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财务报销系统操作手册分公司培训版 报销类别及时间规定 1、·差旅费 在出差回来后两周内报销，系统核定时间为一个月，超过后不给予出差补贴（具体补贴标准及住宿标准参看NOTES公告中的财务报销制度规定）。特殊：黄石、黄州、黄石、鄂州、孝感、咸宁等武汉附近地区20元/天，武汉市周边地区如蔡甸、沌口、葛店、江夏等无补贴。需要在NOTES上填写差旅报销单，员工因工作需要发生的市内出租车费用可据实报销，报销时须注明费用发生时间、出发地点、到达地点、办理事项、同行人员等情况，未注明的票据原则上财务人员有权拒绝报销。特别要注意一次出差填写一张报销单，不要将多次出差填写在一起，同时往返填写完整 公司原则上禁止员工自驾车差旅，且不得报销相关费用。特殊情况可申请公司专职司机驾车或公司派车。 出差同行人必须与主提单人的行程、部门完全一致，否则不能被列为同行人，须分开申请、分别报销 员工在差旅期间如遇法定节假日确实未工作的，则不享受差旅补助。 员工出差期间发生的业务招待费用，须单独在业务招待费明细栏目中列明，在限额标准内报销(详见招待费标准) 报销类别及时间规定 2、市内交通费 市内交通费按月报销，次月报销上月费用，超过报销期限,财务管理中心有权不给予报销;需要在NOTES上填写费用报销单，并填写纸质的交通费明细。市内交通原则上要求乘坐公交，如特殊情况需要打的的，事先向直接主管申请。 报销类别及时间规定 3、招待费 按月报销，次月报销上月费用，需要在NOTES上填写费用报销单。招待费必须取得直接主管同意后方能发生并报销。费用标准见公司资金管理制度; 内部员工个人之间相互招待或礼品赠送不得报销。 4、通讯费 按季度报销，按规定金额贴好纸质单据，不需要在NOTES上填写报销单。 上述报销发票需取得正规当期发票，除通讯费外，有抬头发票必须填写总公司全称，票面不得涂改，大小写金额一致并加盖发票章，交通费发票不得连号。 报销单据递交时间及审核人 单据递交时间 在NOTES上填写费用报销单后，及时将纸质单据交给财务，内勤、技术人员需先将纸质单据交给直接主管审核，由直接主管交给财务，领导审批后寄往总部审核予报销。 直接主管 渠道销售直接主管：吴峥 技术直接主管：王东 内勤直接主管：季智群 行业经理、产品经理直接主管：杨光 新系统和原系统的主要变化 差旅补贴按人计算，并直接付给每个人；填单人无需将补贴支付同行人 《资金结算制度》系统会自动判定不符合制度的条款，如果住宿超标、自驾车、超过一个月报销等情况予以提示和强化。 票据相关责任\要求 报销人或经办人应该取得票据而未取得真实、有效、合法票据，财务一律不得给予报销。 报销人或经办人因保管不善造成票据毁损、遗失、过期等情况的，财务一律不得给予报销。相关责任人承担相应责任。 报销人员或经办人取得发票存在抬头、印章、内容、金额等不规范情形，原则上财务不予报销。金额较大确有困难者，经直接/上级主管领导审批以及财务负责人批准，可报销发生额的80%。 报销人员在财务报销系统填写完毕报销单据后，需打印报销单据封面，并将票据按要求贴在原始凭证粘贴单上。采用固体胶粘贴，不得使用订书钉、大头针等金属性易锈蚀的物品装订 登录网络设置注意事项 NOTES客户端登录不支持8.0以下版本 IE浏览器登录方式6.0以上版本需开启兼容模式 不支持非IE浏览器模式登录。如Firefox浏览器Madfox浏览器 等 IE需要允许弹出窗口 邮件客户端如foxmail、Outlook链接登录需要密码验证 登录网络设置注意事项—取消网络拦截 登录网络设置注意事项—IE8.0兼容设置 分公司登录模式—内网 内网登录是指分公司已经安装VPN设备，如果未安装需要通过采用外网VPN验证。具体方式如下 NOTES客户端 8.0登录 WEB方式登录 1、/ 选择局域网 2、/ 3、00 财务报销新系统NOTES登录端口界面 目前不支持NOTES 8.0以下版本登陆 财务报销新系统WEB浏览器登录界面 不支持非IE方式登陆，IE8请开启兼容模式 分公司登录模式—外网 外网登录是指分公司或办事处未安装VPN设备，需要通过采用外网VPN验证。具体方式如下。 采用WEB登录 1、/ SSL VPN系统 可使用电信、联通、华数网络链接。 该方式需要统一身份验证和 外网登录—选择网络 外网登录—统一身份验证 外网登录—统一手机短信验证 外网登录—登录界面 财务报销新系统NOTES登录端口界面 目前不支持NOTES 8.0以下版本登陆 财务报销新系统WEB浏览器登录界面 不支持非IE方式登陆，IE8请开启兼容模式 2-1-1、新建分公司差旅报销单 2-1-2、填写分公司差旅报销