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经费动支应行注意事项
連江縣北竿鄉公所
經費動支及核銷、請款應行注意事項
依據:
依據會計法、內部審核處理準則、支出憑證處理要點、及行政院、縣政府頒佈相關解釋函令等,訂定本應行注意事項。
目的: 為縮短工作流程,加速公款支付時效,並符法令規定,本室特別針對同仁 平常較常用且易疏忽之處詳加規範,供本所同仁承辦業務參考,俾使各單位對經費動支程序有明確依據可循。
參、應行注意事項
(一)經費動支注意事項
申請動支經費,應於事前依規定簽准,經核准後始得辦理;所有表格請儘量以電腦打字。
財物購置(請修):填具「請購單」(表一),載明購買物品名稱、規格、數量,會主計室查核預算額度及用途是否相符後,陳鄉長核准後交承辦單位辦理採購事宜,及檢據辦理核銷。
辦理活動:以簽案敘明計畫經費來源、金額、計畫辦理期程,檢附相關計畫書、經費概算表及動支經費請示單(表二)等,會知主計室查核預算額度及用途、支用標準是否符合規定,陳鄉長核准後,依計畫辦理活動,活動結束後儘速檢據辦理核銷。
辦理達公告金額十分之一(十萬元)以上採購之開標、比價、議價、決標及驗收應加會主計室。
採購財物單價在一萬元以上者屬財產,一萬元以下者屬物品(區分為消耗品及非消耗品)請加蓋保管人章戳並會財產(物)管理人員辦理財產(物)登記事宜。
各項文件如採影本者請加註「影本與正本相同」戳記及承辦人員職章;原始憑證送補助單位以影本核銷者以代收款為限,並請加註「正本送○○單位,影本與正本相同」戳記及承辦人員職章。
經費來源屬補助款之各項採購,應於招標文件及合約中表達俟補助款入庫後支付,以明雙方權利義務。
公告金額(一百萬)以上案件應於憑證上註明保固期限及保固金金額。
(二)核銷注意事項
經費核銷,應確實依照「黏貼憑證用紙」(表三)之規定辦理,業務承辦人員應本崇法務實之態度及誠信原則,辦理經費核銷作業,並對所提出之支出憑證(收據、統一發票或相關書據)之支付事實真實性負責,如有不實,應負相關責任。
財物購置、營繕工程經請購、採購、驗收合格後,由廠商依法開具發票或收據,採購經辦人員將原始憑證貼於「粘貼憑證用紙」上,註明用途,並檢附經核准之請購單、簽呈、估價單、驗收證明文件、合約等相關文件及必備文件檢查表(表四),會驗收人、財產、物品管理單位蓋章後送主計室審核並送鄉長核章。
黏貼「黏貼憑證用紙」應注意事項:
各項經費結報請務必貼於「黏貼憑證用紙」上。
用途說明欄:應填寫所購物品之用途,而非品名。
簽章:經辦(購)人與驗收或證明人不可為同一人。
報核數若較發票金額少,承辦人應在黏存單上註明實付數金額加註原因並簽章。
「黏貼憑證用紙」金額或相關資料塗改時,請經辦(購)人在更改處簽章證明。
四、取具原始憑証應注意事項:
統一發票應記明下列事項:營業人之名稱、地址及其營利事業統一編號、採購名稱及數量、單價及總價、開立統一發票日期、買受機關名稱(抬頭)。
因本所非營業單位,故統一發票以取得二聯式為宜,若取具三聯式發票,應將扣抵聯及收執聯一併黏貼核銷。
收據應記明下列事項:受領事由、實收數額、支付機關名稱(抬頭)、受領人之姓名或名稱、地址及國民身分證或營利事業統一編號、受領年月日。
發票、收據買受(支付)機關名稱(抬頭)請寫「連江縣北竿鄉公所」,不可填寫各單位或個人名稱或活動名稱。
發票、收據日期應填註,並應於請示日期之後。
發票上數字金額的合計應與中文大寫金額相符。
收銀機發票無品名僅有貨號者,經手人請加註所購貨物之品名並簽章;無法填列買受機機名稱(抬頭)者,請填列本所統一編號。
發票、收據上之品名、單價、數量須明列,若品目眾多數量只寫“一批”,需另附明細表。
收據或發票如有遺失或供其他用途者,應檢附原立據人簽名負責證明與原本相符之影本,或其他可資證明之文件,填列支出證明單(表五),並註明無法提出原本之原因。
支出憑證金額若有塗改更正,應由立據負責人在更正處簽章證明。
五、以繳款通知單或明細表先行請款者應注意事項:
水電費、電話費、各項規費(含汽車燃料使用費、牌照稅、檢驗費、換照費、空污費):不需請購,將繳款通知單訂於粘貼憑證用紙上,辦理核銷作業,由主計室審核金額相符後浮貼補收據籤條,並由出納負責將繳款收據粘貼完妥,辦理核銷作業;承辦人自行代墊者,依一般核銷程序辦理。
支付公保費、退撫基金、離職儲金:承辦單位應核對薪資代扣款所扣款項與繳款明細表相符後,檢附繳款明細表及粘貼憑證用紙,辦理核銷作業,由主計室審核金額相符後浮貼補收據籤條,並由出納負責將繳款收據粘貼完妥。
支付健保費、勞保費、勞退準備金:承辦單位應核對薪資代扣款所扣款項與繳款單相符後,檢附繳款單、分攤明細表及粘貼憑證用紙,辦理核銷作業,由主計室審核金額相符後浮貼補收據籤條,並由出納負責將繳款收據粘貼完妥。
六、其
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