金湾区声像档案管理暂行办法详解.docVIP

金湾区声像档案管理暂行办法 (征求意见稿) 第一章 总则 第一条 为加强声像档案的管理，保证声像档案的完整，更好地利用声像档案信息资源为我区各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《广东省档案条例》、《珠海市档案条例》、《照片档案管理规范》（GB/T11821－2002）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）等有关法规标准，制定本办法。 第二条 声像档案是国家机构、社会组织或者个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、影片、唱片、录音带、录像带、磁带、光盘等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。 第三条 本办法适用于本区行政区域内机关、团体、企事业单位和其他组织的声像档案收集、整理和管理工作。 第四条 区档案行政管理部门对本行政区域内机关、团体、企业事业和其他组织的声像档案工作实行监督和指导，确保声像档案的安全和齐全完整。 各单位档案部门对本系统、本单位的声像档案工作实行监督和指导。对本单位声像档案进行收集、保管及有效利用。 第五条 声像档案属于全宗档案的重要组成部分，由本单位档案部门实行集中统一管理。 第二章 声像档案的收集归档 第六条 声像档案的收集范围： （一）反映本单位主要职能活动和工作成果的声像材料。 （二）领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的声像材料。 （三）本单位组织或参加的重要外事活动的声像材料。 （四）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重点建设工程以及自然灾害、异常现象的声像材料。 （五）本单位集体或个人被表彰或授予荣誉称号的声像材料。 （六）反映本地区地理、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的声像材料。 （七）与其他载体档案有密切联系的声像材料。 （八）其他具有保存价值的声像材料。 第七条 新闻部门的声像档案收集除执行本办法外，还要按中央宣传部、国家档案局制发的《新闻单位宣传报导档案管理暂行办法》办理。 第八条 声像档案的归档要求： （一）属于归档范围的声像材料，必须由摄录人员或承办单位在摄录工作结束后（30个工作日内）负责收集、整理，及时向本单位的档案部门移交或指定专人负责。 （二）对反映同一内容的图片（画面），应选择其中具有代表性和典型性的的图片（画面）归档，所选图片（画面）能反映该项活动的全貌，同时应主题鲜明，声音清晰，画面完整。没有保存价值或重复的不得归档。 （三）归档的声像材料必须是原版、原件（历史原因除外）。 （四）归档的音频电子文件必须以MP3或WAV为通用格式，视频电子文件必须以MPEG或AVI为通用格式，数码照片应为JPEG或TIFF通用格式。 （五）归档的声像资料必须以录音带、录像带、磁带或光盘等为载体存贮。对需要永久、长期保存的以录音带、录像带、磁带等磁性材料为载体保存的声像资料，应将其制成光盘保存。 第三章 声像档案的整理 第九条 声像档案的整理应遵守声像档案的形成规律和特点，以有利于保持声像档案的有机联系，便于保管和利用为原则。 第十条 声像档案的保管期限分为永久、长期和短期。 第十一条 声像档案的整理内容包括对声像档案进行分类、编写文字说明、排列、编号、装盒、编制目录等。 第十二条 纸质照片档案的整理： （一）纸质照片的分类：应当在全宗内按保管期限-年度-问题进行分类。 （二）纸质照片的排列：应当在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间顺序排列，先排一组照片，后排单张照片。 （三）纸质照片档案的编号（即照片号）：由档号-照片册号-张号组成，其中档号为声像档案大类代字+类别代号+目录顺序号，照片册号是指照片册的流水号，张号是指照片在册内排列时从“1”开始的顺序编号。 （四）纸质照片档案的说明包括总说明和分说明。总说明是指一组照片的说明，分说明是指每张照片的说明。对于一组照片编写了总说明的，组内单张照片的分说明可以从简。 编写总说明要综合运用事由、时间、地点、人物、背景和摄影者六个要素，概括揭示出照片影像反映的全部信息。照片档案总说明的文字要通顺简洁，不要按六个要素将总说明机械地断开。一般照片档案的总说明不超过200个汉字，并采取打印、粘贴的方式，放在本册所有照片之前的“照片档案总说明”处。 分说明应包括照片题名、照片号、底片所在、时间、地点、摄影者、参见号、文字说明八项内容。照片题名应当简明概括，准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素应当齐全。文字说明仅对题名未及内容做出补充，其他需要说明的事项亦可在此栏表述。照片归属权不属于本单位的，应当注明照片版权、来源等。 （五）照片档案按照《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)的要求，填写案卷的卷内目录、案卷目录、卷内备考表。 第十三条 数码照片档案的整理： （一）数码照片的分类：应当在全宗