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明道大學檔案管理教育訓練 101年8月16日 秘書處製 課程內容大綱 何謂檔案管理？ 單位留存檔案為何？ 單位留存檔案如何放置？ 單位留查資料可以銷毀嗎？ 檔案銷毀程序。 活動成果報告。 秘書處小叮嚀。 何謂檔案管理？ 依據檔案法，檔案管理作業包括下列各項： 點收－指檔案管理單位或人員將辦畢歸檔之案 件，予以清點受領。 立案－指就檔案之性質及案情，歸入適當類 目，並建立簡要案名。 編目－指就檔案之內容及形式特徵，依檔案編 目規範著錄整理後，製成檔案目錄。 保管－指將檔案依序整理完竣，以原件裝訂或 併採微縮、電子或其他方式儲存後，分置妥善 存放。 何謂檔案管理？ 檢調－指機關內或機關間因業務需要，提出檔 案借調或調用申請，由檔案管理人員依權責長 官之核定，檢取檔案提供參閱。 清理－指依檔案目錄逐案核對，將逾保存年限 之檔案或已屆移轉年限之永久保存檔案，分別 辦理銷毀或移轉，或為其他必要之處理。 安全維護－指為維護檔案安全及完整，避免檔 案受損、變質、消滅、失竊等，而採行之防護 及對已受損檔案進行之修護。 其他檔案管理作業及相關設施事項 單位留存檔案為何？ 通知 會議紀錄 便簽 校外來文（收文） 其它 單位留存檔案如何放置？ 依「歸檔日期」先後，早者在下，晚者在 上。 滿卷後，製作目錄（次）頁。 裝訂後之檔案，按先後順序，小者在左， 大者在右直立排列於架上（若裝箱，側標 建議朝上，以方便尋找）。 側標至少包含：學年度、單位、公文類 別、公文文號及卷次號（第幾卷）。 公文側標範例 裝箱公文範例 他項資料編號歸檔範例 他項資料裝箱範例 目次表範例 單位留查資料可以銷毀嗎？ 依「公文處理作業程序」，單位存查公文由單位 登記桌負責集中保管，不由承辦人保管，保存年 限至少一年。 各項文件資料建議訂定保存期限。 有關公文銷毀，教育部總務司蘇德祥司長說：儘 可能不做公文銷毀，因為未來會走向無紙化，目 前這樣的紙本公文，會成為具有歷史性之文物。 如空間暫時無慮，可暫不銷毀。 秘書處資料保存年限表範例 檔案銷毀程序 可參閱行政知識庫秘書處「檔案銷毀」標準作業 流程。 製作銷毀清冊送請單位主管核章，並內會承辦之 二級主管。 銷毀清冊需「永久」保存。 重要資料，如涉及個人資料，需擊碎至檔案內容 無法辨識（電子檔亦同）。 ＊特別提醒： 1 、單位存查公文務必依照相關規定，將影像檔上傳至公文系統 ， 以利日後查詢。 2 、銷毀清冊務必清楚記載銷毀資料之內容，例如：時間、內容、 承辦人等。 檔案銷毀標準作業流程 擬銷毀目錄範例 活動成果報告 請依97年4月1日行政會議紀錄辦理－所有校內重 大活動結束後需完成重點校務工作即時檢討表及 將活動成果上網，才可進行核銷。 重點校務工作即時檢討表 活動結案報告目錄範例 秘書處小叮嚀 歸檔公文常見的錯誤 單位主管未核章即送存至檔案室。 收文附件包含「收據」，但未會辦會計室抽存。 未依規定辦理歸檔。 公文附件應併同公文歸檔。（若有特殊情況，請 與秘書處靜茵聯絡 小叮嚀 各單位留存資料多元，如有需要協助，請與秘書 處聯絡。 簡報結束，謝謝參與！