授课档文件和资料的管理及控制教材.ppt

文件和資料管控培訓教材 公司文件資料是公司進行經營業務研究﹑ 提高公司內在實力和員工素質的重要工具﹐ 是公司的無形資產和財富。 對公司文件資料進行科學﹑有效的管理﹐ 就是為了使其作用得到更大發揮﹐使無形 財富變為有形財富。 第一章﹕文控人員名單及職責介紹 第二章﹕概述 文件資料的特征 文件資料的管控要點 文件資料的收集﹑整理﹑歸檔 文件資料目錄﹑標簽夾編制統一要求 第三章﹕如何發揮文件資料的利用價值﹖ 提供利用的基本要求 建立﹑提供有效的利用平台和渠道 第四章﹕公司文件資料管控知識詳解 目的及范圍 文件編碼講解﹑文件發放﹑電子文件和機密文件的管理控制 文件復印﹑破損更換﹑補領﹑借閱﹑管理控制 質量記錄控制﹑文件資料回收作廢管理 第五章﹕新增/修改文件規范及流程介紹 文件格式和編寫規范要求 新增/修改文件流程介紹 文控人員及職責說明介紹 總要求﹕ 各部門文件管控人員應熟悉《文件資料控制程序》規定的作業要求和標准﹔訂單圖紙接收管理人員還應熟悉《圖紙和訂單資料管理細則》規定的要求﹐做好本部門文件資料管理工作。 各部門文控人員名單 各《部門文控員名單及崗位職責說明》點擊進入 第一章﹕概述 文件資料的特征 文件資料是公司在生產﹑經營活動中直接形成的原始材料﹐它如實地反映了經營活動的過程﹐包括﹕ 1﹑公司文件和資料設立﹑變更的申請﹑審批等文件材料﹔ 2﹑經營管理﹑生產技朮﹑生產管理方面的文件資料﹔ 3﹑勞動工資﹑人事﹑法律事務管理方面的文件資料﹔ 4﹑產品生產﹑能源消耗﹑安全生產方面的文件資料﹔ 5﹑儀器﹑設備﹑工程設計安裝﹑維修方面的資料﹔ 6﹑其它還包括聲像資料﹐如照片﹑影片﹑錄音錄像檔案。 文件資料管控要點 文件資料接收﹑搜集 文件資料的收集﹐就是按照有關規定﹐把文控下發的﹑部門內﹑個人手中分散的﹑種類和數量繁多的文件資料﹐分別集中到組織/部門的文控員處﹐文檔資料的收集工作是整個檔案收集工作的重要環節。 各部門文件資料來源﹕ 文控下發的圖紙﹑訂單﹑ISO體系文件﹑工程通訊﹔ 行政部門下發的行政規章制度﹑安全指引等﹔ 部門內部工作委派單﹑會議文件﹑調查報告等。 各部門使用的檢驗報告﹑實驗數據﹑鑒定報告﹑審核報告等。 文件資料的整理 文件資料的整理﹐是對具體文件的整理歸檔。主要是對零散和需要進一步條理化的文件資料﹐進行分類﹑歸檔﹑文件夾內文件的整理﹑文件夾目錄的編制﹑文件夾的裝訂﹑排列﹑編制﹐ 使之系統起來。通過文件資料整理﹐進一步了解和檢查文件資料收集的質量﹐為文件資料的保管﹑使用、統計工作奠定良好的基礎。 整理的原則﹕ 按照文件的來源﹑時間和內容等條件﹐保持文件之間的聯系﹐充分利用原有的整理基礎﹔便于文件資料保管和利用。 文件資料的分類方法舉例 圖紙的存檔可根據 “圖紙類別”和“圖紙下發時間”兩個參數進行分類。 “圖紙類別”可按磨板機、蝕刻機、顯影機、啤件、電氣等類別進行分類 “圖紙下發時間”可按下發時間以由遠及近的順序歸檔。 文件資料的歸檔 歸檔原則 1﹑不是每個文件都要去歸檔﹐應根據實用原則來確定﹔ 2﹑凡是工作活動中形成的﹐對今后工作有查考價值的文件資料都應歸檔﹔ 3﹑不能只重視經過收發登記的文件﹐而忽視未經收發登記的﹐如本單位會議文件﹑調查報告﹑訪問記錄﹑人事關系﹑介紹信等。 4﹑屬于歸檔范圍的文件﹐必須收集齊全﹑完整﹔ 歸檔方法﹕ 按時間分類﹑按保存期限分類﹑按文件使用頻率分類。 文件資料目錄編制 編目能確切地反映卷內文件的作者﹑內容﹑名稱﹔ 編目細致﹑清晰﹑編號方法統一﹐裝訂整齊﹑美觀﹔ 屬于歸檔范圍的文件﹐必須收集齊全﹑完整﹔ 目錄樣式-----體系文件目錄 宇宙P.C.B.設備有限公司 質量體系程序文件目錄 文件夾外用標簽樣板 文件的編碼 ?《質量手冊》的編碼 UCE QM 《質量手冊》代號 公司代碼 文件的編碼 ? 《支持文件》的編碼 QZ.Q.11-05《量器具使用說明手冊(百分表)》 流水號﹕01﹐02﹐03﹐… 流水號﹕01，02，03，… 部門代號 《支持性文件》代號 部門代號 總經理室：G 工程部：E 品質部：Q 行 政 部：A