我们是如何进行采购审计的.doc

我们是如何进行采购审计的？ 　　 采购过程是公司生产经营的起点，是决定产品质量的基础，原材料的好坏直接影响着公司的经济效益，目前，随着市场经济的发展，对采购过程进行审计和监督，已经越来越引起公司高层的重视，对采购审计的要求和内容也从过去的查错纠弊转向了现在的风险管理审计，即在对整个采购过程审计的同时，重点放在预防和控制采购风险上。采购过程包括采购计划、采购询价、供应商选择、采购决策、采购招标、合同评审、订单处理、验收入库、发料使用九个流程，采购审计就是对这一全过程中各个环节所面临的各种风险进行评估与审计。下面从采购风险的角度，谈一下如何对采购过程进行审计。 　　目前，采购中遇到的主要风险，在各种案件资料和发表的文章中都刊登过，我们经过汇总分析，大致可分为两类：公司外部运作中存在的风险和公司内部运作中存在的风险。 　　一、外部风险 　　公司在与其之外的市场、企业、人员交往中存在着市场因素风险、合同诈骗风险、原材料质量风险、不可预料的意外风险。 　　1、采购合同风险。 　　公司在决定接受客户定单的同时，首先考虑的是有无原材料，是决定定织还是采购，不管哪一种，只要决定了，都要作合同，这就要求我们掌握合同方面的知识，预防合同诈骗。合同诈骗往往具有一定的隐蔽性，很难与正常的合同纠纷相区别，利用合同诈骗已经成为诈骗人惯用的手法。合同诈骗手法主要包括：（1）以虚假的主体身份与公司订立合同，以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保，一旦得手，无从追究。（2）接受合同当事人给付的货款、预付款（或定金）、担保财产后逃之夭夭。（3）签订空头合同，将骗来的合同转手倒卖它方从中谋利，而所需的物资则无法保证。（4）供应商故意设置的合同陷阱，如操作过程中供应商无故中止合同，更改合同条款，违反合同规定等。 　　2、市场价格风险。 　　（1）供应商操纵市场，相互串通，有意哄抬价格。（2）公司对市场行情摸不准，认为价格合理时批量采购，但不久，该种物资可能出现跌价。 　　3、原材料质量风险。 　　（1）供应商提供的原材料质量不符合要求，导致公司所生产的产品性能达不到质量标准，给公司带来严重损失，并且可能使公司在该品种所涉及的经济、技术、人身安全、公司声誉等方面引起客户怀疑。（2）如果原材料存在严重的质量问题，将会直接影响到公司产品的整体质量和公司经济效益，影响产品的生产与交货期，降低公司信誉和产品竞争力，直接威胁到公司的生存与发展。 　　4、采购过程中遇到意外风险。 　　由于自然、经济政策等因素所造成的意外风险是我们难以预料的。如交通意外事故，造成不能正常供货等等。 　　5、技术进步加快带来的风险。 　　由于社会技术进步引起原有已采购的原材料贬值。因信息技术发展，所采购的设备已经被淘汰或使用效率低下造成损失，如计算机。 　　二、公司内部自身存在的风险 　　公司自身存在的风险包括计划不周、管理不严等风险，具体如下： 　　1、采购计划风险。 　　采购部门或人员制定的计划不科学，导致采购中的计划风险，即采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划等与目标发生较大偏离。 　　2、合同中己方过错引起的风险。 　　己方过错包括：（1）己方的合同订立者未严格按法律规定操作，使公司蒙受损失。如情况不明，盲目签约；违约责任约束简化，口头协议，君子协定；鉴证、公证合同比例过低等等。（2）私下有不正当行为。如卖方采取不正当手段，对采购人员行贿，套取公司采购标底；给予虚假优惠，或以某些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品。（3）合同日常管理混乱。如合同存在残、缺现象，履行时找不到合同文本，或只有复印件没有原件，使公司难以判别对方是否违约；公司自身因合同管理混乱造成违约而被对方追究。 　　3、验收风险。 　　由于人为因素，原材料在进入仓库前未按合同及制度要求，进行审核和验收。如在数量上缺斤少两；在质量上鱼目混珠，以次充好；在品种规格上货不对路，不符合合同规定要求；在价格上发生变形等。 　　4、储备风险。 　　（1）库存储备不能及时供应生产之需要。（2）库存储备过多，造成积压，使公司大量资金沉淀于库存中。（3）公司“零库存”策略因无货或供货不及时而受到干扰。 　　5、采购责任风险。 　　公司经办部门或个人存在责任心不强或管理水平不高或者采购人员假公济私、收受回扣、牟取私利而引起纠纷，给公司造成损失。 　　三、如何做好采购审计 　　要想做好采购审计，侧重点还是放在制度管理上，只有严抓管理才是根本。 　　1、对采购的全过程进行全方位监督。 　　全过程的审计是指从计划、审批询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。审计重点是对计划制定、签订合同，质量验收和结账付款四个关键控制点的审计监督，以防止舞弊行为。全方位的审计是指内控审计、财务审计、制度考