会议管理制度课件.pptVIP

* 01 会议管理制度 1、目 的：为规范公司会议管理，提高会议质　　　　　 2、适用范围：本制度适用于本公司会议管理。　 3、职责：　 3.1 人事行政处负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。　 3.2 会议提拟人或主办部门（含各处/部门）负责会议的组织工作，并有权对违 反本制度的行为提出处罚。 3.3 会议的审批权限详见“5.1会议提拟与审批”。 02 会议管理制度 4、会议分类：例会、动员会、研讨会、评审会、专题会、评比会、 总结会、汇报会、调度会、部门例会 5、管理内容：　 5.1 会议提拟与审批。　 5.1.1 公司周例会无须提拟和审批。　 5.1.2 公司临时行政会议、公司年度例会由总经理直接提拟或由议 题涉及业务的主办部门负责人提拟、总经理批准。　 5.1.3 部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人等,不得与 公司会议冲突.其中,部门会议属非例会性质且需另行核给专项费用 的，应向上一级主管部门报批同意;属例会性质的，由本部门另行 提拟方案呈报总经理批准后执行。　 5.2 会议计划与统筹。　 5.2.2 凡总经办已列入计划的会议，如需改期,或遇特殊情况需安排 新的临时行政会议时，会议召集部门应提前1天及时通知,并报请总 03 经办调整会议计划。未经总经办同意，任何人不得随意打乱正常会 议计划。 5.2.3 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会 议服从例会。 各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。 因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。 5. 3 会议准备。　 5.3.1 会议通知遵照以下规定：　 1、已列入月度会议计划表的周会议，月中无调整的，不再另行通 知，由各部门按计划表直接通知与会人； 2、属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知：　 （1）未列入周会议计划而临时提拟的会议； （ 2）虽然已列入周会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资 料、会务安排等作特别说明； 会议管理制度 04 （3）其它提拟人认为应另行通知的情况。　 3、会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服 务提供部门；　 4、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会 议资料、会务安排等作特别说明的会议,应以会议通知单进行书面 通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议,主办部门还应编 制详细的会议计划通知相关部门。　 5.3.2 会议的其它准备工作遵照以下规定：　 1、会议提拟部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇 报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等)准备的 组织工作；　 2、会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布 置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、 用品等；　 会议管理制度 05 3、公司召开的公司级会议会务服务统一归口人事行政处负责。　 4、部门会议需用公共会场的，应向会议室管理部门人事行政处书 面提出，由会议室管理部门人事行政处统筹安排。　 5.4 会议组织。　 5.4.1 会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。　 5.4.2 会议主持人须遵守以下规定：　 1、主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好 会前准备。　 2、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题 及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。　 3、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行 适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言， 以确保议程顺利推进及会议效率。　 4、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须 会议管理制度 06 集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见； 对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。 5、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、 达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。　 5.4.3 与会人须遵守以下规定：　 1、应准时到会，并在《会议签到表》（详见附件）上签到。　 2、会议发言应言简意赅，紧扣议题。　 3、遵循会议主持人对议程控制的要求。　 4、属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。　 5、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转 移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听， 请离开会场。　 6、做好本人的会议纪录。　 5.4.4 多个部门参加的临时行政会议原则上由总经理主持，总经 会议管理制度 07 理另有授权的，从店办授权。 5.4.5 公司周例会、临时行政会议一般应控制在2小时以内，根据会 议进行情况确需延时的，主