秘书室100学年度业务绩效及101学年度重点工作.doc

秘書室100學年度業務績效及101學年度重點工作 壹、100學年度業務績效及重點工作 行政議事組 一、主辦、協辦專案業務 (一) 101年2月辦理各學院101年新春座談會共8場次，宣傳行政單位各項業務進展並瞭解各學院對學校的建議事項，增加校內溝通互動機會。 (二) 為發掘學校各角落默默做事的基層同仁，辦理「尋找興大阿甘」活動，共獲得學校同仁及單位推薦14位候選人，開放全校師生投票，投票結果提送複評委員會參考，經委員會審查，共計得獎有8名(團體獎3名，個人獎5名)。 (三) 為瞭解本校行政單位服務滿意度，辦理「100學年度行政單位服務績效滿意度評量」，由所有行政單位共同討論實施計畫，並經評量委員會討論後實施。於101年5月對全校師生辦理線上調查，並由國際處及校友中心自行對國際生及校友實施調查。各單位針對調查結果提出改善措施，調查報告經評量委員會審查通過，並由委員會評選年度服務績優行政單位及專業服務績優單位各二單位。 (四) 辦理本校興建「多功能活動中心」意見調查，整理調查結果後，送研發處提案校務會議討論。 二、例行業務 (一)校務會議、行政會議 100學年度計召開4次校務會議及8次行政會議。 (二)經費稽核委員會、法規委員會、校務基金管理委員會 100學年度經費稽核委員會召開8次會議，稽核各單位經費支用情形。法規委員會召開4次會議，解釋各單位所提出之法規執行疑義案。校務基金管理委員會召開3次會議，審議有關校務基金收支、保管及運用事項。 (三)襄助校長審閱各種公文書 1.襄助校長審閱各種公文書及請購案、憑證、申請表單及證明文件，100學年度校長授權代核章之各種公文書件數共6,493件，校長授權代核章之10萬元以上請購案、憑證及各類申請表單、證明文件共約有26,224件卷宗(註：每件卷宗約有10-50件)。 2.敦促各單位檢視檢討分層負責明細表，落實分層負責，不必事事送校長核章，以簡化行政程序，提升各項工作辦理效率及提供師生與民眾便利服務。依101年1月4日第367次行政會議決議，本校經費動支與憑證核銷授權單位主管決行額度，由五萬元（含）以下提高為十萬元（含）以下。100年送校長核章公文比率己由97年平均每月53%降為29%。 媒體公關組 新聞稿發佈、對外媒體連絡及宣傳等。 辦理主要平面媒體本校及高教新聞相關剪報；學校首頁「興新聞」專區及臉書【興新聞】粉絲專頁張貼；媒體曝光統計。 本校《興大簡訊》編輯。 編印中英文簡介與小摺頁。 辦理學校簡介(DVD)影片拍攝。 辦理校慶相關事宜。 本校活動舉辦通報e化服務系統維護事宜。 本校首頁圖片(Hot Spot ) 輪播案件審核。 辦理本校討論區校長室、秘書室版維護。 文書組 協助辦理台灣中部科學園區產學訓協會之收發文、信件處理等作業。 整理惠蓀堂B09室庫房之個人卷上架存放。 處理公文線上簽核使用自然人憑證屆期換證工本費相關事宜。 完成99年行政大樓單位現行檔案公文之目次表列印及背脊黏貼作業。 辦理『電子公文系統』業務： 1.100年4月擴充電子公文系統伺服器與『災難備援與備份系統』，以提升工作效能。 2.本校推動文書處理及檔案管理電子化，100年度節省紙張達9,446,550張，節省經費約1,662,592元。而線上簽核比例增加為86%，公文處理速度（平均發文日數）由96年的2.56日，至100年時降為1.92日；公文結案速度也變快（平均存查日數）由96年的6.27日，至100年時降為2.8日。 3.於100.8.10辦理電子公文線上簽核系統教育訓練，共計兩梯次（主管課程與承辦人課程），主管人員共43人參加，承辦人員共69人參加；及舉辦「公文寫作研習」。 校史館導覽共8場。為發揮校史館功能，成立「推動校史館業務工作小組」並提案送交第60次校務會議審議，通過由圖書館增設「校史組」負責校史館業務。 文書組100年度例行性工作績效 工作統計項目 件數 工作統計項目 件數 1.各類表件用印 57772 8.逾期10日以上公文稽催 111 2.電子收文 15126 9.逾期30日以上公文稽催 14 3.電子發文 3257 10.公文系統設定調整 423 4.紙本收文 9321 11.公文系統-電話問題諮詢 1759 5.紙本發文 7309 (1)提報至2100客服中心 22 6.歸檔件數 34786 (2)已結案 22 7.公文回溯目錄建檔 68029 為維護收、發文所使用之「公文電子交換系統」運作正常，依教育部函示完成防火牆連結設定與測試事宜。 貳、１０１學年度重點工作 行政議事組 校務會議及行政會議：預定召開8次行政會議（學期中每月召開一次）及2次校務會（每學期召開一次校務會議），並配合校務發展及行政需要，召開臨時會議。 辦理經費稽核委員會、法規委員會、校務基金管