重要宾客接待程序重要宾客接待程序.doc

重要宾客接待指南 为做好“2009中国·扬州世界运河名城博览会暨运河名城专家论坛”活动期间的宾客接待工作,本着“来宾至上，服务第一”的宗旨，规范来宾接待，拟定相关接待程序及注意事项如下： 一、及时掌握信息 1、接到客情通知时，要了解来宾的国籍、单位、姓名、职务、级别、性别、民族、人数。必要时还应掌握来宾的年龄和健康状况。如果是外宾、民族宗教团组或团队中有少数民族成员，还应了解其国家、民族宗教相关情况、生活习惯和食宿安排上应注意的问题。 2、掌握来宾来我市的意图以及在住宿和日程安排上的要求。 3、了解来宾抵离的日期、具体时间及所乘航班、车次等情况。 4、将上述情况及时报分管领导同志签署意见，通知有关部门及相关人员，做好接待准备工作。 二、做好接待准备 1、根据来宾的要求和领导同志的批示精神，制定活动安排。 2、校核客情。承担接待任务的同志须了解和掌握来宾的联系方式并将全部接待文件（往来文电、接待方案、活动安排等）、整个活动的时间、人员及活动内容进行核对检查。 3、下达任务，联络协调。协调火车站、机场等，为接待对象提供必要的方便及礼遇。协调公安交警部门为接待对象提供交通疏导。联系落实参观考察点、旅游景点，为接待对象提供参观考察线路及服务。协调落实接待宾馆，做好住宿、用餐、会议、陪餐等接待准备工作。协调相关单位提供车辆服务。通知新闻单位作新闻报道。跟踪有关部门，协调落实市领导和有关部门负责人的迎送、会见、陪同、陪餐、会议及着装要求等。 4、编制日程安排。在所有准备工作完成之后，根据任务的安排要求，印制《接待安排》手册。主要内容包括：来宾人员名单、住宿安排、乘车（船）安排、活动日程、陪同人员名单、服务指南、考察点情况介绍、天气预报等。在任务前打印好，并及时分发到有关人员。 三、接待安排要点 1、遵循安全、方便的原则，按照接待规格安排客人一行的住地。 2、接待人员会同宾馆人员仔细检查房间的通讯设备、卫生设施、空调设备及温度设定、生活电器等完好情况。主要宾客房间开通直拨电话，特别注意检查卫生间冷热供水、排水设施完好情况，确保方便使用。 3、客房电视要按中央电视台、江苏电视台、扬州电视台、其他台的顺序设置电视遥控器（配节目单），方便观看。 4、重要宾客房间内备水果、鲜花或花篮并放置欢迎贵宾卡、市旅游交通图，另配洗漱用品，当日的地方报纸。 5、客房均要事先通风，保证清洁干爽。主要宾客房间的卧具要用被子（棉被或薄被）。 6、来宾的日常餐饮安排要根据其生活习惯调配好花色品种和口味，并及时将来宾的要求告知宾馆饭店，并负责向来宾征求意见和情况反馈。 7、涉及市领导的陪餐活动（每批宾客原则上陪餐一次），接待人员要提前放置席卡，审查菜单（菜肴安排要体现地方特色、时令特点，酒水饮料要使用地方名品）。 8、宾客参加大型招待酒会、会议、庆典等活动，接待人员要提前了解就餐或会议的地点、桌次、座位并通知到人。上下车及就餐、会议、庆典时要主动引领宾客到位。 9、按照接待要求需会见时，由接待人员协调宾馆等有关部门负责落实。正式出席人员均打印席卡并摆放到位，准备鲜花、话筒、茶水、毛巾。 10、如有相关会议，接待人员应提前到会场，按照会议程序进行逐项检查。主要检查内容包括：会标、席卡、文件材料、记录纸笔、多媒体、音响、相关音乐碟片、录音设备及磁带、灯光、空调、花卉、茶具等。 11、如有重要宾客，接待人员要通知卫生防疫部门、指定医院预留病房，视情况指定医护人员值班并检查落实到位情况。 12、根据任务需要已通知新闻单位提前到场的，接待人员要现场检查落实（文字记者、摄影记者、摄像记者），做好衔接工作。 四、接待工作实施 1、与宾客保持联系，并通知迎接或迎候领导出发和到达的时间和地点。 2、接到客人后接待人员应再次通知相关宾馆和部门做好接待准备（包括：会见、陪餐、会场地点、食品卫生、菜肴选配、用餐习惯和方式以及行李员）。 3、接待对象抵达宾馆后，接待人员应主动热情地介绍来迎候的领导，并协助接待对象办理有关手续。 4、接待人员应将本人的联系方法告诉接待对象或随员，以便需要时及时联系。 5、任务开始后，接待人员要重点掌握活动安排进度，与来宾方面及时沟通情况和进行情况反馈并向分管领导报告。 6、接待对象离开宾馆时，接待人员要检查房费、餐费标准的执行情况，协助宾客结算各项费用。完成任务后，对需要从接待经费列支或补贴的费用逐一审核签名。 五、接待工作要求 1、接待人员对来宾要耐心、热心、周到、细致地做好服务工作，积极协调好各方关系。特殊情况要更改接待方案的，必须报告，并得到确认。 2、接待人员要了解和熟悉扬州市情、人文历史、风土人情，主动介绍扬州社会经济发展情况和投资环境。 3、接待人员要讲究礼仪礼貌，讲话文明、服务热情、举止端庄，着正装。 4、任务结束后，参与接待的同志要将有关文电、