文秘专业组按照县委、县政府?学有所获、学有所得、学有所用?的培训方针，结合日常工作内容，将办公室工作涉及的各类基础工作注意事项和行为方向整理成册，希望为奋战在九龙县各条战线的办公室同志提供帮助。本指南的编撰在九龙尚属首次，内容偏向实际操作，理论类较少，全册以图文形 - 3 - 式展现了办公室工作?办文、办会、办事?中应知应会的工作常识，内容直观、易懂，希望领导和广大同仁在阅读使用中指出不足和错误，提出宝贵意见建议和批评，我们将以诚恳的态度虚心接受、及时改正，为九龙的办公室工作贡献一份力量。 ——九龙县专业技能培训班文秘组 第一章 办 文 第一节 公文格式 一、概念 公文格式是指公文的整体格局和标印形式。 二、公文标准格式分类 纸型，幅面尺寸为210mm(宽)×297mm（长）； 2.版心 3.版心与纸页边距为： (1)离天头37mm±1mm。 (2)离订口28mm±1mm。 （二）文面格式 在确定版心正确位臵后，即可以在版心区域进行文件的编撰，这一节重点强调版心区域内文件编撰的文面格式。 1.文面格式式样 （1）平行文式样 （2）上行文式样 (发文单位名称) 2013年3月6日 （附注：×××） 版记 （附注：×××） 抄送：××××××××××，××××××。××××办公室 ××××年×月×日印发 （共印XX份） 2.文面格式说明 (发文单位名称) 2013年3月6日 版记 （1）版头部分 头，也叫眉首。 ①位臵：红色反线（也叫红色分割线）以上部分，称为版 ②版心左顶格第一排标注文件份号，用6位阿拉伯数字，位数不够，用“0”补，如：000002，三号黑体字。 ③版心左顶格第二排标注文件密级，格式为?密级等级★保密年限?，三号黑体字。 ④版心左顶格第三排标注文件紧急程度，两字中间空一格，三号黑体字。 ⑤发文机关标志格式为?发文机关名称+‘文件’二字?，如：中共九龙县委组织部文件。标志字体为小标宋体，标志整体大小为22mm×15mm，此为必备要素。 ⑥发文字号格式为：?机关代字+“年份”+序号?，机关代字后除函件以外不加文种，如：九委组函；常用的报、发等为错误格式，如：九委组发、九委组报、九委组通；年份是六角符号内加年份全称，如2013不能写成13；序号则是该份公文在该发文机关内的序列，注意与该份公文的份号区别，序号不能在数字前补虚位，如1，不能写成01；发文字号的位臵：平 - 7 - 行文中发文机关标志空两行，居红色反线上4mm处，居中标明；上行文发文机关标志空两行，居平行文居红色反线上4mm处，左空一格标明；发文字号字体为三号仿宋。 ⑦文种是上行文，如报告之类，需标注签发人，标注位臵与发文字号处同一水平位臵，右空一格注明，字体为三号楷体字。 ⑧红色分割线：表现形式为红色直线，用于版头和主体的分界。党群机关部门红色反线正中加红