系统上线准备工作.doc

公司文档 系统上线准备工作 由于OA办公系统涉及部门和人员的广泛性，为保障顺利推进相关事宜及应用效果，建议做好以下部署工作： 1.系统上线总体流程 公司根据实施众多客户信息化项目经验及结合贵公司实际情况，建议在系统上线之前，所做的工作及步骤 基础信息的准备和整理 上线前准备工作 工作文档 组织框架 往来用户 物品管理 知识管理 员工资料 车辆管理 2周时间 OA办公系统涉及公司内部各个部门，领导的关注和决策是软件应用效果的重要保障；因此系统上线前的动员会议是公司高层、中层及职能部门使用人员共同参与，明确后续需要配合的事项、系统应用策略及考核办法等事宜 系统上线动员会议 系统安装调试及初始化 系统安装—系统调试—基础数据录入—数据检查 2个工作日 各部分软件培训工作 1.双方确定培训时间和范围 2.采用分步推广，限制范围的方式进行培训和推广 3.根据职能和使用功能模块的不同，划分培训对象 7个工作日 问题反馈及处理 结合各个部门使用情况和实际存在问题，进行系统优化和调整，制定操作说明文档及资料 确定上线时间和使用范围；双方对后续需求进行沟通事宜 正式上线时间及后续跟进开发 2.上线前期准备工作 OA办公管理系统正式上线应用前，公司协助贵公司管理人员将需要进行必须数据的模块，如组织框架，知识中心，人力资源，物品管理，会议管理，车辆管理、资产管理，工作文档及在线论坛等进行数据整理工作，在数据初始化及录入时及时、快速、准确的提供初始数据，以保证系统运行顺利推进。 数据的准备需要多部门协作，各种公文流转和审批文件涉及到行政、人力资源、财务及业务等部门；有些初始数据需要部门沟通和提供，如固定资产及档案需要财务部门协助提供；各部门人员资料需要人力资源部门协助等；往来客户资料需要业务部门来提供等；因此需要有强有力的协同能力的职能部门的人员来协调和沟通，已顺利把基础性资料归集和整理。 需要的初始数据整理完毕之后，要进行筛选和核对，确保要初始化的数据更加准确，这个也需要多部门协作完成。 3.系统上线动员会议 OA办公系统涉及公司内部各个部门，领导的关注和决策是软件应用效果的重要保障；因此系统上线前的动员会议是公司高层、中层及职能部门使用人员共同参与，明确后续需要配合的事项、系统应用策略及考核办法等事宜。 系统上线动员会议准备一下工作： ?初始化化数据的准备工作（在“2”中已经基本完成）； ?功能模块的范围（个人办公、工作流、行政办公、公文管理、人力资源、档案管理和ＣＲＭ管理）； ?部门及人员的使用范围（设计到业务、财务、售后、行政、人力资源及分支机构等部门）； ?确立每个使用办公系统的部门责任人和联络人； 系统安装、调试及初始化 确定服务器、规定IP及网络环境配置。选择有多种情况，一是选择机房服务器，二是把服务器放在办公区域，因固定ip都具备，二者皆可，遵循效率、安全、和节约的原则，来选择服务器的存放区域；服务器系统平台的架设和vpn服务器及环境的配置。 办公系统安装、调试工作由公司技术实施人员来做，贵公司负责系统人员协助。 系统的初始化工作是由贵公司系统管理人员在公司技术人员的协助下录入前期准备好的基础数据。 5.各部门软件的培训工作 近几年来贵公司在财务、业务、物流等部门已经进行了信息化方面的工作；因此有很好的信息化基础，各部门工作人员信息化方面的素质较高，因此在软件培训和推广方面从以下方面着手： ?采用分步推广，划分范围的方式进行培训和推广 。首先在信息化基础较好和行政事务比较多的部门及人员，率先培训；根据这些部门的应用情况，及时并调整后续的培训策略，完善规章或加大重点培训力度；同时在取得较好的应用效果后，打消其他部门的疑虑，有利于推进整体上线。 ?根据职能和使用功能模块的不同，划分培训对象。这个需要与使用单位即贵公司进行沟通；确定使用办公系统的人员和时间，以保证培训的效果。 6.问题的反馈和处理 系统培训及试运行过程中，对各部门系统运行中提出的问题，进行深入的沟通和提出解决的方案；是系统的问题由公司解决；是人员操作的问题由公司技术实施人员协助应用系统的人员解决。 CRM放在最后去做，考虑到CRM是相对独立的模块，又与业务模块结合的比较紧密，因此涉及到的内容需要和业务部门反复沟通，把实际需求和系统结合起来，把业务系统和OA办公系统在CRM模块无缝链接。 7.正式上线及跟进开发 以上步骤正常运行之后，确定正式上线时间，全线运行。 针对系统使用中出现的二次需求、安全需求及其他功能需求，公司继续跟进需求，结合系统框架及当前技术，进行二次开发。 8.OA CRM