第十章下公共管理讲述.ppt

主讲人 马莺 会计信息系统 第十章 账务处理系统 第二节 账务处理系统流程分析 四、IT环境下和手工环境下账务处理流程的异同 相同点：IT环境下和手工环境下账务处理流程的最终结果都是账簿和报表，处理过程从总体上看，都是实现了从凭证到账簿、从账簿到报表的过程。 不同点： 1.数据处理的起点和终点不同 2.数据处理方式不同 3.数据存储方式不同 4.对账的方式不同 在手工环境下：按照复试记账的原则，总分类账、日记账、明细分类账必须采用平行登记的方法，然后财务人员定期将总分类账、日记账与明细账中的数据进行核对。 在IT环境下:自动完成 5.会计资料的查询统计方式不同 第三节 总账子系统的总体设计 一、总账子系统的目标 二、总账子系统的基本功能 三、会计科目编码及体系设计 四、总账子系统主要数据文件设计 科目文件 汇总文件 临时凭证文件的设计 一、总账子系统的目标 1.及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入计算机的会计数据及时、准确和全面。 2.高效、正确地完成记账数据处理过程 3.随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。 4.建立总账子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。 三、会计科目编码及体系设计 会计科目代码设计的必要性 科目编码方式 编码设计的基本原则 会计科目代码体系的设计 定长定位法 不定长方式 立体编码方式 （一）会计科目代码设计的必要性 1.采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系 2.保证会计科目的唯一性。 3.便于计算机处理和分类 4.节省存储空间 5.提高处理速度 （二）科目编码方式 1.顺序码 2.区间码（位数码） 3.组别码（分组码） （三）编码设计的基本原则 1.规定性原则 2.层次性原则 3.一致性原则 4.简短性原则 5.扩展性原则 （四）会计科目代码体系的设计 1.定长定位法 大多数会计软件采用定长定位法，也就是会计科目体系各级科目编码的长度是固定的。 2.不定长方式 是科目代码体系在不超过总长度的前提下，除一级定长外，其他各级科目的长度是不固定的，可由用户自行随意设计。 3.立体编码 立体编码是将科目中大量重复的科目从科目体系中分类出来，按照项目进行存储，并将项目和科目建立动态链接。对会计科目进行优化。 例题：假设某个单位采用群码，科目编码结构为4－2－3－3四级，科目编码设计如下，假设该单位有10个部门，每个部门又分5组，管理费用有10种。 四、总账子系统主要数据文件设计 （一）科目文件 1.采用定长定位的方式设计会计科目编码体系 2.采用不定长方式设计会计科目编码体系 3.采用立体科目方法设计会计科目体系 科目文件的组织形式 科目应按照由小到大的顺序。当增加一个科目或删除一个科目后，仍然保持由小到大的顺序。因此，需要根据科目编码建立索引文件，以“科目编码”为索引关键字。 （二）汇总文件 1.汇总文件的作用 2.汇总文件的结构设计方案一 说明： （1）期末余额的计算 期末余额＝期初余额＋本期借方合计－本期贷方合计 （2）文件存储策略 适合于以月为单位存储的文件 （3) 优缺点 优点：结构简单、清晰 缺点：汇总文件过多，给编程和管理带来一定的难度。 3.汇总文件的结构设计方案二 说明： （1）存储策略 适合以年为单位存储的文件 （2）数据的计算方法 期初余额 本年累计 期末余额 （3）优缺点 优点：结构清晰，数据文件少，便于管理 缺点:不能直接得到账簿所需的数据，只能通过计算得到 。 （4）汇总文件的组织方式： 以科目编码为索引关键字，建立索引文件。 （三）临时凭证文件的设计 1.临时凭证文件的作用 记录在一定时间内所发生的各项经济业务的文件。 2.临时凭证文件设计方案一 例1： 对于一张期末将所有管理费用明细科目借方数转入“本年利润”科目的记账凭证 借：本年利润 200 000 贷：管理费用－办公室－办公费 100 000 管理费用－办公室－差旅费 50 000 管理费用－办公室－工资 10 000 管理费用－财务部－办公费 20 000 管理费用－财务部－差旅费 10 000 管理费用－财务部－工资 10 0