Exce排序技巧.doc

有条不紊话排序 笔者在单位人事部门工作，经常用Excel制作、打印各种各样的员工花名册。对于不同表格，领导总有不同要求，于是姓名的排序就成了关键问题——花名册是一种顺序，工资表是一种顺序，值班表又是一种顺序……在实际应用中，排序技巧能让你事半功倍，减少大量不必要的麻烦。下面就来看看Excel中的排序技巧吧！以下内容均以图1所示的员工表格为例。 一、通常的排序在默认情况下，Excel对中文字符(姓名)的排序，是按汉语拼音的首字母顺序进行的。如想在升序或降序的排列方式中切换，只要选中B列(姓名)中的任意单元格，单击“常用”工具栏上的“升序排序”或“降序排序”按钮(见图2)即可。 二、按笔画排序在公司的选举活动中，通常需要将姓名按姓氏笔画进行排序。这也不难:选中B列中的任意单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框(见图3)，单击其中的“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，选中其中的“笔画排序”选项，点击“确定”按钮返回“排序”对话框，设置好排序的类型(升、降序等)，再单击“确定”按钮就行了。 小提示经过上述操作后，Excel的默认排序方式就更改为按“笔画”排序了。 三、按特殊要求排序如果要对图1中的“部门”列按照“机关、一车间、二车间、三车间、四车间、油库”的顺序进行排列，可以这样操作:执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框(见图4)，切换到“自定义序列”标签下，在右侧“输入序列”下面的方框中将上述序列输入其中，单击“添加”按钮。然后选中D列(部门)中的任意单元格，打开“排序”和“排序选项”对话框，点击“自定义排序次序”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选中刚才定义的序列，确定返回“排序”对话框，将“主要关键词”修改为“部门”，并设置好排序的类型(升序)，单击“确定”按钮即可。 小提示★序列各元素之间请用英文状态下的逗号隔开。★只要按上述方法对D列操作一次，今后只要点击“常用”工具栏上的“升序排序”或“降序排序”按钮，即可依据自定义序列对D列进行排序。 四、按行排序以上所述的排序技巧，排序的依据都是列元素，然而Excel也能根据行元素进行排序。方法如下:选中数据区域中任意单元格，打开“排序”对话框，将“主要关键词”修改为排序依据的行(如“行1”等)，并设置好排序类型。再打开“排序选项”对话框，选中其中的“按行排序”选项，依次确定即可。五、仅对一列排序如果只想对某一列(如“性别”列)排序，而其他列的数据保持不动，可以这样操作:单击C列列标，选中C列，单击“常用”工具栏上的“升序排序”或“降序排序”按钮，或者执行“数据→排序”命令，此时系统会弹出如图5所示的提示框，选中其中的“以当前选定区域排序”选项，再单击其中的“排序”按钮就行了。 小提示★在Excel 2000及以前的版本中，进行上述操作时，不出现此对话框，而直接对选定列进行排序。★这种排序可能会引起数据的混乱，请谨慎操作。 六、动态排序如果表格中有数值类型的列(行)，需要按数值进行排名时，通常用RANK函数来实现。选中F2单元格，输入公式:=RANK(E2,$E$2:$E$63)，然后用“填充柄”将此公式复制到F列下面的单元格中，名次即可出现在F列相应的单元格中。小提示如果将F2单元格中的公式修改为:=COUNTIF($E$2:$E$63,E2)+1，也可以得到相同的结果。