商务礼仪教程第8章会议和典礼礼仪.ppt

商务礼仪教程;第一节 会议礼仪 一、大型会议的礼仪 (一)会议的性质和种类 1．会议的性质和作用。会议是党政机关、企事业单位和群众团体处理重大事务、商讨问题、做出决策、总结经验、交流信息、协调关系的重要工作形式。在社会交往中，也是一种有效的手段。三个以上的人聚在一起商讨、研究某项事情就可以称作会议。; 2．会议的种类 会议的种类复杂多样： (1)按范围分：有全国性会议、省(市)级会议、地(厅)级会议、县级会议和单位内部会议。不同系统、不同行业、不同专业都有各自的会议。 (2)按性质分：有党派会议、政务会议、群众组织会议、经济工作会议。 (3)按时间分：有长期固定的会议，有临时性会议。 (4)按规模分：有大型会议、中型会议和小型会议。 (5)按内容分：有综合性会议、专题性会议。 …… ; 3．会议要求 开会时要把许多人组织在一起，为了一个目的进行有条不紊的人际交往活动。会前的准备要考虑周到，安排具体，工作落实；进行中要精确指挥，协调一致，严格纪律，按部就班，服务工作要热情周到，耐心细致；会后要处理好善后，确保整个会议圆满成功，紧张有序，安全高效。 ;(二)准备工作 1．建立组织。建立各种小组，可以使他们在统一领导之下，各自独立地开展工作。一般会议由大会秘书处负责整个会议的组织协调工作。秘书处下设：①秘书组，负责会议的日程和人员安排、文件、简报、档案等文字性工作。⑦总务组，负责会场、接待、食宿、交通、卫生、文娱和其他后勤工作。③保卫组，负责大会的安全保卫工作。根据会议规模的大小、性质的不同，还可以增设其他必要的小组。 ; 2．明确任务。全体工作人员，应当明白本次会议的目的主要是为了解决什么问题，更要明确自己的工作任务及具体要求，以保证不出差错，不耽误工作。 3．安排议题和议程。秘书处要在会前把会议要讨论、研究、决定的议题搜集整理出来，列出议程表，提交领导确定。根据确定的议题，安排日程，以保证会议有秩序地进行。 ; 4．确定与会人员。确定与会人员很重要。该到会的，一定要通知到；不应当到会的，不要通知。确???与会人员，可以采取以下方法；①查找有关文件、档案等资料；②请人事部门提供；③征求各部门意见；④请示领导。大型会议时，还要对与会人员进行分组，便于分头讨论，组织活动。 5．发出通知。名单确定后，即可向与会人发出通知，便于他们做好准备工作。通知一般用书面形式。内容包括：会议名称、开会的目的、内容、与会人应准备什么及携带什么、开会日程、期限、地点和报到的日期、地点、路线等。与会人接到通知后，应向大会报名，告知将参加会议，以便大会发证、排座、安排吃住等。 ; 6．会场。会场布置和安排是会议的又一项重要工作。会议室应当根据会议的内容来安排，会场的布置应与会议内容相协调。 主席台，设在代表席对面的地方。现在一般在主席台前设讲台，用于发言人讲话。主席台上可适当摆放鲜花用以点缀。主席台背后悬挂会标或旗帜，会议名称的标语悬挂在主席台上方。主席台席次：按职位高低排列。(图38) ; 7．座次。代表席的座次应统一安排，照顾全面。因为座位有前有后，有正有偏，在排座位时要根据不同情况，妥善安排，照顾到各个方面。 8．印制证件。证件是出席会议的证明，是与会者身份、资格、权利、待遇的证明。代表证、记者证、工作人员证要用不同颜色的字或纸印刷，以示区别。 代表证的一般格式如下： ;删胃锅烃扩正奢警烩膊罩橙芝泡掉浚刃檬农拘绪本末余题枝涟姚沽徊卡乙商务礼仪教程第8章会议和典礼礼仪商务礼仪教程第8章会议和典礼礼仪; 9．接待和报到。外地代表到达后，应安排工作人员到车站、码头、机场接站。到驻地后，持通知书到大会报到处报到。报到处接待人员应礼貌接待，验看有关证件后即安排食宿，并登记一下联系的地点、方式，发给证件、文件等。报到人数至少每天向秘书处汇报一次。 ; (三)会议过程 1．签到。代表进入会场要履行签到手续，以便统计人数和凭证明入场。小型会议可以在入口设签到处，代表入场时，先在签到簿上签上姓名，即表示到会。大中型会议不用这种方法签到，否则会造成入口处拥挤、混乱。一般可采用事先发签到卡，代表在入口处，把签到卡交给签到处工作人员，即表示签到。 签到卡样式： ;插熄纪陨蜜程猎磐倪秘艾绽弥涤九掺戚卓蛇活蚊搂肇老陷颗孕镍纤孺侥博商务礼仪教程第8章会议和典礼礼仪商务礼仪教程第8章会议和典礼礼仪; 签到统计工作有两种方法： (1)签到工作人员事先把代表座位的分配情况——代表座次取来，签到时，收了签到卡后，按排、按号进行销号处理，这样便可以随时掌握实到、缺席人数及其姓名了。 (2)如果只要求人数，就只点签到卡的数量便可以了。 ; 2．安排发言。大会发言要事先排定人选和次序，秘书处可以提出初步意见，请领导确定。 确定发言人应注意三个平衡：