外贸流程手册及说明 (调整).ppt

流程图及制度说明;公司组织结构图;公司核心流程图;业务沟通流程;出货流程; ;业务人员应尽可能多机会收集客户信息，每天至少要用二个小时时间搜寻客户，发布信息。 业务人员应对每个客户进行建档管理 业务人员每周六应将本周的业务开发进度及订单进度及下周的工作计划上报总经理。 业务人员每月30日前应对新搜寻的客户信息进行分类，整理并上报总经理备案 业务人员应针对不同的客户进行联系，开发 对公司安排的每个询盘要认真研究后回复;业务核心流程及相关联系人;客户询盘 ;向跟单部或厂部询价 ;业务人员收到客户询盘后，情况紧急的限当日回复，最晚不得超过两日 若客户需求非我公司业务范围，应于当日告知客户 接到客户询价之邮件或传真，业务人员应当日依客人的要求制作询价单，并将询价单转交跟单部进行成本核算或向相关的厂商询价 跟单部按成本核算或收到厂商的报价后，结合具体情况，加上公司核定的基准利润率将对外报价报给业务人员。重要询盘须报总经理审核通过后方可对外报出 业务人员收到跟单部的报价后应反馈给业务经理 业务经理审核报价后确认对外报价，通知业务人员 业务人员依业务经理审核确定的价格打报价单给客户，必要时修剪样品图片，附于报价单上。报价单传真或E-MAIL给客人后归入客户档案;客人要样，业务人员应依客户样品要求开出打样通知书，由跟单部安排打样室打样 收到样品后业务人员应立即详细检查是否完好无缺，如有规格不符或损坏应通知打样室重做，并嘱咐注意改善及小心包装。若符合打样要求，应当即将样品传交办公人员寄送 如果是新客户，样品寄出前须要求客户确认邮费到付，收到客户的确认后方可寄出样品 业务人员寄样时须附详细的报价单，快递单号并当日传真或E-MAIL给客户 样品寄出后业务人员应及时通知客户并通知办公人员进行跟踪 确认客户收到样品后，业务人员应及时发函请客人确认并追踪落实订单 所有寄出的样品都需有详细的记录。（每个业务人员都须有样品寄送记录表） 如果打样时未满足客户需求，需在留底样报告上写明;业务部门收到样品， 不论是外送样或生产样品都需认真检验、 核查，不得有任何细节上的差错，避免 因留底样的错误而导制生产的错误。 检查要点如下 ：;付款原则： 出口业务: L/C at sight or T/T (30% 预付款，余款收到提单传真件后付清，确认收到款后寄单) 国内业务：T/T (30% 预付款，余款收到后发货) 公司品牌销售及品牌加工业务的付款方式具体由总经理确定 接单时注意事项： 审核客户的价格，交货期，付款条件等合同细节是否可以接受，不能接受的要及时与客人沟通更改 制作的要求及细节是否完整？不完整或不清楚的要马上与客户确认清楚。 3. 金额要核算准确 4. 形式发票上要有银行资料 5. 开信用证之前最好要求客人先将信用证条款跟我们确认，避免正式收到信用证后有些条款不能接受再更改;在收到订金或L/C后制作生产合同附件，合同附件一式五份：一份业务员留底，一份交跟单部，一份交生产部或生产厂家，一份交财务部，一份交采购部。若本厂生产的，由跟单部转生产部进行生产。其他部门需要的，另行打印或复印。 若需下单其他工厂的，跟单部依据合同附件与工厂落实价格及合同的其他条款。 跟单部将内合同，合同附件送总经理审核后向工厂签发订单。合同应由总经理签名方可生效。 如境内合同上数量，价格，包装，规格，唛头，装运期等有变更时，业务人员即发出《订单更改通知》，由跟单部通知生产部或生产厂家，《订单更改通知》并与原订单所留底联装订在一起。 境内合同必须严格依照S/C及L/C的要求开出。除价格外，不得与S/C及L/C有出入之处，有特殊情况需经总经理确认。 有关境内合同的管理办法依有关的合同管理规定处理 。;制作合同附件时需要注意的问题： 合同附件的各个项目要标注清楚，特殊要求特殊注明（内外标有无，唛头包装方式要确认清楚） 布料的颜色要进行明确的区分 对于织带扣具等辅料的颜色要列明 对于刺绣、丝印LOGO的配色、图案、类型要确认清楚（最好有版图发给刺绣丝印厂） 对于材料的要求要列明 对于车线的颜色要列明，必要时车线的单双线情况要分清楚 制作完毕后要检验是否客户的所有要求都有列明 对于供货合同附件的更改要第一时间通知工厂及跟单部 ; 生产部;产前样品需确认 生产单据要审核 生产会议要召开 材料入库要验收 生产过程要检验 刚出成品要验收 包装产品要合格 包装方式要确认 出货之前要抽箱 发现问题要报告;抽箱 （质量、点数等）;业务人员在检验成品时应特别注意以下问题： 包体的内外部是否端正，清洁，特别要检查是否有扭曲、歪斜、凹凸不平等 手工缝制是否符合标准，特别检查是否有浮线、串线、跳针等问题 线头是否修剪干净 LOGO是否干净，位置是否端正，线头是否修剪完整