总务课程讲纲-南华大学学务处课外活动指导组.doc

【友圓人認證暨幹部訓練講座之總務課程】 講師：邱鈴雅 總務這個角色？ 管理並負責社團財政收支、記載每一筆收支狀況且定時核對帳目。 在每一系列活動中收集合格單據。 總務需定期公佈社費收支明細及使用狀況。 社(會)費以舉辦活動、購買社團財產之經費為限，不得作為私用或挪為他用。 編制月報表，張貼公告，以作公開徵信。 (此為社團評鑑之重要資料喔!) 總務的工作流程 財務管理：分類所需預算，妥善使用經費（分配資源）。 各社團組織須先認識社團財務管理辦法。 了解社團收支管理之程序。 與舊任幹部交接時的經費點交表與社產之金錢數目應確認清楚，以避免產生不必要的麻煩。 經費運用： 預算：以有限的收入，評估一期支出的可行性。有效分配資源，所謂「有一分錢，做一分事」 先了解社團收入來源，再作進一步的預算規劃（含預計收取之社費、學校補助金額）。 了解預算編列之運用 評估社內合法之年度預算，再予以提出所需之金額。 決算：照預算表執行，並回頭檢視預算與實際支出的差異，以便有效率的訂定下一期預算。 收支明細：方便核算，金額有出入時，也較好找起。(上、下學期) 社團明細帳下方簽名並押日期 上下學期結餘要一致 如何知道活動補助經費？ 企畫書初審後，會將企畫書退還給各社團系會修改，於審查表上會註明初審的經費，此為第一次經費補助公告，但仍須經複審，才能確定補助經費。複審後，會將補助公告公佈於課指組官網，除注意補助公告外，請社長或總務自行至課指組詢問各社團活動的經費補助款為多少？各總務大人再依補助款額度報帳。 到課指組報帳時，要準備什麼? 經費申請要訣(請依照以上1~9順序排放整齊，再送到課指組核銷!) 憑証黏存單（正本、副本各一份） 學生社團活動成果報告表（含活動照片，全校性6張、社團活動4張） 檢討會簽到單 活動簽到單 大型活動需附上回饋統計分析 保險、領獎、用餐名單 (共兩份) 影印樣本（超過100元） 經費申請手續 去哪裡拿黏存單?課指組C106 拿幾張? 請用口紅膠浮貼活動合格單據3分之2處。(教育部規定切忌勿用膠帶。) 黏貼順序口訣為，窄→寬、小→大。 正副本收據順序位置需一致。 影印單據前，需先補齊所有的抬頭、統編，單據內容需清楚填寫品項。 浮貼單據前，先仔細檢查單據是否合格，款項是否可報帳、日期是否符合活動期間。 報帳期限為「系列活動」最後一個活動結束後，一個星期內向課指組核銷，逾期不予補助。 活動成果報告內的收支結算須詳細填寫（各項支出項目金額與總金額） 什麼是合格單據? 收銀機發票(直立式發票) 學校統一發票編號未打統編，須由商家蓋上統編專用章（需含店名、統一編號、該店家電話及住址），再自行手填統編。 註明貨品品名、品項。 收據(免用統一發票) 學校統一發票編號買受人(抬頭)為南華大學。 品名、單價、數量要填寫清楚。 收據上須有商家統編專用章及該店負責人私章。(大、小章) 二聯式(三聯式)統一發票 學校統一發票編號未打統編，須由商家蓋上統編專用章，再自行手填統編。 註明貨品品名、品項。 其他特殊收據 加油站(兩聯式)，少一聯就無法核銷 賣場收據(大潤發、家樂福，報帳時需附上貨品單 ) 保險為合法憑證 估價單不為合法憑證。 車票(火車票)，需複印一份貼在正本發票下． 無法取得單據？ 支出證明單：無法開立發票或收據的店家(如蔬菜攤)，請店家填寫“支出證明單”。支出證明單上，粗框內所有資料須填寫詳細。 注意事項 餐飲費用低於百分之三十。 購買社團器材或設備之發票或收據,皆不能報帳，欲購買重大器材，統一向課指組提出申請購買。 「估價單」不能報。 不要被不肖商家用魚目混珠的方式騙了，部分逃稅商家所使用的統編專用章，會利用「電話號碼」魚目混珠，所以總務需養成習慣再拿到收據時現場檢查有無問題。 活動中單張收據金額在 10,000以上(含)時，須於活動一個月前，向商家索取3張估價單至課指組申請請購，否則該張收據無法報帳。 文具方面的單據，要附上購買的文具名稱及單價明細。 影印、印刷方面的單據（超過100元），要附上影印的樣紙。 餐費、保單須是活動當天，且應附上人員名單。 請同學務必至具合法收據或發票商家購物,以免事後無法補助。 最重要的，在所有資料交出去前一定要檢查仔細，否則一旦有誤被退回，可是個惡夢，除了經費撥下來的時間會很慢以外，更會增加自己的困擾。 養成重要的習慣→ 購買物品後，當場檢查發票、收據是否合格。 講師費(需填寫個人領款清單) 車馬費： 新竹以北：2400元/次 新竹、台中、台南、高雄、屏東：1200元/ 次 嘉義、彰化不補助 講師費： 校內老師：800元/hr 學生：300元/hr 校外老師：1600元/hr 學生：800元/hr