第7章节电子文件管理系统.ppt

第七章 电子文件管理系统 第一节 电子文件管理系统（ERKS）概述 电子文件管理系统是人们为了有效地管理电子文件，保证电子文件的行政有效性和法律凭证作用而设计、实施的软件以及相关的政策、措施等。 一、信息系统（IS）的概念、模型和种类 （一）信息系统概念 （二）信息系统模型 （三）信息系统运行机制 （四）计算机信息系统 （五）机构内部信息系统的种类 二、文件管理系统（DMS）的概念和功能 （一）管理对象不同 （二）性质不同 三、档案计算机辅助管理系统（ACAMS）的概念和功能 （一）管理对象的性质不同 （二）管理阶段不同 （三）主要功能不同 四、电子文件管理系统（ERKS）的概念和特点 （一）电子文件管理系统概念 电子文件管理系统（Electronic Records Keeping System）是包括所有与电子文件管理有关的技术、管理、法律、标准、人员等相关因素在内，以保证电子文件的行政有效性和法律证据性，保证电子文件的科学管理和高效利用为目的的信息系统。 （二）电子文件管理系统的特点 1、具有行政有效性和法律证据性 2、由文件内容、背景信息和结构等构成 3、是执行业务活动的辅助系统 4、种类繁多 5、具有独特的技术思路。 第二节 电子文件管理系统开发总述 一、电子文件的形成特点 （一）分散性 （二）差异性 （三）随意性 （四）脆弱性 二、电子文件管理系统开发原则 （一）整体性 （二）全程性 （三）安全性 （四）相关性 （五）综合性 （六）自动化 （七）后续性 三、电子文件管理系统实现方式 （一）嵌入式 （二）联合式 （三）独立式 四、影响电子文件管理系统开发成败的因素 （一）系统开发的理论和实践基础是否完善 （二）系统目标是否明确 （三）项目规划质量的高低 （四）是否完整清晰地收集了系统用户的功能需求 （五）对系统可能引起的变化是否有足够的预见和应对措施 （六）对效益原则的认可和执行程度 第三节 电子文件管理系统的调查分析 系统的调查分析是系统建设的第一个阶段，目的是为了确认潜在的问题和解决问题的机会，无论是什么系统，要进行新的开发或完善都需要从调查分析开始。 一、机构宏观环境的调查 （一）调查目的 （二）收集资料 （三）设计调查问题 （四）整理调查成果 二、机构职能活动的调查 这个步骤是为机构各项业务的执行方式建立概念模型，从而熟悉业务活动的开展步骤，了解文件是何时、如何在业务活动的什么环节产生、获取、处理、存储、处置和利用的。 （一）调查过程 1、收集资料 2、明确机构职能、工作和环节 3、明确文件生成节点 （二）整理调查结果 1、绘制机构职能结构图 2、绘制业务流程图 第四节 电子文件管理系统功能需求分析 机构性质和机构所处的社会环境决定了机构是否需要为特定的业务活动生成和存储文件，生成什么文件，文件形式如何、文件应该保留多长时间、文件的提供利用有何特点等问题。 一、文件需求调查 （一）收集资料 1、内部资料 2、外部资料 3、机构工作人员 （二）分析资料 1、法律要求 2、业务要求 3、社会要求 4、风险、成本分析 （三）整理调查成果 首先需要用一贯采用的方法登记在这项调查中所使用的文献资料。然后，设计一定的格式来记录文件需求。 二、 质量需求调查 （一）宏观要求 （二）细节要求 三、撰拟功能需求报告 调查和分析完成之后，需要撰拟两份报告，一份上交给机构主管领导，一份在系统设计时提交给软件开发人员。 第五节 电子文件管理战略的确定 一、现有信息系统的评价 （一）区分现有系统 （二）分析现有系统 （三）整理调查结果 二、确定电子文件管理战略 该步骤的目的是制定适用的原则、方法、标准，保证机构采用这些方法之后能够满足机构电子文件管理的功能需求。 （一）认识方法体系 1、政策类 2、系统类 3、实施类 4、标准类 （二）确定方法体系 1、政策类方法 2、系统类方法 3、实施类方法 4、标准类方法 （三）对照文件管理的需求审视机构战略 在基本确定机构文件管理战略之后，很有必要将拟采用的战略和机构的文件管理需求对照比较一下，看看哪些问题解决了，哪些问题没解决。当然这种对比绝不是一一对应的关系，有些方法可能会满足多个需求，另一些方法则可能共同满足一个需求。 第六节 电子文件管理系统的设计、实施和评价 一、电子文件管理系统的设计 电子文件管理系统的设计阶段是将上一个阶段确定的方法逐项具体化的过程，比如将上一阶