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《辞海》中，秘书有五种含义：一指职务名称之一，是领导的助手。二是官名。三指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员，分一等秘书、二等秘书和三等秘书。四指宫禁里的藏书。五指谶纬、图箓等书。而我们现在所说的秘书，是指人，指秘书文员。秘书是社会主义国家工作人员的职称。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、来信来访以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书。 秘书的类别 从具体的工作分，可以分为文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、事务秘书、外文秘书、生活秘书等等。 文字秘书 指以文字工作为主的秘书。在党政机关和企事业单位中，文字秘书负起有起草稿公文、综合情况、参与政策研究、协助领导进行公文把关等重要任务。 机要秘书 主要职责是管理领导人的文电材料和密码，负责领导人办公室的保密工作，承办领导的机要事项，为领导提供必要的帮助和服务。 通讯秘书 主要任务是管理通讯事务以及各种通讯设备，如电话总机、电传、传真等。 信访秘书 职责是通过办信、接访，沟通领导机关与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。 事务秘书 指负责总务、后勤等工作的秘书。 外文秘书 又称翻译秘书，主要任务是从事口头或书面的翻译工作。 生活秘书 主要任务是在生活上给领导提供服务和帮助，一般在较大的机关为较高级别的领导人设置。 上面只是书面上所说的种类，在现实生活工作中，换句话说，在江门市，我们的种类就不单单把秘书文员分类得那么仔细、那么单一了。在各大江门网站，甚至其他地方的网站，都不难看到，现在招聘的文员人才所要负责的任务已经不是单一的打字、翻译、打印、接打电话、接待客户、文件归档等，而是把它们都综合起来了。现在分的大概有以下几类： 技术文员 主要的职责是技术部文件的归档和管理。技术部文件的打印。绘制机械图纸。技术部环境卫生的管理及维护各种沟通信息的传达等。 推广文员 主要的职责是收信整理各地广告投放计划、广告预算、广告投放报表以及监播资料，与财务核对当月宣传推广产品费用及与代理商核对宣传品发入数量，促销员管理费、培训费的报销等。 工程文员 主要的职责是负责跟客户、业务员、销售人员沟通打样的公差，材质、规格及样品的用途。开打样单，跟踪打样的进程，画图纸，查找技术资料并把资料归类存档等。 业务文员 主要的职责是负责计算机软硬件售后、调试、维护、操作系统的安装及工具软件的使用，接待客户、接听电话，打印资料，起草合同，负责招聘及培训各学校电脑教师及教授电脑英语的工作等。 行政文员 主要的职责是负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作，起草公司行政会议及其他例会的会议纪要，负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作，做好公司各类档案的接收、整理、保管和统计工作，实行集中统一管理，负责各类文件档案的入库工作并做好统计，负责档案的借阅、复制和利用，根据需要，编制必要的检索工具和参考资料，注意信息反馈，为公司各部门的档案查阅提供方便，认真做好使用记录，及时收集各类档案，做好平时的立卷工作，并做好整理、修复、装订、编目和归档工作，负责归档文件的验收、鉴定，做到归档文件完整、签署齐全、装订整齐、分类科学、使用方便，负责定期清查档案，及时催讨借出的档案，做到账物相符，每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录，落实防盗、防火、防尘等安全措施，对损坏或变质的档案，及时进行修补和复制，完成部门经理临时交办的相关任务。要对文件数据的准确性负责，要对所保管的文件安全保密负责，要对工作程序的执行效果负责，绝不允许其他部门或人员查阅文件等。 前台文员 主要的职责是具备良好的服务意识，沟通能力要强，还有职业道德，每家公司对前台文员的要求不同，工作范围也就有所不同，有所区别，想真正做好一名称职的前台文员。就是得到了公司和你上司的认可，这个认可建立在他们对你的要求上，所以应该根据公司的要求来调整学习的方向，而不是独立于公司之外来谈这个问题等。 销售文员 主要的职责是准备各种销售文件、租房协议、备忘录、合同和销售契约等，负责各种文件的打印、上报和下发，按规定收取文件，进行归档处理，负责接听电话、留言，处理办公室日常事务，完成销售经理布置的其他各项工作等。 在现今新技术革命浪潮的冲击下，中国各个地方的管理工作都有所提高，正在不断进步，大大地推进了办公的自动化。这样就要求文员工作者不但要有更新观念，而且还要掌握更加丰富的科学知识，具有使用现代化设备的各种软件和硬件的技能。同时文员的素质也是一个很关键的要素。 二、文员的素质，分为生理素质和心理素质。 生理素质指的是有机体生来具有的某种解剖生理特点，特别是神经系统、脑、感觉器官和运动器官的解剖生理特点。 心理素质，又称非智力结构，是指一个人的个性心理品质，包括心理过程、