宝迪易用档案管理系统操作说明.doc

宝迪易用档案管理系统操作说明 一、特点：贴近实际，操作灵活，简单易用。该系统提供了基本的档案录入、修改、检索、报表打印以及系统维护、数据备份和恢复等基本功能，并支持电子文件上传、浏览。 二、系统安装 第一步、将“宝迪易用档案管理系统”放入光驱，打开光盘“宝迪易用档案”文件夹，双击“Setup.exe”。 第二步、用户可根据提示，一直点击“下一步”系统会自动安装，建议用户根据自己的需要选择软件安装路径，一般不要安装到系统盘（C盘）。 第三步、安装完成后用鼠标点击“完成”，系统安装完毕。 三、系统登陆 1、登陆本系统，可点击桌面图标或在“开始(程序(宝迪易用档案管理系统“。 2、用户输入“用户名”和“密码”，点击“确定”后进入系统 说明： 1）用户在登录系统的前三次，系统的用户手册（易用档案说明）会在用户登陆时自动弹出。三次后用户如要查看请在主界面菜单“帮助”中查看。 2）、如果用户当前使用的是试用版或加密狗没有插好，系统会提示用户“您好！您现在进入的是试用状态或加密狗未连好！试用版插上加密狗即成为正式版。 3）、系统中默认的用户名为 “sysadmin”，密码为“123”，密码可以修改（见密码设置） 四、档案管理（以归档文件目录为例） 1、录入 是指在系统中增加一条新的条目数据。 操作步骤如下： 在主界面左侧分类树“文书档案”中，选择“归档文件目录”，双击进入归档文件目录管理。然后单击“录入”按钮，界面显示“录入”窗口，用户便可录入新的条目。或者选择“归档文件目录”后，点击“新增”。 1）如果用户在录入时想即时看到已入的条目，可在界面的最下方“显示列表”的选项前打勾，录入界面就可显示。 2）用户遇到大量基本内容相同或类似的档案条目录入时，可在“保留全部数据”前打勾，当用户录入完一条数据后点击“确认”，该条数据会继续保留在原输入框内，稍加修改保存即可，可以大大提高录入速度。 3）如果在录入新记录时只需几个录入项保留，在左下角的“保留被选数据”项前打勾，同时在所需保留的数据项前打勾即可。如：在新增完一条数据后只需保留 “目录号”，只要在这数据项前打勾，然后选择“保留被选数据”，这样新条目增加后只有这项的数据还保留，其它的都被清空。 4）如果在录入时需要增加“电子文件”，用户可在“电子文件”著录框内双击，弹出添加电子文件对话框。 说 明：用户在新增记录时，相应的录入项可根据系统提示录入，带下拉按钮的用户可用小键盘的方向键“(”“(”进行选择。其它录入项可根据实际情况选择录入。在录入时应注意右边相应的录入格式提示，做到正确录入，以免出错。 提 示：为了提高用户录入速度，系统提供全键盘操作（换行用Enter、保存用Ctrl + Enter热键）。 2、修改 操作步骤如下： 进入归档文件目录管理，选择一条或多条记录（在“选中”栏内单击需修改的条目数据，选中栏内有“√”说明已选中），然后单击“修改”按钮，用户便可以修改选中的一条或多条记录，全选可右键选择“全选”；用户在修改时可以查看当前条目数和选择的记录总数，也可以点击“上一条”、“下一条”多条查看，点击“返回”退出修改。 说 明：在修改条目时，如同时修改多条记录，可通过“上一条”或“下一条”按钮选择记录。 3、 检索 操作步骤如下： 双击界面分类树上的档案目录，进入相应档案分类的“档案数据管理”，点击左边的“检索”按钮或直接选择相应的档案分类后，在系统主界面的任务栏上点击“检索”按钮；以及在菜单栏的“检索打印”下选择“数据检索”，系统弹出检索界面，用户可根据需要在著录项内输入要检索的内容，单击“追加条件”按钮，然后点击“检索”按钮，系统显示检索结果。 点击“统计”，可以统计出要检索出的记录总数；点击“清输入区”，可以清除输入的检索内容；点击“返回”，退出检索。 说 明：当用户设置好检索条件，输入检索内容后，系统进入检索状态，在检索状态下用户可以对数据进行“细阅”、“修改”、“删除”、“退出”、“打印（可选择打印）”、“撤销（选中）”、“首尾(记录)”、“退出”等操作。 综合检索：在不确定所要检索的内容属于某一档案类别是可选用“综合检索”。 4、打印 ?在主界面目录树上选择相应的档案分类目录，点击任务栏的“打印”，或在菜单“检索打印”下选择“报表打印”，或双击主界面目录树进入相应档案分类的“档案数据管理”，点击左边的“打印”按钮，弹出打印条件设置界面，根据需要进行条件设置并输入取数条件就可以直接把内容打印出来，也可以先进行打印内容预览。用户可以根据自己的需要选择套打并在打印界面右边的“打印数据位置调整”区域，调整数据的打印位置。 注意：由于在系统中可以进行多全宗管理，所以在用户打印数据时要先设置好要打印数据的全宗信息。用户在系统的打印界面的最下方可以看到当前的默认全宗设置，也就是要打