互联网时代电子文件的科学规范管理.pdfVIP

办公信息化 Office Informatization 2016年3月 月刊 总第287期 互联网时代电子文件的科学规范管理 文 / 国家新闻出版广电总局 582 台 刘敏 即电子文件本身对计算机软硬件系统 基础 ，这就为提高 电子文件档案管理 表现 出了一定 的依赖性 ，需要借助软 工作的效率与质量提供了技术保障。 摘要 ：本文立足互联网时代 硬件系统才能够实现 电子文件 的生成 （3 ）便于快捷索引，增强共享 背景下电子文件的特点剖析、规 与应用 ；二是非直读性 ，即相应 的信 通过 已搭建 的 电子文件 归档管理 范管理的必要性和面临的挑战分 息与载体之 间是相对分离的 ，脱 离 了 系统 中的 电子化检索平 台 ，充分利用 析，从技术应用、系统开发、数 载体的支撑 ，电子文件无法直接读取 ； 文件检索功能软件 ，可 以实现快速便 据 归 档、 安 全 风 险 防 范 等 方 面， 三是共享性 ，电子文件能够借助互联 捷 的文件检索 、引用服务 ，这就为提 提出了实现电子文件科学规范管 网实现传输 ，因此 ，信息 的共享程度 高 电子文件信息使用效率并实现 电子 理的合理应对举措。 较高 ；四是集成性 ，电子文件形式多 文件信息内容的高度共享奠定了基础 。 样化 、易更改 ，具有高度集成性特点 ； 关键词 ：互联网时代 电子 文件 科学规范管理 五是系统性 ，即 电子文件本身结构复 3 互联网时代电子文件 杂 ，是一个完善 的系统在支撑其运行 ， 科学规范管理面临的挑战 所 以 ，相应 的安全维护工作也相对复 当前 ，电子文件 归档管理过程 中 杂 ，必须系统化 。 所面临的突出问题主要有以下几方面 ： 在信息化 、数字化时代 ，计算机的 一是在技术配置上 ，由于计算机技术 普及和广泛应用推动了电子文件的诞生 ， 与 网络技术 的不断发展 ，相应 的计算 对比传统的纸质文件 ，电子文件本身存 2 互联网时代电子文件 机软硬件配置上需要随之实现不断地 在着易操作 、易存储 、应用便捷等优势 科学规范管理的重要意义 更新升级 ，但是基于经费管理等方面 特点 ，能够为提高档案文件管理工作的 （1 ）利于文件的长期保存 的规定较 多 ，尤其是机关事业单位财 效率 、实现档案信息的高度共享与充分 借 助 电子 文 件 的 优 势 特 点 ，能 务管理严格 ，所 以在后续资金 与技术 利用奠定基础。但是 ，电子文件归档等 够 改 变 传 统 纸 质 文 件 平 面 化 存 储 模 保 障方面的反应上具有一定 的滞后性 ， 管理工作是一个相对专业及复杂化的过 式 ，以高度兼容性来实现对文字 、图片 、 及 时有效落实有一定难度 ；二是互联 程 ，新时期加强和完善电子文件归档管 音视频等各类信息形式 的存储 ，进而 网应用支撑平 台下的