写好英文商业信件-香港税务顾问HongKongTax.PDF

寫好英文商業信件 Better business writing 本來，這篇談英文寫作的文 章，是應該用英文寫的，因為 既然文章談的是英文，那麼， 理所當然，文章最好用英文。 但回心一想， 坊間實在已有 很多教人寫英文的書，而且它 們大多由以英語為母語的學 者或權威人士編寫，小弟何德 何能，膽敢用英文談英文寫 作，跟他們爭長論短呢? 我當 然有自知之明，獻醜，倒不如 藏拙了！ 不過，這麼多年來，我讀了一些英文寫作的書，亦寫過大量英文 公文，對英文商業信件的寫作亦有相當經驗，我想，如果我用中 文談英文寫作，是可以濫竽充數的 因為蜀中無大將，我這個 廖化，亦可作先鋒吧！ 況且，那些以英語為母語的學者或權威， 是不會用中文寫這種文章，而即使他們會寫中文，寫出來的，亦 未必比我好。 當我決定要寫了，我就盡心盡力去寫，將我多年來的寫作經驗心 得，全部寫出來，給大家參考。 我的寫作經驗，和其他學者權威所說的，其實大同小異，毫無新 237 意。事實上，英文寫作技巧，無論誰人說的，都始終離不開我很 久以前讀過的一本叫做《Elements of style》的書。各位朋友如 有興趣於英文寫作，可到書店或圖書館，找這本書來看看。 要英文商業信件寫得好， 我認為必須符合以下十個原則: (1) 多 用主動式 (2) 直話直說 (3) 文句簡潔 (4) 用字精確 (5) 表現專 業 (6) 文句連貫 (7) 幫助受信人解決問題 (8) 多用談話句式 (9) 將受信人放在心中 (10) 真誠與溫情。 (1) 多用主動式 Use active voice 一般來說，主動式令人感到發信人是正直和負責任，而被動式則 令人感到吞吞吐吐和不負責任。前者的印象正面，令受信人對發 信人增加信任，那對生意和工作表現自然有好處，而後者負面， 使對方認為發信人吞吞吐吐、閃閃縮縮，那對談生意，或委託要 任，自然就諸多阻滯了。舉個簡單的例子，很多人喜歡在信中說 「Any inconvenience caused is regretted. 」，其實，這句話若改 為「I apologize for any inconvenience caused.」，效果就會好得 多，因為前句沒有「subject 」， 受信人就會問誰人在遺憾呢? 是 否發信人叫受信人自己去遺憾呢 ? 此外，如果發信人想向受信人 道歉，他應該直說「apologize 」，而不是說「遺憾」這個曖昧詞 語。 238 (2) 直話直說 Be straightforward 開門見山，有一說一，有二說二，那就是直話直說了。一般來說， 直話直說比轉彎抺角好，因為前者令人感到發信人誠實，而後者 令受信人感到發信人想隠瞞某些重要事情，事實上，說話轉彎抺 角，人家看了半 天，仍不明白你要說什麼，那寫信的目的，肯定 是失敗了。