项目7：批量制作《家长通知书》.pptVIP

了解邮件合并中的相关概念 掌握邮件合并的一般方法与步骤。 学会应用邮件合并生成批量文档，解决实际应用中的问题。如全校学生毕业证的打印、各类奖状、期末学生成绩单等。 完成如下《家长通知书》的制作： 步骤1：启动Word 2003，新建“《家长通知书》”文档（主文档），输入相关内容，如下所示：保存在桌面，以备使用。 步骤2：预先将数据源如Word表格（Excel或Access）准备好，将“第一学期期末成绩表.doc”放置在桌面，以备使用。 步骤3：打开在桌面的“《家长通知书》”文档。 （1）选择【工具】菜单中的【信函与邮件】命令，在弹出的子菜单中选择【邮件合并】。 （2）弹出【邮件合并】任务窗格。在其中选择要制作的文档类型为【信函】。 步骤4：单击【下一步：正在启动文档】选项，【合并邮件】在其中选择【使用当前文档】。 步骤5：单击【下一步：选择收件人】选项，在任务窗格中选择【使用现有列表】单选框，窗格上出现【浏览】选项，单击【浏览】选项。 单击【我的数据源】对话框，定位至桌面数据源的存放位置，选中“物流0931第一学期期末成绩表.doc”并打开。 弹出【邮件合并收件人】对话框，这和前面两个任务的情形是类似的，在这里可以指定参与邮件合并的记录，选择【全选】，【确定】，返回Word编辑窗口。 步骤6：单击【下一步：撰写信函】选项，进入到信函撰写步骤。这个步骤是邮件合并的核心，将完成把数据源中的相当字段插入到主文档中的相当位置。 先选中主文档中的“尊敬的 同学家长”，接着单击任务窗格中的【其它项目】链接，打开【插入合并域】对话框，【数据库域】单选框被默认选中，【插入合并域】下方的列表中出现了数据源表格中的字段。选中“姓名”，单击【插入】按钮后，数据源中该字段就合并到了主文档中。 用同样的方法把其余字段插入到主文档表格中对应的位置，可以看到从数据源中插入的字段都被用“《》”符号扩起来，以便和文档中的普通内容相区别。 单击【下一步】：预览信函链接，进入【邮件合并向导】。 确认正确无误之后，单击下一步【完成合并】，进入【邮件合并向导】的最后一步【完成合并】。单击【合并】中【打印】，批量打印合并得到的30份信函。 1．什么是“邮件合并” 邮件合并并不是一定要发邮件，它的意思是先建立两个文档：一个包括所有文件共有内容的主文档和一个包括变化信息的数据源。然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息。合成后的文件可以保存为Word文档，可以打印出来，当然也可以以邮件形式发出去。 显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以批量制作标签、工资条、成绩单等。 2．什么时候使用“邮件合并” 具备以下两个条件时，可以通过“邮件合并”完成的任务。 一是制作的数量比较大； 二是文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如学生的各学科课程名称等，这些都是固定不变的内容；而各个学生的成绩等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。 3．邮件合并六大步骤： （1）选取文档类型 （2）选取开始文档（创建主文档） （3）选取收件人（创建数据源） （4）撰写信函 （5）预览信函 （6）完成合并 根据下列表格使用邮件合并制作工资条 END 《计算机应用基础》配套课件 《计算机应用基础》配套课件 项目3.7 批量制作《家长通知书》 模块3 应用软件Word 2003操作技术 项目3.7 批量制作《家长通知书》 制作人：曹先娉 教学目标 教学内容 操作步骤 知识技能点 训练任务 考核与评价 退出 教学目标 教学内容 操作步骤 操作步骤 操作步骤 操作步骤 操作步骤 操作步骤 操作步骤 操作步骤 知识技能点 知识技能点 知识技能点 1025 145 870 240 60 郝光明 2006 1298 106 1098 210 96 周一灵 2005 915 123 850 140 48 李键能 2003 773 89 678 140 44 王勇 2002 688.4 34.6 567 120 36 李平 2001 实发工资 合计扣款 基本工资 职务工资 工龄工资 姓名 工资号 工资条格式为 实发工资 合计扣款 基本工资 职务工资 工龄工资 姓名 工资号 训练任务