第二章会议策划和准备.ppt

第二章 会议的策划与准备; 你会开会吗？——只有你重视了 会议，你才能有一个高效的会议 ; A公司总经理让新来不久的秘书小白安排一次部门经理会议，讨论一下公司新的营销方案，要求各部门正副经理参加，各部门事先要做好相关的准备，以多媒体的形式介绍本部门的创意和想法。小白欣然接受任务，她把会议时间安排在周一上午8点半，地点在公司小会议室，并很快在公司网络办公平台上发出了通知。总经理看到通知，立即把小白叫到办公室，问她：“小白，你怎么回事？安排时间、地点为什么不征求我的意见？为什么自己就把通知发了？公司小会议室能坐得下二三十个人吗？你难道不知道小会议室没有投影设备？”一连串的问题把小白问懵了，不是总经理让她安排会议的吗？ 回到办公室小白情绪低沉，办公室主任陈大姐过来安慰她。问明情况后陈大姐告诉她，安排一次会议可不是件简单的事情，会前有很多准备工作，要把会议的程序、议题、人员、场所以及其他一些细节认真地进行安排，安排好了以后还应写成会议方案，以领导审阅通过后，才能进行具体的准备工作。 有人觉得小白有些冤枉，就为这点小事挨了总经理的批，你认为呢？你认为会议应该有哪些准备工作？案例中小白的问题出在哪里，你认为应如何避免？ ; 小白的问题出在哪里? 会前的准备工作有哪些、应该怎么做？ （请讨论并发言）; 会议策划与准备：;一、会议计划---会议的总体构思和基本程序;会议准备工作还包括: 查阅与本次会议有关的资料； 估计各方观点、利益点； 明确会议议题、议程及要点； 制定详细的日程安排； 成立筹备组（大中型会议）和会务组（小型会议）； 预备会议，将任务落实到人； 预估可能发生的意外情况，准备应对措施； 与相关部门、人员沟通，征求意见建议 相关信息咨询，如车辆、住宿、会场、饮食 同类会议的组织方法及经验教训 ;甘特表：将实际进展与计划要求进行对比;会议筹备工作进度甘特表;会议方案----会议计划的具体体现;2008杭州·日本商机研讨会会议方案 一、会议名称： “了解日本市场、拓展日本市场”——2008杭州·日本商机研讨会。 二、会议时间： 2008年10月25日下午（14:30—17:10），会期半天。 三、会议地点： 杭州天元大厦五楼弈乐厅。（杭州市江干区钱潮路2号，联系电话 四、组织机构： 主办单位：杭州市经济委员会、 协办单位：日本贸易振兴机构 五、会议目的： 进一步贯彻落实市委、市政府“走出去”战略，深化招商引资“重攻日韩”策略，加深对日本的投资环境、产业现状、市场特点、政策法律等内容的了解，加快我市企业与日本各行业的企业的交流与合作，通过对口信息交流，探索技术引进、项目合作、互利共赢的机会。 六、参会人员 ; 七、会议议程： 杭州市人才办副主任致辞并代表356工程赴日韩考察团介绍代表团及在日期间有关情况（2：30-2：45）； 日本贸易振兴机构副所长致辞（2：45—2：55）； 杭州市经委领导介绍杭州产业经济情况（2：55—3：05）； ……（3：05—3：35）； 亚可亚咨询(上海)有限公司高田腾董事长介绍……（3：35——4：20）； ……（4：20—5：00）； 参会双方进行互动交流（5：00—5：10） 招待晚宴（5：30—） 杭州市经济委员会****办公室 2008年**月**日;会议议程、会议日程和会议程序;第十一届全国人民代表大会第一次会议议程 （2008年3月4日第十一届全国人民代表大会第一次会议预备会议通过） ????一、听取和审议国务院总理温家宝关于政府工作的报告 ????二、审查和批准2007年国民经济和社会发展计划执行情况与2008年国民经济和社会发展计划草案的报告 ????批准2008年国民经济和社会发展计划 ????三、审查和批准2007年中央和地方预算执行情况与2008年中央和地方预算草案的报告 ????批准2008年中央预算 ????四、听取和审议全国人民代表