加强人口计生档案工作的几点思考.pdf

科学管理篇 ·553· 加强人口计生 档案工作的几点思考 山东聊城市人口和计划生育委员会 孙建菲 人口计生系统每年形成大量的档案资料，包括文书档案、实物档 案、人事档案、财务档案、声像档案等，随着档案资料的逐步增长，档 案管理工作所在地涉及的范围、内容、深度以及对档案管理人员所要 求的专业技术知识都在不断发生变化，笔者做为办公室人员，主要从 事档案整理、归档工作。根据几年来从事档案管理工作的经验，就如 何更好加强人口计生档案管理工作进行了一些思考。 一、积极宣传争取。领导重视是关键 当前在基层人口档案管理方面还存在一些薄弱环节。主要表现 在：重视程度不够，重业务轻档案的现象普遍存在；档案资料收集不 全，档案杂乱无章，分散于各业务科室自行保管，整理立卷不够规范； 专业档案管理人员难以保证，兼职过多，更换频繁，缺乏档案专业知 识，难以履行好档案人员的岗位职责；硬件设施不配套，使之不能发 挥其有效性；档案使用率较低，不能为机关单位提供有效服务。 一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能使这项工 作顺利开展；如果领导不重视，许多工作都会困难重重，领导对档案 工作的评价和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大 程度上决定档案工作的顺利进行。因此，把计生档案工作要列入领 导的议事日程，对档案管理人员来讲，应充分发挥其主动性，以实际 行动去影响、去争取领导的重视，如何去争取领导重视档案工作呢? l、爱岗敬业，领导满意自己的工作成绩。因此，作为一名档案工 作人员热爱本职工作，忠于职实，爱岗敬业，在领导和群众中留下一 个好的印象。 2、积极宣传，使领导增强档案意识。加强档案方面的宣传非常 必要，要经常把有关文件、材料、简报给领导看，次数多了，产生印象， 有的材料，可能会使领导看后受到启发。经常向领导汇报档案工作 ·554· 齐鲁档案论坛 情况，多谈一些搞好档案工作对促进机关工作的益处，使其发挥作 用，从而更好的为机关单位发展服务。 二、提高综合素质，积极推行档案管理现代化 随着改革的深入发展．档案管理面临着许多亟待解决的问题，只 有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形势下的新问题。 1、加强管理意识，运用现代化科技手段和先进管理方法管理机 关的档案工作。明确人口计生档案资料的归档范围，合理划分保管 期限。做好各种档案资料的收集、整理、分类、装订、归档等工作，从 而丰富档案资源，更好地体现档案的价值；完善档案保管、借阅、保 密、统计、鉴定、销毁等规章制度，要用好、用足、用活档案，确保档案 管理的规范化和标准化。 2、掌握现代化管理技能，提高综合素质。档案管理的数字化、信 息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向，档 案工作要结合自己的工作岗位，在提高业务素质的同时，特别要注重 计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网 络文化的综合型档案管理人才。 3、积极推进档案管理工作的现代化，利用现代化技术整理档案。 档案汇集着大量丰富的信息资源，利用计算机等现代化手段整理档 案，充分发挥计算机的管理优势，减少手术操作，提高工作效率，争取 在网上为领导提供决策服务，为计划生育服务，为育龄群众服务，更 好的机关工作中。 三、从文书处理入手，为档案管理现代化奠定基础 日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有 不现的工作任务，具有相对的独立决策，但是由于文书是档案的来 源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的 工作环节。因此，我们要在实际工作中，把住文书处理工作规范化的 入口关，为实现档案工作规范化打好基础。首先公文用纸质量要好， 幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家有关规定。在以往的归 档文件中经常见到同类型公文，所用纸张的尺寸在小都不同，或者正 文的字体大小不同。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续， 是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不 科学管理篇 ·555· 准，落款是否与公文