OA办公系统开发项目立项报告.doc

OA办公系统开发项目立项报告 在现今社会公司要快速发展必须提高员工的工作效率，工作的提高必定离不开信息化的高度建设，为提高公司员工的工作效率并能节约办工成本现提出开发OA办公系统的需求。 1、项目指导思想 以“提高工作效率、节约办工成本”为指导思想 2、项目目的 2.1无纸化办公：通过OA办公管理系统的导入对现有日常办公中的信息发布、内部通信、流程、文档管理、企业管理（人事、资产、会议、车辆、考勤）、分布式办公等改善了公司信息及公文流转的效率。以前用纸张逐个部门找人签字的繁琐工作，现在可以通过OA系统快速解决；以前各基地间需要靠传真花上几天时间完成的审批程序，现在也可以利用OA即时解决。(业务信息、知识)资产的管理，为公司进一步进行知识管理打好良好的基础。 3、现状描述 3.1所有资料、文档管理、审批等都使用最原始纸字流程，导致纸张的大量浪费。 3.2审批必须由专人负责，同时必须所有领导签字，致使审批时间过长，时间大量浪费。 3.3公司没有一个协助资源共享平台技术交流、资源共享只能单对单传递无法做到资源共享。 3.4公司技术文档、问题解决后没有对故障情况进行分析汇总不便于知识的积累 3.5公司会议室、投影仪及商务车没有专门的审批流程不便于统一安排管理 4、改善方案 4.1对所有审批流程进行分类管控并重新梳理审批流程，借用INFO平台建立专属于苏州工厂的审批流程平台。 4.2对所有公司文件、部门文件、管理文件等分类整理并统一存放在INFO的文档系统中并建立查询权限。 4.3建立知识库管理系统，要求将各部门处理异常的问题解决方法进行整理上传整理建立查询，方便知识的积累。 4.4修改INFO中资源管理对苏州工厂办公室、商务车及投影仪进行统一管控让所有人都可查询使用状态。 5、项目带来的预估经济效益 5.1直接收益： 5.1.1减少纸张浪费 以2010年2月用纸量来计算6800÷0.055＝123636.36（张）预计可节约用纸10% 。 123636.36×10%=12363.6(张) 5.1.2减少审批流程 以正常财务报销流程审批流程为例（经理—总监—分管副总—总经理—财务副总—会计—出纳）一般报销时间为3个工作日 8×3＝24小时 导入OA系统后预计可节约时间 16个小时。举例说明：如果每天有30个报销审批流程那么累计节约工时16×30×100＝48000小时，相当于节约人力48000÷8÷234≈25.64人 5.2间接效益 5.2.1、减少资料查找时间 5.2.2减少同类故障重复发生的次数 5.2.3方便员工进行技术、文化、工作等相关的沟通与交流 6、资源需求 专职OA管理人员一名：流程测试完成需专职负责OA后台系统流程的梳理及时常故障的处理。 软件开发工程师一名：需北京负责INFO工程师协助负责权限授权、功能完善、后台调整及功能测试。 审批流程整理分类：需人力资源部、行政部、体系管理处、财务部、设备管理处、仓储部、负责各部门流程的整理分类、流程的导入及测试工作。 7、项目推进计划 7.1、项目实施小组 7.2、项目实施小组组长：刘福生 7.3、项目实施小组成员：肖开波、邓晓亮、崔占忠、各部门总监及各部门文员 7.4各成员职责： 序号 成员姓名 职责内容 1 刘福生 协调资源，总体规划 2 肖开波 系统架构，各模块分析、跟踪改进、流程导入及资料导入 3 邓晓亮 各模块资料辅助录入、检查及实施过程配合 4 崔占忠 协调各部门对流程进行梳理、文档分类及整理 5 各部门文员 各自部门流程的梳理、资料的录入、实施过程配合 6 各部门总监 各部门流程、文档系统导入的督办、推行及实施过程配合 8、项目实施推进表 项目进展 项目阶段 项目内容 负责人 完成时间 组织立项 1.1 OA系统导入可行性分析及效益评估 肖开波 3月1号－3月22号 1.2 组织立项计划书编写 肖开波 3月23号－4月5号 项目分析及资料录入 2.1 审批流程分类整理 崔占忠、各部门文员 4月6日-6月6日 2.2 文档分类整理 崔占忠、各部门文员 6月7日-7月7日 2.3 知识库系统的整理 各部门文员 7月8日-7月18日 2.4 开发方案的制定 肖开波 7月19日-7月28日 2.5 各模块的开发 北京信息、肖开波 7月29日-8月20日 2.6 审批流程导入 崔占忠、肖开波 8月21日-9月20日 2.7 文档导入 邓晓亮、各部门文员 9月21日-9月30日 2.8 资源管理系统导入 肖开波 10月1日-10月10日 项目试运行 3.1 审批流程测试 肖开波、崔占忠 10月11日-10月20日 3.2 文档系统测试 肖开波、崔占忠 10月21日-10月26日 3.3 知识库系统推