第7管理表格中的数据.pptVIP

Excel的商务和办公应用 第07章 管理表格中的数据 Excel 2003与其他的数据管理软件一样，在排序、检索和汇总等数据管理方面具有强大的功能。Excel不仅能够通过记录单来增加、删除和移动数据，而且能够对数据清单进行排序、筛选、汇总等操作。 教学重点与难点 数据清单的概念 使用记录单管理数据清单 数据的简单与高级排序 数据的自动与高级筛选 分类汇总的概念与创建方法 数据的合并计算 7.1 建立数据清单 数据清单是指包含一组相关数据的一系列工作表数据行。Excel 2003在对数据清单进行管理时，一般把数据清单看作是一个数据库。数据清单中的行相当于数据库中的记录，行标题相当于记录名。数据清单中的列相当于数据库中的字段，列标题相当于数据序中的字段名。 7.1.1 建立数据清单的准则 Excel 2003提供了一系列功能，可以很方便地管理和分析数据清单中的数据。在运用这些功能时，需要根据一些准则在数据清单中输入数据。 7.1.2 使用记录单 创建数据清单时，可以用普通的输入方法向行列中逐个输入数据，但这样做非常繁琐而且易于出错。使用记录单可以轻松地完成数据清单的创建和编辑。记录单是数据清单的一种管理工具，利用记录单可以方便地在数据清单中一次输入、显示、修改、删除和移动记录。 7.2 数据排序 数据排序是指按一定规则对数据进行整理、排列，这样可以为数据的进一步处理作好准备。Excel 2003提供了多种方法对数据清单进行排序，即可以按升序、降序的方式，也可以由用户自定义排序的方法。 7.2.1 数据的简单排序 对Excel中的数据清单进行排序时，如果按照单列的内容进行简单排序，则可以直接使用工具栏中的“升序排序”按钮 或“降序排序”按钮 。 7.2.2 数据的高级排序 数据的高级排序是指按照多个条件对数据清单进行排序，这是针对简单排序后仍然有相同数据的情况进行的一种排序方式。 7.2.3 创建自定义序列 通常情况下，系统预置的排序序列被保存在“选项”对话框的“自定义序列”选项卡中，用户可以根据需要随时调用。在Excel中，允许用户创建自定义序列，以使其能够自动地应用到需要的数据清单中。 7.3 数据筛选 数据清单创建完成后，对它进行的操作通常是从中查找和分析具备特定条件的记录，筛选是一种用于查找数据清单中数据的快速方法。经过筛选后的数据清单只显示包含指定条件的数据行，以供用户浏览、分析之用。 7.3.1 自动筛选 使用“自动筛选”筛选记录时，字段名称将变成一个下拉列表框的框名，对参与筛选的字段，其名称将变为蓝色。通过选择下拉列表框中的命令可以自动筛选所需要的记录。 7.3.2 高级筛选 如果数据清单中的字段比较多，筛选的条件也比较多，自定义筛选就显得十分麻烦。对筛选条件较多的情况，可以使用高级筛选功能来处理。使用高级筛选功能，必须先建立一个条件区域，用来指定筛选的数据所需满足的条件。 7.4 分类汇总 分类汇总是对数据清单进行数据分析的一种方法。分类汇总对数据库中指定的字段进行分类，然后统计同一类记录的有关信息。统计的内容可以由用户指定，也可以统计同一类记录的记录条数，还可以对某些数值段求和、求平均值、求极值等。 7.4.1 分类汇总概述 Excel可自动计算数据清单中的分类汇总和总计值。当插入自动分类汇总时，Excel 将分级显示数据清单，以便为每个分类汇总显示和隐藏明细数据行。 若要插入分类汇总，请先将数据清单排序，以便将要进行分类汇总的行组合到一起。然后，为包含数字的列计算分类汇总。 如果数据不是以数据清单的形式来组织，或者只需单个的汇总，则可使用“自动求和” ，而不是使用自动分类汇总。 7.4.2 创建分类汇总 Excel 2003可以在数据清单中自动计算分类汇总及总计值，用户只需指定需要进行分类汇总的数据项、待汇总的数值和用于计算的函数。在创建分类汇总之前，用户必须先根据需要进行分类汇总的数据列对数据清单排序。 7.4.3 隐藏分类汇总 为了方便查看数据，可将分类汇总后暂时不需要使用的数据隐藏起来，减小界面的占用空间。当需要查看被隐藏的数据时，可再将其显示。 7.5 数据合并 通过合并计算可以把来自一个或多个源区域的数据进行汇总，并建立合并计算表。这些源区域与合并计算表可以在同一工作表中，也可以在同一工作簿的不同工作表中，还可以在不同的工作簿中。