竣工档案的收集整编葛洲坝项目部幻灯片.ppt

2．卷内文件的排列 （1）文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列； （2）图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列； （3）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 3．案卷的编目 （1）编制卷内文件页号应符合下列规定： 1)卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。 2)页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。 3)成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。 4)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 （2）卷内目录的编制应符合下列规定： 1)卷内目录式样宜符合规范的要求。 2)序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。 3)责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。 4)文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。 5)文件题名：填写文件标题的全称。 6)日期：填写文件形成的日期。 7)页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。 8)卷内目录排列在卷内文件首页之前。 （3）卷内备考表的编制应符合下列规定： 1)卷内备考表的式样宜符合规范的要求。 2)卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数)，以及立卷单位对案卷情况的说明。 3)卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。 （4）案卷封面的编制应符合下列规定： 1)案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合规范的要求。 2)案卷封面的内容应包括：档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。 4．案卷装订 （1）案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订；既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。 （2）装订时必须剔除金属物。 第三部分 关于竣工资料收集整理的一些个人意见 1．着重注意收集的文件材料 （1）工程材料的质量证明文件、合格证： 建筑材料都应有质量证明书并有生产厂家质量检验部门的盖章。关于合格证大小不一致的问题，必须粘贴在A4白纸上；非纸质类合格证复印原件进档案，原件装袋统一上交。 工程施工期间会涉及到很多种类的材料，也不会是一次性全部到货，这就需要我们按材料种类做好分类汇总表。（汇总表应包括：材料的品种、规格、型号、等级、进场批量、复验报告的编号等） 从工程初期开始执行会对后期竣工资料的整理有很大帮助。就我个人经历而言，竣工资料中原材料一块的资料属于重点检查项目。 （2）各类复试报告： 按规定应复试的材料必须依照国家规范、标准的规定形成复试报告。原材料、试块检验报告，如水泥、沙石、沥青、钢材，混凝土、砂浆等的实验报告，一定要公章清楚，且必须取得有法律效力的专业检测机构进行检测，同时加盖检测资格章。 （3）各级质量验收记录的收集： 随着工程逐步进行，从最小的检验批开始，依次到分项工程、分部工程、单位工程，各级质量验收评定资料必须及时制作收归整理。 （4）各个部门对自己范围内的资料必须做到了解，知道哪些是重要需要归档资料，哪些是备查资料。 2．最重要的一点是经常沟通 （1）加强档案员与项目各部门的沟通： 作为档案员，我们的职责是将整个工程的所有资料按照建设单位的要求进行系统而细致的梳理并最终移交给建设单位。 工程施工期会产生各种资料，档案员需要加强与技术部门、质检部门、安全部门等的沟通，将施工中形成的文件按照要求进行分门别类收集整理。档案员可以不懂技术、不懂质检、不懂安全，但必须知道各种资料是分别在哪些部门收集。这就需要档案员加强自身学习，对工程整体有一定的了解。在完成自己本职工作的前提下，加强别的方面的自我提升，这对资料的整理收集也是祈祷积极作用。 （2）加强档案员与建设方档案部门的沟通： 我们档案员最终目的是将资料完成系统合格的移交给建设单位。建设方不认可，工作就是白做。因为不同的建设方对资料的要求也不一样，这就需要我们的档案员从工程开始就做好与建设方的沟通。按照建设方对档案收集整理提出的要求以及标准来进行制作。可以说，与建设方沟通占有的是最重要的一环，沟通不到位，达不到建设方要求的资料，不管做的再多再快，