档案和档案管理工作2011-5-25讲解.ppt

2011档案和档案管理工作 综合管理部 主讲内容 一、档案和档案管理 二、档案管理职责 三、档案的鉴定 四、归档范围 五、档案移交与接收 六、档案借阅 七、保管期限和档案销毁 八、档案保护 九、2011年OA系统档案管理 一、档案和档案管理 本公司所指的档案是公司全部档案的总和，包括党政工团、劳动工资、教育培训、财务管理、经营销售、设备仪器、技术管理、计划统计等各项业务活动中形成的具有保存价值的文件材料。 为了保证档案的完整安全，必须坚持实行档案集中统一管理原则。 一、档案和档案管理 档案资源管理： 是对公司各种形态的档案进行具体的技术性管理，它又分为档案实体管理和档案信息管理工作两个方面。 实体管理工作: 对档案的实体进行归档、整理、保管、统计、提供查阅等。 信息管理工作：对档案内容信息进行分析、检索、编研、编目、数字化存储、上网、提供信息查阅和咨询服务。 二、档案管理职责 综合管理部是公司档案管理的归口管理部门，负责统筹、协调、组织、管理公司档案工作，负责综合档案室档案的日常管理工作和各项具体的档案工作事务。（财务档案、人事档案和劳资档案的管理，由相关部门按照实际情况和按照国家有关规定管理。） 二、档案管理职责 公司各部门主要职责： （一）公司各部门必须明确兼职档案管理人员名单，报公司综合管理部备案。 （二）兼职档案管理人员应根据公司《档案管理办法》归档要求负责对本部形成的应归档文件进行收集、整理、建立电子目录后及时移交综合管理部。 三、档案的鉴定 文件与档案的关系，文件转化为档案一般需要具备三个条件： （一）必须是办理完毕的文件，尚未办理的文件不是档案； （二）必须是具有一定价值的文件，没有查考价值的文件不是档案； （三）必须是按一定程序集中保存起来的文件，未经系统整理的文件不是档案。 三、档案的鉴定 档案鉴定工作，按照一定的原则、标准和方法，甄别和判定档案文件的价值，确定档案保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁，使保存的档案达到精炼的工作。 档案鉴定工作的基本原则和方法： （一）必须从公司整体利益出发、用全面的、历史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。 （二）分析文件的来源、文件与立档单位的关系、文件的内容、文件的完整程度、形成时间、外形特征（如制成材料、笔记、图案等）。 四、归档范围 公司在筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程，领导班子构成及变更，内部机构变动等具有保存价值的文件材料。 公司在经营管理中的报告、请示、批复、意见、函、会议纪要及上级公司文件等形成的文件。 基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及建设单位项目的管理工作中形成的文件。 四、归档范围 市场业务部和电力物流部在业务开展前的可行性报告、审核资料、领导批复；执行过程中合同以及与合同相关的材料、双方往来的资料，依据公司《深圳市国电物流有限公司合同管理办法》第七章合同档案保存。 上级领导检查工作，公司召开或参加重要会议、重大活动的题词、照片和声像材料等。 其他对公司有保存价值的文件材料。 四、归档范围 第七章　合同档案 第三十五条　合同履行完毕或合同的权利义务终止后，承办部门负责将合同档案进行整理并向综合管理部办理移交。 第三十六条　合同档案内容包括： （一）合同正本及相关文件； （二）合同评审表、报价评审单等审核意见证明； （三）授权委托书（复印件）； （四）合同变更、解除的相关文件； （五）双方往来函件； （六）其他需要归档的文件。 第三十七条　合同承办部门每年年底12月18日以前将上一年整理后的合同档案和年度书面总结，移交综合管理部归档。 五、档案移交与接收 移交办法： 逐年移交。公司各部门每年将保存期满的档案移交综合管理部一次（每年3月5日前）。 周期性移交。公司各部门保存期满的档案，继续在本部门保存，每隔一定时期按综合管理部的安排和通知，集中向综合管理部移交某一阶段（若干年）形成的档案。 五、档案移交与接收 五、档案移交与接收 移交的要求：公司各部门应在规定的时间内将完整、系统、具有存档价值的归档材料整理成册并填写完整的卷内