苏州工业园区档案分类方案.doc

苏州工业园区***档案分类方案 为提高本单位档案管理水平，更好地为各项业务工作服务，实现档案管理规范化、标准化、制度化。根据《归档文件整理规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《会计档案管理办法》、《照片档案管理规范》结合本单位工作实际，对本单位形成的各种门类和载体的档案进行集中统一管理，并按照其内容和载体的不同，制定分类方案如下： 分类原则 以本公司职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类，保持文件之间的有机联系，便于档案的科学管理和利用。 全宗内档案门类 本公司所有门类、载体档案，共有文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、照片档案、声像档案、光盘档案、实物档案、业务档案九大类。 全宗内各门类档案的分类、编号 （一）文书档案 1.传统立卷 按保管期限—年度—机构(问题)分类组卷，每个保管期限内混年度编案卷流水号。保管期限为：永久（目录号1）、长期（目录号2）、短期（目录号3）。 档号编制：全宗号—目录号—案卷号。 编号示例： F01—1— 1 案卷脊背标签式样： 全宗号 F01 目录号 1 年 度 1999 卷 号 1 2.以“件”为单位整理 采用“年度—保管期限—机构（问题）”分类法，按归档文件整理规则，以件为单位整理。保管期限为：永久、30年、10年。 按机构分类的，档案盒 （二）会计档案 会计档案以字母“KJ”为类目代号，按核算单位分二级类目，类目之间用间隔符号“.”连接。二级类目内分年度按照凭证、账簿、财务报表、其他顺序编案卷流水号, 如1-40卷为凭证，41-45为账簿。分类号、年度、案卷号之间用“—”连接。 档号编制：全宗号—分类号—年度—案卷号 编号示例：F01—KJ.1—2012—1 案卷脊背标签式样： 全 宗 号 F01 核算单位代号 1 目 录 号 案 卷 号 1 年 度 2012 凭 证 号 1-20 凭证用 账簿、报表及其他用 （三）基建档案： 建设档案以字母“JJ”为类目代号，按工程用途分二级类目，如“1”商业，***，类目之间用间隔符号“.”连接。二级类目下编项目号，项目内编案卷号，分类号、项目号与案卷号间用“—”连接。 档号编制：全宗号—分类号—项目号—案卷号 编号示例：F01—JJ.1—1—1 案卷脊背标签式样 F01 JJ.1 1 1 （四）设备档案： 设备档案以字母“SB”为类目代号，按设备类型分二级类目，类目之间用间隔符号“.”连接。二级类目下按设备型号编项目号，项目内编案卷流水号，分类号、项目号与案卷号之间用“—”连接。 档号编制：全宗号—分类号—项目号—案卷号 编号示例：F01—SB.1—1—1 案卷脊背标签式样 F01 SB.1 1 1 （五）照片档案 照片档案以字母“ZP”为类目代号，按内容分二级类目，类目之间用间隔符号“.”连接。类目内跨年度编照片册号，册内分主题活动编主题号，主题活动内编照片张号，分类号、册号、主题号之间用“—”连接。 档号编制：全宗号—分类号—册号—主题号—张号 编号示例：F01—ZP.1—1—1—1 相册脊背标签式样 F01 ZP.1 2012 1 （六）声像档案 声像档案以字母“SX”为类目代号，按类型分2个二级类目，即“1”录音带，“2”录像带，类目之间用间隔符号“.”连接。二级类目内跨年度编案卷号，分类号、案卷号之间用“—”连接。 档号编制：全宗号—分类号—案卷号 编号示例：F01—SX.1—1 脊背标签式样 F01 SX.1 2012 1 （七）光盘档案 光盘档案以字母“GP”为类目代号，以张为保管单位，一张为一卷，按形成时间，跨年度编案卷号，分类号、案卷号间用“—”连接。 档号编制：全宗号—分类号—案卷号 编号示例：F01—GP.1—1 脊背标签式样 F01 GP.1 2012 1 （八）实物档案 实物档案以字母“SW”为类目代号，按类型分2个二级类目，即“1”奖品，“2”礼品，“3”权证，类目之间用间隔符号“.”连接。二级类目内分年度编案卷流水号，分类号、年度、案卷号之间用“—”连接。 档号编制：全宗号—分类号—年度—案卷号 编号示例：F01—SW.1—2012—