会计档案管理办法_6925.ppt

红桥区档案局 2012年5月 财政部、 国家档案局制发的 《会计档案管理办法》第六条明确规定：“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。” （二）会计档案的收集范围 （1）财务报告按年度组卷。组卷时，数量多的单位将年报、季报、月报分别组卷，如果数量少时，可将年报与季报、月报合并组成一卷，将年报放在最前边 ，保管期限归入永久。 （2）一般应将本机关的报表与下属单位的报表分开组卷。 （3）报表用卷皮装订，规格大的要风琴折叠，右上角编页号。 （4）用今易档案管理软件录入卷内目录信息，生成卷内目录表，填写备考表，同报表装订在一起，并按规定拟写案卷题名，填写封面栏目。 在整理财务报告时，可能会遇到一些文字材料，这些材料是对财务报告的分析和说明，应为财务报告的组成部分，应当与财务报告合在一起组卷，以保持内容上的密切联系。 会计档案的保管期限分为永久和定期两类。原则上，应按财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》中的“关于会计档案保管期限表”的规定执行。属于永久保管的有：年度决算报表，涉及外事和对私改造的会计账簿、会计凭证等，其余为定期保管。定期保管的期限分为25年、15年、10年、5年、3年。 （一）会计档案的分类 会计材料的分类要按照会计文件材料形成的规律和本身固有的特点，从本单位会计工作的具体情况出发，选用适合的分类方法。常见的分类方法有： 　　1、年度——形式（凭证、账簿、报告、其它）——保管期限分类法。即首先按年度分开，其次把一个年度内形成的会计核算材料分为凭证、账簿、财务报告、其它四大类，然后再按不同的保管期限分别组成保管单位。优点是简便易行，容易掌握，便于查找和利用。这种分类方法适用于单位预算会计。 　　2、年度——组织机构——形式（凭证、账簿、报告、其它）——保管期限分类法。即首先按年度分开，其次把一个年度内形成的会计核算材料按组织机构分开，然后在组织机构内再将凭证、账簿、财务报告按保管期限分别组成保管单位。这种分类方法适用于总预算会计（财政机关）。 （二）案卷排列方法 　　按照类别—保管期限—年度排列。即案卷按凭证、帐簿、财务报告三类分开，按保管期限分开，再按年度内时间先后进行排列。这种排列方法适用于一般单位。 （四）装盒 　　案卷装盒应与案卷排列、编目相一致。 谢 谢 ! 七、会计档案保管期限的划分 报表 账簿 凭证 保管期限 （1）报表：决算、年报表 永久 工资报表 25年 　　 季报、月报 3-5年 （2）账簿：现金银行存款账、 现金出纳帐 25年 总帐、明细帐 15年 （3）凭证： 15年 八、会计档案的分类、排列和编目 （三）案卷的编号方法 　　（1）编大流水号。一般的单位应编大流水号，即凭证、帐簿、财务报告按保管期限分开，再分别编大流水号（同一类别，同一保管期限的案卷号是相连的）如2011年有12本凭证编1-12号；2012年从13号开始编号。一直连续下去。截止10年搞一次断代。这种编号方法适用于一般的单位。 　　（2）编小流水号。即同一年度同一类别的会计档案案卷都从1开始编号。如：2011年有12本凭证编1-12号，2012年又从1开始编号，这种方法适用于会计档案特别多的单位。 会计档案（凭证） 全 宗 号 目 录 号 卷 号 财会主管： 经办会计： 凭证号数： 自 号至 号 保管期限： 本 月 共： 册 本盒是第 册 启用日期： 年 月 日至 年 月 日 立档单位： 凭证名称： （封面样式，加粗项填写） 凭证装盒 会计凭证 年度 月份 号数自 号 至 号 全宗号 目录号 卷 号（如：1-3） （脊背样式，除目录号 可不填外其它项填写齐全） 保管 期限 本卷共 张 自 年 月 日 起 至