经济开发区OA建设案例.doc

经济开发区信息系统 OA建设方案 前 言 我们现行的OA系统主要应用在Domino邮件服务和公文流转方面。从98年以来，我省的OA系统已经在全省范围内广泛地推广及应用，成为公司所有员工最主要的办公平台。OA系统的大力推广及广泛应用推动了公司的信息化发展，促进了广大员工信息化意识的提高。目前，范围内基本上做到了无纸化办公，并使各部门间的协调工作更加顺畅，提高各部门的工作效率。第一章 OA概述 1.1、经济开发区的OA建设需求: １．普遍存在着部门内和部门间的信息沟通和共享方面的问题；（需要一个信息交流和沟通平台）。 ２．在开发区日常工作的运作过程中，存在大量的文档需要在不同的人员和部门间签核流转，特别是那些管理水平比较高、严格按照质量认证体系执行的企业更是如此；（需要一个灵活的工作流处理机制和协同办公系统）。 3．企业领导做出决策需要及时获得来自各种渠道的信息和数据，包括企业外部的以及企业内部的各种信息。如何将这些信息资源做到有效利用并能很快发布给相关人员（当然包括各级领导）作为开展业务和做出决策的参考，也是企业非常重要和急需的需求；（需要有效的信息资源利用机制和整合信息的系统）。 4．与应用类似ERP和PDM等软件系统相比，应用办公自动化系统不仅投入小，而且实施应用难度小，容易取得成功。对于我们的大多数企业来说，避开投入大、实施成功率很低的ERP等系统，先应用办公自动化系统将是一个明智的选择。 总之，综合来看，我觉得具有中国特色的信息化应用至少应该包括优先考虑应用办公自动化系统。 1.2、经济开发区的OA系统建设目标: 一个企业实现办公自动化的程度是衡量其实现现代化管理的标准。经济开发区所要建立的OA信息管理系统，也就是为了实现办公自动化。OA（OFFICE AUTOMATION）就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使开发区200多个企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的人工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为开发区的管理和决策提供科学的依据。 1.3、经济开发区的OA系统应具备的功能: 几乎目前所有的办公自动化系统，都把流程化管理作为必不可少的重要部分，并且普遍采用了工作流技术来实现。工作流管理一般应该具备以下功能：  ◆ 从使用角度： ＊　表单的电子填报； 　 ＊　表单和事件在不同节点之间的自动流转； 　 ＊　根据不同业务（如物业通知、红头文件等）要求，使用不同的流程； 流程的动态化，查阅对象的筛选机制，简言之：发送给谁，只能谁接收收看。 灵活的签批功能，包括转发、抄送、批注等等； 具有特有的开发区内部邮件系统； 具有文件通知短信提醒功能； 收发统计管理功能； 单子的跟踪功能，实时了解该单子处于何种状态（待收/已阅/已审核）； 用户系统的角色管理功能，可自定分配不同的权限给用户； 对特殊的文件，能够通过设置权限来保护机密资料的安全性； ◆ 从设计角度： 　 ＊　灵活的表单设计功能，一般应该可以自由地放置标签、文本字段、选择框、图片添加等等。 灵活的流程设计功能：可以根据所在工作流状态，灵活设计各种流转操作方式。 灵活的标签设计功能：按不同的业务，如红头文件，物业通知等选择相应的标签，进行特制的相应的流程动作过程中。 ◆ 从管理角度： 　 ＊　对于流程的监控、短信提醒等功能； 　 ＊　人员的接收/审批权限控制； 密码修改功能：这是一个容易忽略、但非常重要的功能，如果一个人出差，可以将他的审批权限帐号授权给其他人，待回来后可以通过密码修改来保证帐号的安全性。 OA系统是功能强大、细致入微的办公自动化平台，它通过有效整合的基础办公、知识管理、流程管理、公文处理、报表中心等核心办公需求，为企业迅速搭建起一个协同、高效、集成的现代化的办公自动化环境，使企业用最少的投入迅速提高企业的运作效率，改进对信息的掌握和利用，全面提升企业在信息化新时代的核心竞争力。 1.4、经济开发区的OA系统建设意义: 协同工作，提高工作效率：以工作流引擎为基础，为开发区200多家企业各部门员工提供了强有力的沟通手段。企业各部门可以在电子化的方式协同完成完整的业务流程，各环节可以有机结合，无缝衔接。对于各职位之间的协同工作情况可以进行有效控制，进一步提高企业员工凝聚力和工作效率。减低办公成本费用：不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节，同时将传统的表格填写过程电子化，大大降低了、打印、传真、复印的费用，帮助用户能够更快地、准确地完成相关工作节约不仅是纸张还有时间