行政人员的间管理.ppt

行政人员的时间管理 管震 高级行业顾问 欢迎来到行政人员学堂 听完这三个小时的培训，你就能… 知道什么是时间管理 知道时间管理都能帮自己什么忙 知道从哪些地方入手管理时间 什么是时间管理 你的时间是这样的吗？ 7:00-7:30起床刷牙洗脸化妆换衣服拿上包包锁门上班 7:30-8:20坐车上班ing 8:30-9:30看Email、看新闻、回Email顺便吃早饭 9:30-10:30市场部门会议，装专心一小时 10:30-11:00部门会议记录稿，后悔刚才没仔细听 11:00-12:00处理部门事务，中间被要求帮忙的张三李四王二打断5次 12:00-12:30午饭 12:30-13:30午休时间把电话挂起来zzzZZZ 13:30-14:30还在半梦半醒，只好处理Email，没有Email也自己创造几封出来，实在不行上MSN 14:30-15:30销售部门会议，跟市场部的会议一样无聊 15:30-16:00部门会议记录稿，他们说的自己不记我又不懂，干嘛要我写 16:00-16:30准备下午茶，当然还有吃 16:30-17:30处理部门事务，中间被电话骚扰5次，打电话骚扰别人5次 17:30-18:00以10%的效率工作 18:00-19:00终于下班了，被人群簇拥着一小时回家 19:00-20:30做饭，吃饭准备看电视 20:30老板打电话问明天的材料准备得怎么样了，一语惊醒梦中人… 20:45-23:00赶材料，中间骂老板10次，赌咒发誓下回一定上班的时候记得写… 讨论 想一想，究竟自己来学习时间管理的原动力是什么？ 自己希望能够实现怎样的时间管理？写下来！ 在最期望实现的三条结果下划线 那我们就需要时间管理 时间管理就是自我管理 时间管理就是一种能让自己从时间的迷茫中挣脱出来，甚至反过来驾驭时间的方法 自我管理即是改变习惯, 以令自己更富绩效, 更富效能 时间管理是管理可管理的时间 时间管理的典范 时间管理真的能帮助我们吗？ 时间管理能帮助我们做什么？ 突然发现世界其实还是很美好的 突然发现生活其实是很快乐的 突然发现自己在过去的一周里做了好几件惊天地泣鬼神的大事，非常有满足感，并对即将到来的一周充满期待 突然发现自己总是能跟上节奏，不再会因为担心老板的批评而惴惴不安了 突然发现自己有的是时间去逛街、健身、看电影… 突然发现周围的人对你好感倍增 不过又突然发现事情还是做不完的… 从哪里入手让自己成为时间管理精英？ 分析 找到突破口 抓住重点 从强迫到自然 使用工具 分析之一：如果时间就是生命，以下因素就是正在谋杀我的… 干扰 事情很多，东一下西一下做起来很辛苦 等待 来者不拒 沟通不良 授权不足 组织／制度的障碍 满桌的文件 反正时间还早… 工作情绪与情境 完美主义 煲粥 对方计划的变更 分析之二：哪些因素是可控的 干扰 事情很多，东一下西一下做起来很辛苦 等待 来者不拒 沟通不良 满桌的文件 反正时间还早… 工作情绪与情境 完美主义 煲粥 分析之三：我们应该先解决有能力解决只是没有解决的问题还是先解决没有能力解决的问题？ 等待 来者不拒 满桌的文件 反正时间还早… 完美主义 煲粥 分析之四：如果我们一天有10件事要办，那么大概的分布情况是怎样的？ 抓住重点之零：计划 抓住重点之零：计划 抓住重点之一：等待 现在是10点45分，11点有个会议，这十五分钟我做点什么？ 上班坐公车需要1个小时，这一个小时我除了提高警惕防小偷和揩油的外能做点什么吗？ 去银行办事，叫号之后要排半小时队我除了心急火燎地看着那个该死的号码牌外还能做点什么吗？ 抓住重点之二：来者不拒 有拒绝的理由，不必每次都要有理由。 拒绝太慢反而会造成抱怨太多。 害怕冒犯某人——想好借口，当然越实话越好 抓住重点之三：满桌的文件 归类，以自己熟悉的方式归类 定位，以自己熟悉的方式定位 配件放在一个盒子里面，在家里也一样 无意义的文件看一遍都嫌多，既然已经看了，扔了吧 定期淘汰 抓住重点四：反正时间还早… 这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完它, 以便尽早忘掉它. 养成速战速决的习惯 将事情切成好几块小块任务, 快速地完成每一块的任务 完成最关键的部份, 让事情看起来像做完 80% 一般 抓住重点五：完美主义 Windows操作系统耗时五年，花费数十亿美元，占领PC90%以上的份额，但几乎每月都在发布补丁 独立宣言也有错别字 从完成度99%提高到99.9%需要花费十倍的精力 这就是为什么古人用“百尺竿头更进一步”来形容取得成就的不容易 抓住重点六：电话粥 如果是为了娱乐和消遣，那就煲吧 如果是为了联络感情，那继续 如果是为了讨论晚上吃什么在哪里吃哪个小摊上的烤肉便宜一毛钱说到自己都想不出说什么了还恋恋不舍的话，请面壁去吧 使用工具之一：熟