第十四讲合计查询.doc

课题：合计查询 ? 【教学目标】使用学生掌握合计查询的使用方法，并熟练掌握求和、平均、统计个数的方法。 【重点难点】对特定记录数据的求和、平均和统计个数的基本操作方法。 【教学课时】2课时 【教学过程】 在查询中可执行许多类型的计算。例如，可以计算一个字段值的总和或平均值，再乘上两个字段的值，或者计算从当前日期算起三个月后的日期。 在字段中显示计算结果时，结果实际并不存储在基准窗体中。相反，Microsoft Access 在每次执行查询时都将重新进行计算，以使计算结果永远都以数据库中最新的数据为准。因此，不能人工更新计算结果。 如果要在字段中显示计算的结果，可以使用 Microsoft Access 所提供的预定义计算或自定义的计算。使用所谓“总计”的预定义计算，可计算出记录组或全部记录的下列量值：总和、平均值、数量、最小值、最大值、标准偏差或方差。可以对每个字段选择要进行的总计计算。 可以用“简单查询向导”来进行某些类型的总计计算，或者用查询设计网格中的“总计”行来进行全部类型的总计计算，其中需要为进行计算的字段选定合计函数。 在查询设计网格中，也可以指定准则来限定进行总计计算的组、计算中包含的记录或执行计算后显示的结果。 自定义计算可以用一个或多个字段的数据，进行数值、日期的和文本计算。例如，使用自定义计算，可以将某一字段值乘上某一数量、找出存储在不同字段的两个日期间的差别、组合文本字段中的几个值，或者创建子查询。使用设计网格“总计”行的选项，就可以对记录组执行计算，并对计算字段计算出总和、平均值、数量或其他类型的总和。 对于自定义计算，必须直接在设计网格中创建新的计算字段。创建计算字段的方法是：将表达式输入到查询设计网格中的空“字段”单元格。 表达式可以由多个计算组成，例如，Sum([UnitsInStock]+[UnitsOnOrder])。也可以指定计算字段的准则，以影响计算的结果。 但是，不必在字段中显示计算的结果。相反，可以将它们用作准则，以决定查询选定的记录或决定要执行操作的记录。例如，可以在“准则”行中指定下面的表达式来告知查询：只返回从今天算起到三个月后的日期之间，“要求日期”字段中有值的记录。 也可以用计算来更新查询中的数据。例如，可以在“更新到”单元格中输入下列表达式，将“单价”字段的全部数值增加百分之五。 在查询设计网格的“总计”行中，十二个选项中的九个是合计函数。除 Sub 和 Last 函数外，全部都在下表中予以解释。有关使用 First 和 Last 函数时需要特别考虑的详细内容，列表中另外三个选项将在第二个表中解释。 选定 若要查找 使用下列字段数据类型 Sum 字段值的总和。 数字、日期/时间、货币和自动编号 Avg 数字、日期/时间、货币和自动编号 Min 文本、数字、日期/时间、货币和自动编号 Max 文本、数字、日期/时间、货币和自动编号 Count Null（空）值。 文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否和 OLE 对象 StDev 数字、日期/时间、货币和自动编号 Var 数字、日期/时间、货币和自动编号 选定 用于 Group By 定义要执行计算的组。例如，如果要按类别显示销售额总计，请对“类别名称”字段选定 Group By。 Expression 表达式中包含合计函数的计算字段。通常在表达式中使用多个函数时，将创建计算字段。 Where Microsoft Access 将清除“显示”复选框，隐藏查询结果中的这个字段。 ? 在工具栏上单击“合计”按钮 。 Microsoft Access 将显示设计网格中的“总计”行。 在要进行分组的字段的“总计”单元格中选定“Group By”。 对要计算的每个字段，请单击它在“总计”行中的单元格，然后单击以下合计函数之一：Sum、Avg、Min、Max、Count、StDev 或 Var。 有关每个合计函数的详细内容，请单击 （有关使用 First 和 Last 函数时需要特别考虑的详细内容，请单击 ）。 如果需要，请输入影响计算结果的准则。 如果需要，请排序结果。 在工具栏上，单击“视图”按钮 查看结果。 ?小结： 合计函数在计算时不能包括有空值 (Null) 的记录。例如，Count 函数返回所有无 Null 值记录的数量。有一种方法可以对 Null 值进行计数，另外也可以将 Null 值转换为零以便进行计算。 ? 1