4S店备件管理制度.doc

备件管理制度 1. 管理机构设置：备件管理具体工作暂由运输安全部兼管，设兼职备件管理员1名，兼职管库员1名，兼职采购员1名，以后业务量增加后再作调整。 2. 备件管理职责分工 2.1 备件管理的范围：按照公司的管理办法和规章对生产备件的使用计划、库存计划、采购、验收入库、储存、发放流程中的各个环节进行规范、管理 ，保障生产备件、配件、工具的供应。 2.2 备件主管人（兼职管理人）职责 2.2.1 带头组织执行国家相关法律、法规和公司的各项规章制度。 2.2.2 起草有关备件的管理办法、规章、制度及管理程序文件，及时提出管理建议和计划。 2.2.3 负责本系统岗位分工计划和临时工作安排。 2.2.4 主动完成本职工作，检查、督促本系统其它岗位的工作。 2.2.5 根据生产需要组织提报备件、配件、工具备存计划，组织做好其供应工作。 2.2.6 及时反映本系统存在的问题，提出改进意见，并及时处理。 2.2.7 及时完成领导交办的其它临时工作。 2.3 采购员（兼职采购员）职责 2.3.1 执行国家相关法规和公司规章制度，依照本办法规定程序开展工作。 2.3.2 按照已审批的《备件采购计划》和《备件备存计划》实施采购。 2.3.3收集相关备件供应商的信息和生产备件、配件、工具的使用反馈信息，参与对商品供应商的等级评定工作。拟定合格供应商目录。 2.4 管库员(兼职管库员)职责 2.4.1 执行国家相关法规和公司规章、制度，依本办法规定程序开展工作。 2.4.2 库存备件的登记、建账、分类、保管工作。 2.4.3 采购备件及返库备件的验收、登记工作。 2.4.4 库存备件的发放、发放登记及销账工作。 2.4.5 定期对库存备件进行盘点、对账 。 2.4.6 及时组织回收剩余备件和散乱备件入库。 2.4.7 备件工作档案管理和统计报表工作。 2.4.8 提报日常消耗品及易损件建议备存计划，及时反映库房管理存在的问题和改进建议。 3. 备件管理程序 3.1 备件计划 3.1.1 备件计划的提报、审批程序：《备件计划》分为《备件备存计划》、《备件申领计划》和《备件采购计划》。《备件备存计划》是增加库存量的计划，先由管库员或技术管理人员提报建议计划，主管人审定后提报，并根据审批权限呈报部门经理及主管公司领导审批，之后交与采购员采购。《备件申领计划》是由维修人员、班组长，也可由技术管理人员直接提报，是实际要使用的计划，经技术管理人员审核并按审批权限报呈部门经理和分管公司领导审批后交管库员核发。如无库存或库存量不够，管库员据此及时提报《备件采购计划》，报主管人审核后交采购员采购。如审批人不在，在紧急情况下可以经电话请示同意后，现行购买或发放，之后不起手续。 3.1.2 计划审批权限：价值5000元以下的《备件计划》由部门经理核定、主管副总经理审批，5000元以上的须经部门经理、主管副总经理核定、总经理审批。 3.2 备件采购 采购员根据已审批的《备件备存计划》和《备件采购计划》实施采购。采购时应在详细调查、了解的基础上，以满足质量、成本、付款、供货、售后服务等要求为原则，择优选择供应商。采购员应主动调查、搜集相关供应商的信息，开展合格供应商评定工作，逐步走向制度化和规范化。 3.3 备件验收 采购员将购入的物品及时交给管库员验收，入库存放，管库员验收时应核对购入物品的型号、规格、数量等是否与发票相符，质量是否存在缺陷，如发现异常，应拒绝验收，提出退换要求。验收入库时，管库员填写《验收记录》，验收人签字，自留一联存根，另一联交与采购员作为报销凭证。 3.4 库存备件的管理 3.4.1 库存备件管理应严格遵守《库房管理制度》和《燃油管理制度》的规定。 3.4.2 管库员应对库存备件进行分类妥善存放，明确标识，便于查索、检查保养、搬运和存取。 3.4.3做好库存备件的预防损坏、防锈蚀、防潮湿、防雨水、防火、防盗等预防工作，配备相应设施，定期对库存备件进行检查、保养。 3.4.4 怕挤压、碰撞的物品应据情上架分层存放，并设防护措施，库房保持良好通风，地面良好铺垫，防止直接放置地板上，光敏物品应有预防阳光直接照射的措施。 3.4.5 有时效的化学品应有预防失效措施，保持适量储存，先入先出的原则。 3.4.6 危险品、易燃、易爆物品应按照相关公安、消防“安全监察条例”、及行业规定，异地储存。 3.5 备件（出库）发放 生产班组可持经审批的《备件申领计划》到库房领取所需物品，管库员凭单发放给持单人，同时填写《发料单》，领料人在《发料单》上签字备查，一联自存，另一联可提供给财务等部门作出账凭证。在备件发放工作中应坚持“交旧领新”的原则。 4