电子邮件礼仪与Outlook使用技巧.ppt

* 圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀 電子郵件禮儀與Outlook使用技巧 資訊中心 王仁宏 remhom@mdu.edu.tw 一、電子郵件 電子郵件溝通的簡單禮儀與規範 回覆電子郵件的禮儀與規範 二、Outlook使用技巧 善用簽名檔 使用組合管理-管理你的e-mail 回條 投票 回收e-mail 聯絡人群組 課 程 大 綱 （一）慎重選擇發信對象 確認傳送訊息的對象，並將Cc：人數降至最低(Cc全名為CarbonCopy，中 文譯為「副本轉送」）傳送電子訊息之前，須確認收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾。若要將信函複本同時轉送相關人員以供參考時，可善用Cc：的功能，但要將人數降至最低，否則，收件人與副本轉送的用途將混淆不清，也製造了一大堆不必要的「垃圾」。 掌握“廣播”清單“廣播”功能是電子郵件系統最具威力的功能之一。使用者只須將其問題或意見傳送至特定網路廣場或群體，不稍幾分鐘，即可獲得許多線上朋友的回覆。然而問題在於：一個人的問題或建議是否會成為另一個人的垃圾郵件，甚或無心地觸怒他人?因此，當使用者有“廣播”需求時，務必在傳送出信件前小心地檢查其廣播的清單。 一、電子郵件 1 . 電子郵件溝通的簡單禮儀與規範 ( 二 )注意撰寫信件內容 切記收信對象是一個「人」，而不是一台機器因為電子訊息的互動是透過電腦網路產生的，使用者經常會不自覺地「忘記」與自己真正互動的是遠端的「人」。許多情緒激動的字眼也因此不經意地隨手送出，而傷到對方甚至引起衝突。記住寫電子郵件，實際上和你寫一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞的方式不同罷了。 2.電子信件「標題」要明確且具描述性電子郵件一定要註明標題(Subject)，因為有許多網路使用者是以標題來決定是否繼續詳讀信件的內容。此外，郵件標題應盡量寫得具描述性，或是與內容相關的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。 3.信件內容應簡明扼要線上溝通講求時效，經常上網的人多具有不耐等候的特性，所以電子郵件的內容應力求簡明扼要，並求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在線上溝通時都可以省略。盡量掌握「一個訊息、一個主題」的原則。 4.考量他人電腦的容量上線溝通的網友所擁有的系統與硬體不盡相同，這其中還有人仍在使用傳統的終端機和陳舊的電子郵件系統(如系統無法自動斷行)。為確保對方能讀到自己發出的訊息，撰寫郵件時應特別注意傳送對象，考量其是否有系統的限制。以一般的英文信件撰寫而言，一行最好維持不要超過80個字母，並以Enter鍵結束每一行文字。 5.了解傳送出去的訊息將潛在會永久留存儘管信件有一定的郵寄對象，但經過無遠弗屆的網路，也許郵寄出去的信件將會永久被存於某處私人檔案或轉印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時應謹慎地評閱所撰寫的字句，以免他日落人笑柄。 6.釐清建議或意見若要表達對某一事情的看法，可先簡要地描述事情緣起，再陳述自己的意見；若是想引發行動，則應針對事情可能的發展提出看法與建議。有時因訊息太過簡短或標明不夠清楚，收信對象可能會不清楚發信者陳述的到底是建議或是意見，因而造成不必要的誤解或行動。 7.避免使用太多的標點符號我們經常會看到一些電子信件中夾雜了許多的標點符號，特別是驚歎號的使用 !!!!!若真要強調事情，應該在用詞遣字上特別強調，而不應使用太多不必要的標點符號。 8.小心幽默的使用在缺乏聲調的抑揚頓挫、臉部表情與肢體語言的電子郵件中，應特別注意幽默的被誤解與扭曲。若想展現幽默或特定情緒，發信者必須寫明或使用“情緒符號”(smilies，如：)代表笑臉、高興)。無論所開的玩笑是多麼明顯，最好加註以提醒收信者真正的意思。 9.切勿講一些不會在公眾場所對他人講的話在發信之前問問自己，你會在公眾場所中公開面對面地對他人講這些話嗎?如果答案是否定的，請再重讀重寫，或重新思考到底要不要發出這麼一份訊息。千萬不可以因為沒看到對方的臉，就毫不客氣講一些沒有經大腦思考的話語。切勿在不給予回應或申辯機會的情況下批評或汙衊他人。 10.勿於學術網路上從事商業行為一般學術網路是禁止商業行為的，請不要任意違反此一共識。當然，張貼營利廣告也是不受歡迎的，而這些附有營利性質廣告包括：產品促銷、自我業務推廣、在特定群體中散播營利消息，及提供迅速致富的方法等等都一樣。 ( 三 )養成良好傳送習慣 註明送信者及其身分除非是熟識的人，否則收信人一般無法從帳號解讀出發信人到底是誰，因此標明發信人的身分是電子郵件溝通的基本禮節。有許多人將