直资学校招标及采购程序.ppt

* * * 帳目稽核發現的問題 投標／報價文件的記錄： 沒有準備、欠妥善保存、未能提供 查閱： 如校董會／法團校董會會議記錄、 標書正本、 「投標摘要及批核紀錄表 」 、 「按報價購貨表格」 、書面報價 及合約等 * 帳目稽核發現的問題 招標程序過程中，校方訂單或招 標條款內未加入有關防止賄賂的 聲明 * 個案一 採購項目：星馬遊學團 總值: $240,000 限額：$80,000 最少5個供應商投標 報價： 單一供應商 有何問題? 如何解決 / 正確程序 ? * 個案二 採購項目： 24個月寬頻上網服務 總額預算： $95,000 最低投標價: $91,000 最後中標價: $105,000(已減兩個月回贈) 原因：不詳，沒有填寫「按報價購貨表格」 有何問題? 如何解決 / 正確程序 ? * 個案三 採購項目： 影印機 合約: 5年 第三年期間： 另一供應商主動提 出以新型號影印機替代舊機，並 願代賠償毀約金給原本供應商 有何問題? 如何解決 / 正確程序 ? * 個案四 採購項目： 升降機保養 報價： 無 原因: 原廠一直保養，信心保證 有何問題? 如何解決 / 正確程序 ? * 聯絡 * 各分區學校發展組 有用參考文件 教育局通告第17/2012號 《直接資助計劃學校(直資學校)政府撥款及非政府經費的運用 》 教育局通告第15/2007號 《資助學校招標及採購程序》 教育局二零零七年十一月二十一日發出有關直資學校財務管理的函件 廉政公署《防貪錦囊：採購程序 》 廉政公署《 防貪錦囊：學校管治與內部監控 》 * 謝 謝! * * 直資學校招標及採購程序 二零一二年十月十一日 * 問題? 某學校為中四學生安排星加坡遊 學團，得悉某教育機構能提供合 適的行程，就向該機構包團前往 星加坡，總值港幣216,000元 * 基本處理貨品及服務的採購原則： 採用的招標及採購程序公平、公 開及透明 訂立妥善、清晰的機制，有足夠 的監察與制衡措施 、 * 基本處理貨品及服務的採購原則： 正確運用政府撥款，認可開支項 目方可記入政府撥款帳目 報價及招標資料應保密 * 基本處理貨品及服務的採購原則： 妥善儲存所有行政及財政記錄， 須不時檢查及覆核記錄，預防出 現偏私、貪污及舞弊等不當行為 以學生的利益為依歸 * 制訂招標及採購校本政策 學校須盡量依循現行教育局通告 第15/2007號資助學校招標及採購 程 序指引，如與上述指引有所 不同，須獲校董會或法團校董會 批准及將記錄存檔，以供持分者 查閱 6 制訂招標及採購校本政策 討論內容： 不同採購模式的金額上限 不同金額上限的標書批核 必須經校董會或法團校董會會議 通過及批准 * 金額上限 金額 採購模式 收取標書或報價數目 批核人員 $$$ 毋須為採購物料或 服務進行公開競投 適當職級人員須證明有關採購是必需 介乎 $$$ 至 $$$ 口頭報價/ 書面報價/ 電郵報價/ 傳真報價 最少 ?個 校長 $$$ 供應商投標 最少 5個 標書批核 委員會 * 制訂招標及採購校本政策 討論內容（續）： 成立「標書審核委員會」(TOVC) 成立「標書批核委員會」(TAC) 可視乎招標項目的價值，成立兩 個TAC * 標書批核 金額 批核權 TAC成員 介乎 $$$ 至 $$$ TAC 成員須包括至少兩名教職員，由校長擔任主席 $$$ TAC 成員須包括校監／校董、校長、一名教師及一名家長教師會代表或家長校董 * 制訂招標及採購校本政策 討論內容（續）： 制訂採購職員的分工，作利益申報， 指引要清楚， 如邀請供應商、驗收 貨品、 認收服務及確認付款，應盡 可能由不同教職員處理 * 制訂招標及採購校本政策 討論內容（續）： 制訂特殊情況機制，免除一般的採購 程序 (一) 專項採購，事先訂定評審準則， 編訂供應商候選名單 (二) 決定在那種情況下，可減少報價數目 (三) 批核人員的職級 (四) 申報利益 * 制訂招標及採購校本政策 討論內容（續）： 如價格不是唯一的考慮因素，應事 先制訂批出服務及工程合約的