公文类别与结构 - 国立东华大学总务处.doc

一、公文類別與結構 （一）公文類別： 1.令： (1)公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則：令文可不分段 (2)發布法規命令及人事命令：任免、遷調、獎懲格式由人事主管機關訂定 (3)蓋用機關印信 2.呈：對　總統有所呈請或報告時使用 3.咨：總統與立法院間公文往復使用 4.函： (1)上級機關對下級機關（下行函） (2)下級機關對上級機關（上行函） (3)同級或不隸屬機關（平行函） (4)民眾與機關間 5.公告： (1)向公眾或特定對象宣布 (2)得張貼公布欄（蓋機關印信）或機關電子公佈欄 (3)利用報刊等傳播 (4)得用表格處理 (5)登報公告免署職稱姓名 6.其他公文：書函、開會通知單、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或 便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖、定型化 表單等 （二）公文結構： 1.主旨： (1)全文精要以說明行文目的與期望 (2)力求具體扼要 (3)主旨不分項，文字緊接段名冒號下書寫 (4)定有辦理或復文期限的請主旨內敍明 2.說明：當案情必須就事實、來源或理由，作詳細之敍述無法於主旨內容納時使用 (1)敘述事實來源經過或理由勿重複期望語(如請核示請查照等) (2)只摘述來文要點 (3)提出處理方法分析（簽） (4)視內容改稱「經過」「原因」 (5)公告用改為「依據」指出法條或機關名稱 (6)須列明副本收受者的作為、附件名稱份數 3.辦法： (1)提出具體要求或處理意見勿重複期望語 (2)視內容改稱「建議」「請求」「擬辦」「核示事項」 (3)公告改為「公告事項」或「說明」 (4)３段式內容截然劃分避免重複 二、公文的製作要領 （一）常見公文用語與用字 1.稱謂用： (1)上級對下級－稱「貴」 (2)下級對上級－稱「鈞」「鈞長」「大」（無隸屬） (3)機關或首長對屬員－稱「台端」 (4)間接對機關團體－稱「全銜」或「簡銜」必要時稱「該」 (5)間接對機關職員－稱「職稱」 (6)機關對人民－稱「先生」「女士」或通稱「台端」「君」 (7)平行－稱「貴」 (8)自稱－稱「本」 (9)行文數機關或單位時，如於文內同時提及－通稱「貴機關」或「貴單位」 2.期望用：視需要酌用 「希」 「請」 「查照」 「照辦」 「辦理見復」 「核示」、「鑒核」 「請轉行照辦」 「轉告」 3.統一用字（語） 公布 身分 占有 牴觸 計畫、策劃 雇員、僱用 聲請（對法院）、申請（對機關） 關於 紀錄、記錄 蒐集 儘量 貫徹 （二）注意事項： 1.使用標點符號 2.避免艱深費解無意義及模稜兩可 3.語氣肯定堅定且互相尊重 4.阿拉伯字註明承辦月日時分 （三）範例: 1.函(P4) 2.空白公文簽辦單(P5) 3.空白開會通知單(P6) 4.空白學術服務事項處理單(P7) 5.空白支出憑證粘存單(P8) 公文參考範例 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　檔　　號： 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　保存年限： 行政院　 函 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 地　　址：000臺北市○○路○○○號 聯絡方式：（承辦人、電話、傳真、e-mail） 100 臺北市○○區○○○路○段000號 受文者：臺北市政府 發文日期：中華民國00年00月00日 發文字號：○○字第0000000000號 速別：最速件 密等及解密條件或保密期限： 附件： 主旨：為杜流弊，節省公帑，各項營繕工程，應依法公開招標，並不得變更設 計及追加預算，請 轉知所屬機關學校照辦。 說明： 一、依本院00年00月00日第○○次會議決議辦理。 二、據查目前各級機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標之情事，或施工期間變更原設計，以及一再請求追加預算，致弊端叢生，浪費公帑。 辦法