QP-09文件化信息管理程序.doc

XXXXXXXXXXX有限公司文件编号﹕QP-09版次﹕A/0文件化信息管理程序页次﹕第 PAGE 6页，共6页 日期﹕2013-9-1 PAGE  XXXXXX有限公司 程 序 文 件 文件化信息管理程序 文件编号：QP-09 版 次：A/0 生效日期：2013-9-1 编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 版 本 变 更 历 史 版 本页次变 更 内 容 简 单 描 述生 效 日 期A/0新发行2013/9/1    ???的： 对质量/环境管理体系文件化信息（以下简称文件或记录）进行控制，确保无论何时何处需要这些信息，均可获得并适用；以及予以妥善保护（如：防止失密、不当使用或不完整）。 范围： 适用于本公司质量/环境体系所有文件和记录的控制，包括：手册、程序文件、支持性文件和记录。 权责： 3.1各部门内部文件由部门主管或其指定人员编制，部门主管或管理者代表（授权代表）批核。 3.2程序文件由相关部门制定，管理者代表（授权代表）审核，总经理批准。 3.3 质量/环境手册由管理者代表（授权代表）审核，公司总经理批准。 3.4文件编写小组对文件进行校对、审核，及对所有文件的运作过程进行全面监督。 3.5文件控制中心：负责文件的编号、收发、归档及监督管理工作。 3.6相关部门负责对外来文件进行管理。 4．定义 4.1质量/环境手册：纲领文件，阐明质量/环境管理体系的过程关系，及满足国际标准与相关法律法规要求。 4.2程序文件：规定过程的方法，即为什么做、何人、于何时、在什么地方做什么事。 4.3支持性文件：作业指导书、标准规范、工艺文件和图纸等，说明如何做某事。 4.4记录：分发收集、传达资讯、控制作业流程和证明作业已符合要求的所有记录和表格。 4.5外来文件：与质量/环境管理体系及产品质量/环境相关的国际、国家、行业标准及相应的法律、法规，客户、供应商提供的图样或检验标准等。 5．程序内容： 5.1文件和记录的分类、编号、编写与审批： 文件分类编号方法编写审核批准（1）质量/环境手册QEM+顺序号管理者代表管理者代表（授权代表）总经理（2）程序文件PR+顺序号相关职能部门管理者代表（授权代表）总经理（3）支持性文件WI+顺序号各部门负责人部门主管管理者代表（4）记录表单FM+顺序号各部门主管管理者代表（授权代表）随文件一同审批 (5) 技术资料以图纸及订单号为准工程师工程部主管工程部主管（6）外来文件WL+单号+流水号管理者代表（授权代表）管理者代表 5.2文件编写格式： 5.2.1程序文件编写大致按以下格式： （1）目的 （2）范围 （3）权责 （4）定义（无时填“无”） （5）程序内容 （6）相关文件（无时填“无”） （7）相关记录 （8）附件（无时填“无”） 5.2.2文件章节次序编号： 1 1.1 1.1.1 1.1.1.1 2 2.1 2.1.1 2.1.1.1 （依此类推） 5.2.3文件的页次格式为：页次/总页数。 5.2.4版次：版次号/修订次数。 在一个版本内只能修订4次，超4次后，变更版本号： A/0 A/4 B/0 B/4 (依此类推) 5.2.5以上规定格式可依具体情况作适当改变，以保持格式一致，清晰且易懂为准。 5.3文件的发放： 5.3.1受控文件由文控员登录在《受控文件总表》上。 5.3.2原件由文控员保存在文控中心，无须加盖受控文件章。 5.3.3受控文件由文控员复印后加盖“受控文件”印章发放，收件人应当场核对页数，页码和分发号无误后，在《文件发放与回收记录》上签名。 5.3.4文件破损或遗失时，须填写《文件领用申请表》经管理者代表（授权代表）批准补发。破损文件及时交还文控中心。 5.3.5非发放范围人员需领用文件时，须填写《文件领用申请表》经该文件的批准人同意后，按本节第三条办理手续。 5.3.6公司内部人员借阅文件及相关资料时，应填写《文件/资料借用记录》。 5.3