第11篇 Access 2003数据库管理.ppt

Access不但能获取外部数据，还能将本身的数据表导出为外部数据，实现与其他应用项目的共享。文本文件和电子表格是最常见的需求。 【例11-1】 导出数据表为文本文件和电子表格 要求：将数据库中的“成绩表”数据表导出为文本文件、电子表格。 操作步骤： （1）打开学生管理系统.mdb，在数据库窗口中选中“成绩表”数据表。 （2）单击“文件”→“导出”菜单项→在打开的窗口中选择保存位置为桌面→选择导出的文件类型为txt→将文件命名为“成绩表1”。文件名与保存类型如图11-1所示。 （3）单击“导出”按钮，根据导出向导提示操作，在指定位置生成文件：成绩表1.txt。 （4）再次做同样操作→选择文件类型为“Excel”→将文件命名为“成绩表2”→单击“导出”按钮，根据导出向导提示操作，在指定位置生成文件：成绩表1.xls。 11.1.2 数据的导入 1． TXT文件导入到数据库 2． Excel文件导入到数据库 【例11-2】 将txt文件导入到数据库中作为表 要求：导入txt文件到数据库中成为数据表。 操作步骤： （1）在桌面新建文本文件cj.txt，输入4行数据，数据之间用西文逗号分隔，如图11-2所示。 （2）打开学生管理系统.mdb，在数据库窗口中单击表对象→单击数据库窗口“新建”按钮→选择“导入表”→单击“确定”按钮→文件位置选择桌面→文件类型选择“文本文件”→文件选择cj.txt→单击“导入”按钮，显示导入文本向导内容界面，如图11-3所示。 （3）单击“下一步”按钮→勾选“第一行包含字段名称”→单击“下一步”按钮→选择“新表中”→单击“下一步”按钮→xh字段的数据类型选择“文本”→单击“下一步”按钮→选择“不要主键”→单击“下一步”按钮→将表命名为“成绩”→单击“完成”按钮。 （4）查看“成绩”表的内容，如图11-4所示。 【例11-3】 将xls文件导入到数据库中作为表 要求：导入xls文件到数据库中成为数据表。 操作步骤： （1）在桌面新建电子表格文件tj. xls，输入4行数据，如图11-5所示。 （2）打开学生管理系统.mdb，在数据库窗口中单击表对象→单击Access窗口“文件”菜单→选择“获取外部数据”→ “导入”菜单项→文件位置选择桌面→文件类型选择“Microsoft Excel”→文件选择tj. xls→单击“导入”按钮，显示导入数据表向导内容界面，如图11-6所示。 （3）单击“下一步”按钮→勾选“第一行包含字段名称”→单击“下一步”按钮→选择“新表中”→两次单击“下一步”按钮→选择“不要主键”→单击“下一步”按钮→将表命名为“体检”→单击“完成”按钮。 （4）查看“体检”表的内容，如图11-7所示。 11.1.3 数据的链接 在Access中可以把外部数据链接到当前数据库中，链接的外部数据通常是另一个数据库中的表、文本文件或电子表格。 链接后的文件在当前数据库中像表一样显示，但不是数据库中真正的表。链接到当前数据库的外部数据不能与已有的表重名。 【例11-4】 链接外部数据到当前数据库中 要求：将文本文件、电子表格链接到当前数据库中。 操作步骤： （1）打开学生管理系统.mdb，在数据库窗口中单击表对象→单击Access窗口“文件”菜单→选择“获取外部数据”→ “链接表”菜单项→文件位置选择桌面→文件类型选择“文本文件”→文件选择cj.txt→单击“链接”按钮，显示链接文本向导内容界面，根据向导提示，完成文本文件的链接。 （2）用同样的方式链接电子表格文件，链接时文件类型选择“Microsoft Excel”，链接后的数据图标不同，但图标钱都有链接标记，打开后显示的样式与数据表相同，如图11-8所示。 11.2 Access 2003的新功能 1． 不同数据源的访问 （1）连接各种不同的商业数据系统：可以使用各种不同的方式连接表，然后使用在Access 2003的窗体、报表或数据访问页，一次可以从多种数据库来访问数据。 （2）弹性应用企业数据：可以将不同的数据源合并到Access应用中。 （3）合并广泛的数据源：Access 2003可以支持各种数据的格式。 2． 工具支持的分析 在Access 2003中对于错误的处理有较高级的功能，以便让用户能够获得更多的支持，主要说明包括： （1）迅速取得说明的帮助：通过“快速入门”和“说明”的任务窗格，可以通过Microsoft Office在Internet的网站上访问相关的说明，以便取得进一步的支持组建，这些说明和帮助文件会定期的更新。 （2）容易的备份数据：在Access 2003中，即使数据库正在使用中，也可以将数据库创建副本，并且放置到其他的位置。（“工具”菜单栏→数据库实用工具→备份数据库） （3）快速的压缩和